Duurzaam beslissingen nemen: een slim besluit met positieve gevolgen

Denken, en oordelen en beslissen zijn sinds Descartes (‘Cogito ergo sum’) drastisch veranderd. Zijn homo rationalis, de mens die goed geïnformeerd weloverwogen besluiten zou nemen, bleek in werkelijkheid de labiele helft van zijn tweelingbroer, de homo economicus, die zich in beslissingen sterk liet leiden door emoties zoals hebzucht en angst.

Ook onze beperkte capaciteit om informatie te verwerken speelt ons parten in het nemen van beslissingen. De capaciteit die nodig is om iedere beslissing te optimaliseren overstijgt onze cognitieve capaciteit met vele grootteorden. Daarnaast is het aantal beslissingen dat de moderne kantoorbewoner moet nemen met factoren gestegen. Deze neemt beslissingen dan ook pragmatisch, veelal met de op dat moment beschikbare informatie, tijd en middelen. Satisficing, een samenvoeging van satisfy en suffice noemde Nobel prijswinnaar Herbert Simon dat in 1956.

Toch is zo’n ‘goed genoeg’ beslissing lang niet altijd goed genoeg. Wanneer iedere belanghebbende (stakeholder) zich gehoord wil voelen en een stem wil hebben bijvoorbeeld. Of in het geval alle informatie gelijkelijk van belang kan zijn, bijvoorbeeld in het geval van complexe projecten. Of wanneer er sprake is van onvoorziene risico’s zoals in het geval van het ontstaan en het oplossen van de financiële crisis. Omdat veel besluitvorming in groepen plaatsvindt ontstonden in de jaren tachtig, geholpen door de toegenomen beschikbaarheid van computers, de eerste Group Decision Support Systems (GDSS).

Effect #1 Bestendige groepsbeslissingen van hoge kwaliteit

Veel van de menselijke beperkingen, zoals cognitieve overbelasting en keuzestress, worden door deze GDSS systemen ondervangen, waarbij de betere systemen een positieve groepsdynamiek teweegbrengen die de kwaliteit en het draagvlak van de beslissing ten goede komen. Een hoge kwaliteit van beslissingen, gepaard aan draagvlak, leidt tot wat we bij Spilter bestendiger beslissingen noemen, d.w.z. beslissingen met een langere levensduur en daardoor duurzamer effecten. Een van die effecten heeft een bijzonder positieve uitstraling op de organisatie.

Effect #2 Positieve bijdrage aan de reputatie van en het vertrouwen in en van de organisatie

Wanneer belanghebbenden het gevoel hebben dat een organisatie ethisch en maatschappelijk verantwoord omgaat met het nemen van beslissingen draagt dat positief bij aan de beeldvorming van de organisatie, zijn medewerkers en bestuurders. Met de toenemende behoefte aan inspraak en participatie van burgers, werknemers en andere belanghebbenden en het afnemende vertrouwen in gevestigde instituties, kan een GDSS de organisatie helpen zijn sociale intenties om te zetten in positieve daden.

Effect #3 Voordeliger beslissen

Laatst, maar zeker niet het minst, is het feit dat beslissingen, ondersteund door een GDSS, voordeliger zijn.

Duurzame groepsbeslissingen, genomen met een GDSS, zijn voordeliger omdat de levensduur langer is, de kwaliteit hoger is, het draagvlak groter is, en ze daarom minder vaak hoeven te worden herzien. Tevens verlaagt het gebruik van een goed GDSS de directe en indirecte kosten van de besluitvorming door slim gebruik te maken van digitale technieken zodat beslissingen genomen kunnen worden door mensen op dezelfde tijd, maar op een andere plaats en door een prettig strakke regie van het beslissingsproces.

Lees hier meer over ons eigen GDSS.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

3 projectfases geschikt voor een Versnellingskamer

Dankzij de vele mogelijkheden van beslissingen nemen binnen een Versnellingskamer is de inzet relevant in diverse fases binnen een project. Ieder moment waarop het projectteam samenkomt en met de input van alle leden een beslissing wil nemen, biedt de Versnellingskamer voordelen. Iedereen draagt (anoniem) bij, elke mening weegt even zwaar en de structuur binnen een Versnellingskamer zorgt voor een focus op de inhoud en sluit afleiding door randzaken uit. In deze drie fases van een project maakt de inzet van een Versnellingskamer echt het verschil. Niet alleen in tijdsbesparing maar ook daadwerkelijk in beter resultaat.

