Decisions by Design

Versneld naar gedragen beslissingen

 

Op dit moment werkt een organisatie aan de ontwikkeling van hun strategisch plan voor 2018-2021. Hiervoor wil deze organisatie input ontvangen van haar ketenpartners, klanten en medewerkers. Het kost nogal wat aandacht en capaciteit om dit participatieve proces op poten te zetten en in werking te laten treden. Normaal gesproken trekt een organisatie daarvoor een heel jaar uit. Deze organisatie wil ditmaal de strategie in 6 maanden ontwikkeld en op papier hebben. Het is cruciaal dat zij direct na de zomer kan inspelen op de trends en ontwikkelingen waarop het nieuwe strategische plan is gestoeld. Voor dit participatieve proces dat zij versneld wil uitvoeren, realiseert deze organisatie zich dat het met de huidige infrastructuur van besluitvorming niet gaat lukken. Hoe kan zij de besluitvorming versnellen?

Snelle veranderingen, langzame besluitvorming

De snelheid en complexiteit van veranderingen waarin organisaties uit het bedrijfsleven en ook de overheid zich begeven, is de laatste 10 jaar enorm toegenomen. Dat zal in de toekomst niet anders worden. Organisaties zijn op zoek naar manieren om snel te kunnen reageren op die externe invloeden en veranderingen (zoals economie en concurrentie), zodanig dat zij succesvol blijven. We zien invoering van AGILE werken, portfoliomanagement, zelfsturende teams, DevOps, LEAN enzovoorts.

Je zou denken dat als zij wendbaarheid belangrijk vinden, deze organisaties ook sneller strategische beslissingen nemen. Toch zien we dat het tempo van besluitvorming achter blijft. Enkele redenen die wij vanuit de praktijk ervaren, zijn:

  • Er bestaat veelal een grote afstand tussen besluit en uitvoering en deze kloof maakt genomen besluiten onwerkbaar in de praktijk. Voor besluitvorming heeft de scheiding in denken en doen, oftewel de afstand tussen besluit en uitvoering negatieve invloed op het tempo.
  • Daarnaast staat het traditionele proces van strategische planning goede besluitvorming in de weg. Het eenmaal per 3 jaar maken van strategische keuzes is te statisch. Het lijkt erop dat de interne strategieprocessen in veel organisaties simpelweg niet zijn toegerust om adequaat te reageren op externe gebeurtenissen (bron).

Draagvlak en resultaat

Het is niet altijd gemakkelijk voor elkaar te krijgen om beslissers en uitvoerders bijeen brengen. Participatieve processen staan ook niet bekend als de snelste weg naar resultaat. Echter, wie binnen een organisatie een verandering wil realiseren, heeft daarbij altijd anderen nodig om draagvlak te realiseren. Elke verandering heeft immers impact op de betrokkenen. Complexere veranderopgaven kennen vrijwel altijd een breed scala aan betrokkenen, de zogenaamde stakeholders. Het samenwerken met de betrokkenen vraagt in de eerste plaats om afstemming, besluiten en afspraken. Dat maakt besluitvorming tot het kernproces van iedere verandering.

Helaas verliest men in de praktijk veel tijd en energie in dit proces. Denk aan besluiten die niet of half uitgevoerd worden. Aan plannen die in de la verdwijnen. Aan overleg dat onvoldoende oplevert en bovendien door de betrokkenen als frustrerend wordt ervaren.

decisionbydesign 2Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf hebben het boek Decisions by Design geschreven. Dit is een methode die kan helpen om pragmatisch om te gaan met groepsbesluiten in organisatieverandering. Om een participatieve benadering resultaatgericht te maken. Om van een opgelegde verandering een gedragen toekomst te maken. De kennis en ervaringen van alle betrokkenen worden ingezet voor succesvolle samenwerking die tastbaar wordt in een groepsbesluit met een duurzaam karakter.

Door een transparant besluitvormingsproces en gedistribueerde bevoegdheid zorgt Decisions by Design niet alleen voor verbinding tussen besluit en uitvoering, maar ook voor meer verbinding tussen de betrokkenen en tussen verschillende structuren.

In samenwerking met Spilter heeft Impact Company het besluitvormingsmodel van Decisions by Design gedigitaliseerd. De vier stappen uit het model bieden tezamen een infrastructuur die jou als manager of veranderaar gezamenlijk en interactief met de stakeholders naar cruciale en gedragen beslissingen leidt:

Stap 1: Feiten delen: breng gezamenlijk de huidige situatie in kaart met de kennis die door alle stakeholders wordt ingebracht.

Stap 2: Reflecteren: schep ruimte zodat alle stakeholders de eigen persoonlijke reactie kunnen vormen op de huidige situatie.

Stap 3: Nieuwe inzichten ontdekken: analyseer de feiten en reflecties en onderzoek nieuwe betekenissen of implicaties.

Stap 4: Beslissen: maak tezamen een bewuste keuze.

Deze vier stappen dienen met de gehele groep van stakeholders te worden doorlopen, met zowel de beslissers als de uitvoerders bij elkaar. Spilter biedt digitale ondersteuning bij iedere stap, zodanig dat daarmee snelheid is gewonnen op het proces alsmede op de verslaglegging van besluitvorming.

Zeer binnenkort komt in samenwerking met Spilter het Decisions by Design template uit. Bent u nieuwsgierig naar deze toepassing van Spilter? Breng uw interesse vooral onder onze aandacht!

Marjolijn de graaf

Auteur Marjolijn de Graaf van Impact Company

Related Blogs

Posted by admin | October 10, 2017
Ontwikkelingen Spilter
Spilter wordt elke dag verder ontwikkelt en regelmatig van updates voorzien. Dit lichten wij altijd toe in Release notes die elke gebruiker van Spilter ontvangt bij het inloggen. Soms zijn...
Posted by admin | October 2, 2017
Succesvol samenwerken
Zorgnetwerk Zenderen – ingewikkeld maar pure noodzaak! “Er zijn de afgelopen decennia al verschillende vormen van samenwerking geweest, maar in al die vormen is er steeds één partij leidend of...
Posted by admin | August 22, 2017
Tips van de professionele facilitator
Elke maand deelt een ervaren, professionele facilitator uit ons netwerk tips. Concrete tips die jij direct kan gebruiken. Of je nu af en toe als facilitator optreedt of het proces...