Projectdoelstellingen bepalen

Voordelen Versnellingskamer:

  • Draagvlak: Gestructureerd naar breed gedragen doelstellingen
  • Tijdsbesparing: Binnen één dagdeel drie tot vijf concrete doelstellingen
  • Gelijkheid: Ieders belang wordt meegenomen bij de formulering van de doelstellingen

Gezamenlijk start je met wat iedere betrokkenen belangrijk vindt en werk je toe naar breed gedragen doelstellingen. Daarnaast is tijdens de sessie ruimte voor ieders belang, worden tegenstellingen uitgesproken, denkt men groepsgewijs in oplossingen en komt men gezamenlijk tot de top drie/vijf. Naast het formuleren van doelstellingen levert de sessie de belangrijkste randvoorwaarden voor het behalen van de doelstellingen en de impact van mogelijke scope-wijzigingen op. In het rapport zijn alle stappen om te komen tot de feitelijke doelstellingen overzichtelijk weergegeven. Alle meningen zijn inzichtelijk, waardoor altijd terug te lezen is waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

Stakeholders in kaart brengen

Voordelen Versnellingskamer:

  • Tijdsbesparing: Vooraf online belanghebbenden en betrokken stakeholders inventariseren
  • Compleet overzicht: Binnen één dagdeel de stakeholders compleet in kaart gebracht
  • Iedereen op de hoogte: Alle projectleden zijn volledig op de hoogte van alle stakeholders, hun belangen en waar rekening mee moet worden gehouden per stakeholder

Omdat binnen een Versnellingskamer gewerkt wordt met een digitaal systeem, kan de software ook vooraf online worden ingeschakeld om alle projectleden op een eigen moment te laten nadenken over de betrokken stakeholders. Zij kunnen daarnaast op ieder moment stakeholders aanvullen, maar ook inzien welke stakeholders al door andere projectleden zijn ingevoerd. Dit brengt niet alleen tijdsbesparing met zich mee, maar zorgt ook voor een zeer volledig beeld van de stakeholders.

Projectevaluatie

Voordelen Versnellingskamer:

  • Iedereen betrekken: Door discussie af te wisselen met digitaal werken, kan iedereen zijn of haar mening kwijt, desgewenst anoniem.
  • Structuur: De structuur ligt vooraf vast in de Versnellingskamersoftware, waardoor randzaken daadwerkelijk randzaken blijven en niet alle tijd vullen tijdens een evaluatie.

Binnen een Versnellingskamer kunnen alle projectleden rustig hun hart luchten. De software biedt hen de mogelijkheid om anoniem hun meningen te geven. Dit zorgt voor een open en eerlijke projectevaluatie. Men wil graag de successen delen maar ook de onderdelen bespreken die minder soepel zijn verlopen. Binnen een goed ingerichte sessie kan direct een vertaling gemaakt worden naar hoe het in de toekomst beter kan gaan. Zo is elke projectevaluatie niet alleen maar een ‘moetje’ maar levert het ook uitgesproken verbeterpunten op. Die dankzij het karakter van de Versnellingskamer ook door alle projectleden gedragen worden.

Lees meer over de Versnellingskamer met Spilter.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

De beste netwerker ter wereld is een Nerd

Wat is een goede netwerker? Het stereotiepe beeld is iemand met een vlotte babbel die strooit met visitekaartjes, die heel makkelijk contact legt en veel mensen kent. Het is dan ook verrassend dat één van de beste netwerkers ter wereld een verlegen persoon is, die liever anderen aan elkaar koppelt dan zelf nieuwe contacten legt. Adam Rifkin werd in 2011 door Fortune tot beste netwerker gekroond. Fortune had een uitgebreid social media onderzoek gedaan naar wie de meeste Linkedin connecties had met de 640 meest invloedrijke Amerikanen (CEOs, slimste mensen in technologische sectors, machtigste vrouwen en rising stars).

De winnaar, Adam Rifkin, was zelf niet een machtige CEO of politicus, maar een relatief onbekende, verlegen computer nerd. Wat is het geheim van Adam Rifkin? Wat kunnen we van hem leren? Rifkin bouwde zijn netwerk geleidelijk op, eigenlijk zonder het doel om er zelf direct beter van te worden. Hij hielp door de jaren heen vooral anderen. Vaak waren dat voor hem kleine gunsten, hij stelde mensen aan elkaar voor en soms verleende hij wat grotere gunsten zoals het bouwen van een website die hij schonk aan de band Green Day.

Sociaal Kapitaal
Het voorbeeld van Rifkin is voor de meeste mensen niet rechtstreeks te kopiëren. We zijn niet allemaal in staat om een prachtige website of iets vergelijkbaars te maken en te schenken. En we zijn waarschijnlijk ook niet allemaal gezegend met de onzelfzuchtige aard van een Moeder Theresa of Ghandi. Toch is het goed om te begrijpen wat generositeit kan bereiken. Door kleine en wat grotere gunsten te verlenen, bouw je een netwerk vol “goodwill” op. Deze goeie wil van je connecties – kennissen en vrienden - is de bron van wat we ook wel sociaal kapitaal noemen. Je kan je connecties in je netwerk later om een wedergunst vragen. En vaak brengen ze die uit zichzelf.

Generositeit is besmettelijk
Adam Rifkin is een ondernemer, en laat zien dat generositeit kan lonen voor ondernemers. Binnen een organisatie kan generositeit nog grotere effecten hebben. Amerikaanse onderzoekers hebben laten zien dat in sociale dilemma’s waar het moeilijk is om samen te werken aan een collectief doel, mensen die consistent blijven samenwerken en geven (de zogenaamde “consistent contributers”) van groot belang zijn. Het blijkt dat generositeit, het elkaar helpen, besmettelijk is. Door je coöperatief op te stellen, is de kans groot dat je collega’s dat ook doen.

Een kleine groep “consistent contributors” kan hardnekkige coöperatie problemen op lossen. Door hun volhardende samenwerking en positieve instelling veranderen percepties van coöperatieve normen van andere werknemers. Dit kan als een katalysator voor coöperatief gedrag van anderen werken. Als een kleine groep volhardend coöperatief is, kan er een cascade van coöperatief gedrag ontstaan, samenwerken wordt de norm. Dit is natuurlijk van groot belang voor organisaties, omdat geen organisatie kan overleven zonder een coöperatieve instelling van haar werknemers. Maar het is ook van belang voor individuele werknemers, door je coöperatief op te stellen, kan je een rimpeleffect van samenwerking in gang zetten, die jezelf later weer ten goede komt.

Een goede netwerker bouwt aan zijn of haar sociaal kapitaal. Dit kan iedereen leren, of je nu een introverte Nerd bent of een extraverte flamboyante allemansvriend. Niet iedereen kan een “consistent contributer” zijn. Het is van belang om de eigen reserves in de gaten te houden. Geven en samenwerking kan energie opwekken; er is onderzoek dat laat zien dat social support de social support gever vaak meer energie geeft, dan de ontvanger van de support.

Soort zoekt soort
Netwerken is niet alleen maar contact leggen; een rijk netwerk bouw je door geleidelijk aan gunsten aan anderen te verlenen, door te geven door bijvoorbeeld anderen met elkaar in contact te brengen. Voor een deel is netwerken dus vooruitzien in de zin dat door te helpen en te geven, je goodwill en een rijk netwerk opbouwt dat later van pas kan komen. Maar met wie moet je contact leggen? Zorg binnen je netwerk diversiteit.

Uit onderzoek blijkt dat mensen met diverse netwerken succesvoller zijn. Ze maken sneller carrière en zijn effectiever in hun werk. Maar helaas zoeken mensen van nature contact met gelijkgestemden. Het Engels kent een elegant gezegde “birds of a feather flock together”, in het Nederlands iets minder elegant “soort zoekt soort”. Mensen worden aangetrokken door het bekende, het familiaire. Op conferenties praten we het liefst met bekenden. Op het werk, drinken we koffie met “onze” afdeling. Probeer eens na te denken over de samenstelling van je netwerk en ga actief op zoek naar diversiteit. Dat verrijkt ongetwijfeld je netwerk.

Door Margriet de Groot, directeur bij Netwerkapp en Netwerktrainer
ism dr. Gerrit Rooks, ass. professor TU Eindhoven, specialist op het gebied van Netwerkstructuren en netwerkgedrag

Drs. Margriet de Groot is mede-oprichter van Netwerkapp, Netwerktrainer en Phd onderzoeker aan de TU Eindhoven. Geïntrigeerd door de vraag hoe je mensen kunt helpen om gericht te netwerken, op een prettige en leuke manier. Door inzicht te geven in de bestaande structuren, mogelijke kansen en ze te motiveren met behulp van technologie.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

5 meest gemaakte fouten bij een Versnellingskamer - en hoe deze te voorkomen

Het organiseren en begeleiden van een Versnellingskamer omvat altijd een gedegen voorbereiding. Toch zijn er diverse valkuilen waar zelfs ervaren procesbegeleiders nog wel eens intrappen. Om het beste resultaat te halen tijdens uw Versnellingskamer delen we deze 5 meest gemaakte fouten met u én geven we tips om deze te voorkomen.

#1 Te digitaal
De grootste valkuil bij het organiseren van een Versnellingskamer is wanneer het gehele proces te digitaal wordt ingestoken. Dit houdt in dat deelnemers steeds bezig zijn met het invoeren van antwoorden en continu achter hun scherm zitten. Wanneer het systeem correct wordt ingezet ontstaat juist meer ruimte voor een echt inhoudelijke discussie. Het grote voordeel van een vraagstuk bespreken of een besluit nemen in een Versnellingskamer versus analoog, is dat er geen tijd wordt verspild aan het vaststellen waar men het al over eens is of welke onderwerpen minder van belang zijn.

TIP: Gebruik het systeem om verschillen en overeenkomsten helder te krijgen en ga vervolgens in gesprek over de belangrijkste meningsverschillen.

#2 Te kleine ruimte
De ruimte waarin het groepsproces plaatsvindt is essentieel voor de betrokkenheid van de deelnemers. Een inspirerende ruimte die de creativiteit bevordert is echter niet altijd voor handen. De meest gemaakte fout is echter genoegen nemen met een (te) kleine ruimte. Kleine ruimtes worden muf, voelen benauwd aan wanneer emoties oplopen en beperken de bewegingsvrijheid van de deelnemers. Te lang in kleine ruimtes zitten zorgt er ook voor dat de deelnemer weinig zuurstof tot hun beschikking hebben dat gaat altijd ten koste van de energie in de groep. Ook wil je de mogelijkheid hebben om zowel individueel als in (kleine) groepen te werken.

TIP: Voor de hand liggend, maar moet toch gezegd worden: reserveer tijdig een ruimte. Tel altijd 2 á 4 mensen bij het aantal deelnemers op, zodat u zeker bent van voldoende ruimte en de deelnemers comfortabel achter hun device kunnen plaatsnemen.

#3 Systeem is leidend in de aanpak
Met name wanneer men een van de eerste keren met een Versnellingskamer werkt, wordt deze fout gemaakt. Omdat het systeem zoveel mogelijkheden heeft, kan het voorkomen dat een facilitator doorschiet in het aantal vragen en analyses dat zij voorleggen aan de deelnemers. Ook wordt de sessie dan ontworpen op mogelijkheden van het systeem. De Versnellingskamer software is echter ondersteunend net zoals een stift of whiteboard dat kan zijn. Combineer de Versnellingskamer met andere werkvormen.

TIP: Bereid een sessie voor een Versnellingskamer voor, zoals u ook een analoge sessie zou voorbereiden. Welke werkvormen wil ik gebruiken, hoe ga ik de deelnemers betrekken, welke input heb ik nodig enzovoorts. Maak vervolgens de vertaling naar het systeem. Op welke momenten kan de Versnellingskamer ondersteunend zijn, waar biedt het meerwaarde en op welke momenten gebruik ik het niet.

#4 Verkeerde devices
Voor een Versnellingskamer zijn er diverse keuzes te maken in de te gebruiken devices. U kunt ervoor kiezen om deelnemers hun eigen device mee te laten nemen of u zorgt zelf voor voldoende devices. Welke u kiest, tablets, chromebooks, laptops, kunt u het beste laten afhangen van de sessie zelf.

TIP: Vraagt u veel om toegelichte meningen, oftewel moeten deelnemers veel typen? Kies dan voor laptops. Typen op kleine toetsenbordjes of tablets is goed te doen bij korte antwoorden, maar wordt oncomfortabel bij langere teksten. Maakt u vooral gebruik van (score)analyses? Dan is een tablet of chromebook het meest handzaam. Deelnemers kunnen het touchscreen gebruiken en het device in handen nemen. En ook als u in kleine groepjes werkt is een chromebook of Ipad wel zo makkelijk.

#5 Geen onafhankelijke facilitator
Voor het gedegen kunnen begeleiden van een proces is een zekere mate van onafhankelijkheid nodig. Het voelt logisch om als betrokken projectleider ook de belangrijke trajecten te begeleiden die in een Versnellingskamer worden behandeld. Echter wanneer een facilitator zelf inhoudelijk betrokken is bij een project, ontstaat ruimte voor oordeel. En een facilitator van een Versnellingskamer moet juist ver weg blijven van het beoordelen van de geleverde input.

TIP: Vraag een collega facilitator of een externe facilitator om uw Versnellingskamer te begeleiden. Zo krijgt u gegarandeerd een effectiever en efficiënter proces en een door het hele team gedragen resultaat.

 

3 projectfases geschikt voor een Versnellingskamer

Dankzij de vele mogelijkheden van beslissingen nemen binnen een Versnellingskamer is de inzet relevant in diverse fases binnen een project. Ieder moment waarop het projectteam samenkomt en met de input van alle leden een beslissing wil nemen, biedt de Versnellingskamer voordelen. Lees meer.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Simpele innovaties vs. systeem innovaties: een aangepaste aanpak

Hans Bakker heeft ruim 25 jaar ervaring met innovaties binnen het bedrijfsleven. In deze jaren heeft hij de focus van innovaties zien verschuiven: van ‘simpele’ innovaties naar ‘systeem’ innovaties. In dit blog gaat hij in op beide typen innovaties, de drie onderliggende basisprocessen en de aangepaste aanpak bij systeem innovaties.

Voorwaarde voor innovatiesucces is het naadloos managen van drie interactieve basisprocessen:
- het inhoudelijke proces van idee via ontwikkeling naar succesvol geleverde product/dienst;
- acceptatie verkrijgen bij externe stakeholders (bijv. klant, partners, wetgever, maatschappelijke partijen) en
- acceptatie verkrijgen binnen de eigen organisatie (bijv. cultuur, structuur, belangen, middelen, competenties).

Simpele innovaties
Veel innovaties zijn te typeren als ‘simpele’ innovaties. Je onderkent een probleem (lange rijen voor de toiletten bij evenementen), ontwikkelt een app en test de MVP (minimal viable product) in de doelgroep. Na gebleken interesse en aanpassingen lanceer je de app. Voorbeelden van dit type ‘simpele’ innovaties zijn legio: een paraplu die zich goed houdt bij windvlagen, een nieuw type 2-componenten lijm, tuinverlichting met zonnecellen of drones om foto’s van vastgoed te maken. Het product of de dienst past relatief simpel in het dagelijks leven van de gebruiker, biedt voordelen en wordt een (tijdelijk) succes. We noemen deze categorie “meer en beter van hetzelfde” – innovaties.

Systeem innovaties
Het wordt ingewikkelder wanneer de inpassing van een innovatie om echte aanpassingen in de dagelijkse routine van consumenten of bedrijven vraagt. Deze categorie “hetzelfde maar anders”-innovaties stelt hogere eisen aan de aandacht, inspanningen en afstemmingen bij de drie processen. Denk bij deze categorie bijvoorbeeld aan de slimme thermostaat en andere domotica. Tastbare verbeteringen voor de klant in gebruiksgemak worden gekoppeld aan de analyse en het delen van gedragspatronen en klantinformatie met de leverancier. Verkrijgen van acceptatie bij de klant gaat over productkwaliteit en over het winnen van vertrouwen voor het aangaan van een lange relatie met vormen van afhankelijkheid. Geleverde services worden onderdeel van een inhoudelijk aangepast business- en verdienmodel met onder meer een zogenaamde “lock-in” van de klant als barrière voor snel switchen van merk/systeem.

Een ander voorbeeld is de installatie van zonnepanelen, waardoor de consument/afnemer gedeeltelijk overstapt naar de rol van producent. In de set van veronderstelde voordelen spelen naast rationele, functionele aspecten dan ook subjectieve factoren een rol: bijdrage aan duurzaamheid en verhoogde onafhankelijkheid. Maar ook het eerste horloge dat circulair is ontworpen van productie en onderhoud tot recycling (start-up Circular Clockworks) heeft “inhoudelijk” een lange aanloop gehad alvorens het in voldoende aantallen op de markt kon worden aangeboden. Aan succesvolle toepassing van natuurvezels (bijv. hennep, vlas) in componenten voor de automobielsector ging een lange en intensieve ontwikkel- en testperiode vooraf. Nieuwe innovatieve aanbieders moesten intern hun processen aanpassen en laten aansluiten op cultuur en kwaliteitseisen van voor hen nieuwe businesspartners. Succesvolle introductie en inpassing vragen om de integratie van kennis over technologieën, toepassingen, klantwaarde en opschalingsprocessen. En tevens om een lange adem.

De toekomst vraagt echter ook om grotere, doorbraakoplossingen. In de innovatiepraktijk bestaat daarom een toenemende behoefte aan competenties en ervaringen om systeem-innovaties voortvarend aan te pakken. De gegroeide overtuiging dat innovaties positief moeten bijdragen aan de 3 P’s (samenhang van de business cases for Profit, Planet & People) is hiervoor zeker ook aanleiding. Echter de innovatieve aanpak van grote maatschappelijke thema’s zoals bereikbaarheid & mobiliteit, energietransitie, circulaire economie, gezondheidszorg, duurzame steden, stelt ook andere eisen aan de aanpak van de drie processen.

Kenmerk van die gevraagde innovaties is niet dat het gecompliceerde uitdagingen betreft zoals bij ‘de eerste man op de maan’. Dit zijn daar de sleutelwoorden: duidelijk doel, expertise, coördinatie en schaal van uitvoering. Voorgaande ervaringen zijn daarbij noodzakelijke bouwstenen om de uitdaging succesvol te volbrengen.

Kenmerk van systeeminnovaties is juist dat de aard van de gevraagde innovaties en de aanpak complex zijn: geen vastgesteld einddoel, veel onderlinge relaties die elkaar ook beïnvloeden, een belangrijke rol voor voortschrijdend inzicht, grote onzekerheden en onvoorspelbaarheid van uiteindelijke effecten en (mogelijk) weerstand van de gevestigde orde, etc. Verder variëren ook de samenstelling van consortia en de bijpassende samenwerkingsmodellen tijdens het doorlopen van ontwikkeling en realisatie. In deze complexiteit ligt de uitdaging voor de huidige en toekomstige innovatiepraktijk.

Een aantal tips uit de praktijk bij de aanpak van systeeminnovatie die helpen op weg naar succes:

  1. Creëer snel beelden van en verhalen over de ‘totale’ context
    In de innovatiepraktijk begint het werk vaak met een concreet idee voor een (verondersteld) probleem of behoefte. Probeer snel in te schatten in welke innovatiecategorie het idee valt. Vraagt het om systeeminnovatie? Start dan met een korte, intensieve outside-in verkenning van maatschappelijke, markt- en technologietrends en van de systeemomgeving. Vertaal de uitkomst in beelden en verhalen. Dit is een goede basis voor de inschatting van aard en samenhang van de belangrijke aspecten van het totale systeem en van de totale weg die moet worden afgelegd. Inclusief de road blocks die moeten worden omzeild om de geplande innovatie succesvol door te voeren. Deze inspanning betaalt zich zeker uit.
  1. Stel de mens centraal
    Mensen acteren in belangrijke en diverse rollen bij systeeminnovaties. Je goed inleven in die rollen is essentieel: in de aard van het probleem of de uitdagingen, de realiteit van de klant, gebruiker of partner en in de motivaties en behoeften van al diegenen die betrokken zijn of moeten worden bij uiteindelijke realisatie. In de praktijk betekent dit dat het managen van acceptatie verandert in het managen van interactie en participatie.
  1. Oriënteren en experimenteren om te leren
    Het kenmerk van systeeminnovaties is dat door de complexiteit niet kan worden toegewerkt naar een eindsituatie. Er is sprake van evolutie en het doorlopen van een grillig proces van aanpassen en veranderen. Traditionele vormen van plannen en uitvoeren hebben geen toegevoegde waarde. Snel leren, beïnvloeden en verbinden door actief in de echte wereld te experimenteren is de betere weg. Naast intensief gebruik van zoekmachines is het verzamelen van expert-opinies in de buitenwereld een uitstekende manier om de ontwikkeling van voortschrijdend inzicht te voeden. Surveys, interviews en designsprints zijn hiervoor de gangbare manieren, selectief aangevuld met de wisdom of a limited crowd: het peilen van de opinies van grote groepen betrokkenen.
  1. Informatie blijft informatie, tenzij er voldoende aandacht is voor analyse en verwerking
    In de dagelijkse praktijk betekent werken aan systeeminnovaties dat grote hoeveelheden data, informatie en inzichten worden verzameld over een breed scala van aspecten van dat systeem. Vaak werken verschillende teams en teamleden parallel aan sterk uiteenlopende onderdelen van een toekomstig geheel. Deze complexiteit vraagt om hoge kwaliteit van vastlegging en verwerking en ook om flexibele en efficiënte vormen van communicatie. De tijd van flipchart en post-its is niet volledig voorbij maar de inzet van digitale hulpmiddelen bij surveys, sessies, analyse en verwerking versnelt het proces en ook de kwaliteit van het “innovatiegeheugen”. Een praktische vorm van een ondersteunend innovatie-office is in de huidige praktijk van systeeminnovaties een absolute vereiste.
  1. Meester/gezel model vormt een goede basis voor de continuïteit van de innovatiecompetentie
    Ondanks de enorme hoeveelheid publicaties, boeken, websites en blogs over het innovatieproces geldt voor innovatie net als voor topsport dat je er beter in wordt naarmate je er intensiever mee bezig ben. Echter voor velen is innovatie een parttimebaan en het verloop in kringen van innovatieprofessionals is hoog. De combinatie van ervaring met systeeminnovatie bij het topmanagement, een aantal ervaren innovatieprofessionals en een groep gedreven en getalenteerde teamleden (intern en extern) vormt een goede basis voor het doorgeven van ervaring, methoden en van netwerkcontacten.

Daarbij blijft het algemene motto: maak snel fouten dan leer je snel en blijven de consequenties beperkt!!

Al 25+ jaar is Hans Bakker actief betrokken bij de innovatie en new business praktijk van grotere bedrijven en startups. In de eerste fase was dit met zijn bedrijf New Business Search & Development in Europa en de Verenigde Staten. De focus lag op het succesvol maken van innovaties in een internationale context met alle verschillen in culturen van organisaties, in concurrentie en marktbehoeften. Deze inhoudelijke focus op markt-/klantvraag, proposities en marktintroducties heeft hij in de loop der jaren sterk verbreed. Belangrijke aandachtspunten in zijn werk zijn de coaching van (interne) ondernemende teams, de wijze waarop management sturing geeft aan innovatie en de aanpassing van de innovatiepraktijk (organisatie, mensen & aanpak) aan de toekomstige eisen. In de loop der jaren is in die praktijk ook de invloed van technologie, internet, business- en verdienmodellen en van maatschappelijke uitdagingen sterk gegroeid. Vanaf 2017 werkt hij vanuit zijn bedrijf craftingNB BV samen met een aantal opdrachtgevers aan systeeminnovaties, onder meer op het gebied van circulair/biobased en energietransitie, en aan de aanpassing van hun innovatiepraktijk aan nieuwe, complexere uitdagingen.

In contact komen met Hans Bakker? Stuur hem een e-mail.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Vergaderdiscussies? Pak het zo aan

‘Zoals ik al zei’, begint de gewaardeerde collega van logistiek voor de vijfde keer. Hij is in een loopgravenoorlog verwikkeld met de dame van financiën. Het lijkt er niet op dat ze er snel uitkomen. Vergaderdiscussies. Een beetje vergadering loopt er snel eindeloos door uit. En dichterbij een oplossing kom je niet.

Dus hoe zorg je nu wel voor gezonde vergaderdiscussies?
Mag ik je een paar suggesties doen?

Vergaderdiscussies moet je niet 'winnen'
Als je een paar minuten de tijd hebt wil ik je deze TED-talk van de Amerikaanse filosoof Daniel Cohen zeker niet onthouden. Hij beargumenteert waarom je discussies niet moet willen ‘winnen’. De hele discussie als oorlog metafoor is volgens hem misplaatst. Hij legt het waarschijnlijk beter uit dan ik hier op kan schrijven, maar om een korte samenvatting te geven:

Met winnaars zijn er ook verliezers
Wat heb je er precies aan als je een discussie wint? Zeker als het een felbevochten overwinning is. Ja – die man van logistiek houdt eindelijk zijn mond – maar gaat hij zometeen als ‘verliezer’ ook enthousiast aan de slag met jouw voorstel? Zou het niet veel beter zijn als jullie samen naar consensus hadden gezocht?

Samenwerken!
Door een discussie als een strijd te zien vergeet je om:

  • te onderhandelen
  • samen te werken
  • te compromitteren
  • andere standpunten te overwegen

Leren=verliezen
Bovendien: wat nu als je collega je na een uitgebreide discussie van zijn of haar standpunt weet te overtuigen. Ben je dan een verliezer? Volgens de strijdmetafoor wel. Volgens Cohen ben jij juist degene die nieuwe opzichten heeft opgedaan (je collega had deze overtuiging al) en daardoor vindt hij dat een gek idee.

Een paar handige tips om discussies in vergaderingen minder als strijd te zien

Begin met een vraag
Sommige voorzitters en managers hebben er een handje van om een stelling te poneren voor de discussie begint. In plaats daarvan kun je beter beginnen met een echte oprecht geïnteresseerde vraag.

Dus niet: Denken jullie ook niet dat X het beste resultaat oplevert?
Maar wel: Hoe bereik je volgens jullie het beste resultaat Y? (met eventueel als aanvulling de opties die op tafel liggen)

Beloon creatief denken
Een effectieve vergadering moet een veilige omgeving zijn waarin iedereen zijn mening mag geven. Daarmee krijg je niet alleen de beste ideeën, maar zorg je er ook voor dat iedereen zich gehoord voelt. Moedig het dus aan wanneer iemand met een creatieve oplossing komt, en kap mensen af die de voorstellen van anderen belachelijk maken.

Betrek iedereen
Idealiter wordt de discussie vooral gevoerd tussen stakeholders bij het onderwerp. In de praktijk blijken het vaak de mondigste deelnemers te zijn. Is iemand verlegen maar  weet je toch dat hij of zij een nuttige bijdrage zou kunnen leveren. Probeer hier dan op een niet-confronterende manier om te vragen. Eventueel kun je er (als voorzitter) van te voren ook al even over bellen.

Door: Bart Nijhuis Oprichter van Effectief vergaderen, vergaderspecialist, trainer & blogger.

Bart Nijhuis vindt dat vergaderingen beter kunnen én beter moeten. Samen met zijn collega's van EffectiefVergaderen.nl zorgt hij, on-the-job, voor meer structuur, rendement en plezier in vergaderingen. Hij drinkt geen koffie maar heeft wel energie voor 10. Tevens is hij veranderexpert, gepassioneerd ondernemer en rasoptimist.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...
Randvoorwaarden brainstormen

Randvoorwaarden bij brainstormen

Organiseert u binnenkort een brainstorm? Dan denkt u wellicht niet direct aan het opstellen van randvoorwaarden. Creativiteit moet immers ongeremd kunnen stromen, toch? Ja, zeker! Deze randvoorwaarden zorgen er juist voor dat deelnemers elkaar kunnen inspireren en gezamenlijk tot écht goede ideeën komen. Ideeën die daadwerkelijk het verschil kunnen maken voor uw bedrijf. Met deze vijf randvoorwaarden brainstormt u creatief naar succesvol resultaat.

  1. Diversiteit deelnemers

Onafhankelijk van het aantal deelnemers is het van belang om voldoende diversiteit binnen uw brainstormgroep te hebben. Mensen van verschillende achtergronden en met een andere kijk op de zaken kunnen juist gezamenlijk tot innovatieve ideeën komen. Elke keer in hetzelfde team brainstormen kan ervoor zorgen dat deelnemers in een rol vervallen of dat hiërarchie een rol gaat spelen.

  1. Open denk modus

Voor een creatieve brainstorm is het belangrijk dat elke deelnemer zich mentaal openstelt. Benadruk vooraf enkele belangrijke ‘spelregels’: geef geen kritiek: niet op elkaars ideeën maar ook niet op die van uzelf. Wie weet wat er door uw idee, bij uw collega in het hoofd komt.
Streef naar kwantiteit, alle ideeën mogen worden ingebracht, hoe meer ideeën, des te groter de kans op variatie en uiteindelijk op hét idee. Geef niet te snel op! Wilde, gekke, bijna onmogelijke ideeën zijn allemaal toegestaan. Verloopt het wat chaotisch? Dat is juist goed, zorg wel dat de ideeën worden genoteerd.
Wanneer het is gelukt om zonder kritiek, out of the box en zoveel mogelijk ideeën te bedenken, zorg dan dat er voldoende mogelijkheden en ruimte is om op elkaars ideeën door te brainstormen. Het mooie van heel wilde en gekke ideeën is dat deze regelmatig leiden tot een nieuw, spannend én haalbaar idee.

  1. Gebruik energizers

Merkt u dat de energie in de groep wat inzakt, deelnemers zich geremd voelen of dat er toch wat sprake is van hiërarchie? Gebruik een energizer. Energizer zorgen er niet alleen voor dat iedereen weer even in beweging komt, maar verbeteren ook de sfeer in de groep. Daarnaast zijn er veel verschillende energizers, ook hele korte die net even wat nieuwe energie in de groep brengen. De beste energizers hebben we voor u op een rij gezet.

  1. De brainstormvraag

Over welk onderwerp er gebrainstormd gaat worden is over het algemeen voor de deelnemers wel duidelijk. Maar het formuleren van een goede brainstormvraag is nog wel eens een uitdaging. Merkt u dat er meerdere vragen ontstaan? Splits deze dan op in verschillende brainstormsessies. Stel vooraf op wat u als einddoel voor ogen heeft en formuleer op basis hiervan de vraag.

  1. De brainstormruimte

Voor een creatieve en open brainstorm is een bijpassende ruimte ontzettend belangrijk. Let hierbij ook op de aanwezigheid van airco bij warm weer en het kunnen open zetten van ramen bij gebrek aan frisse lucht. Niks werkt een brainstorm zo tegen als een broeierige, muffe ruimte. Daarnaast is het goed om deelnemers in een voor hen onbekende ruimte te plaatsen, zodat zij nieuwe prikkels krijgen.

Verdere inspiratie nodig? Lees hier welke brainstormtechnieken er allemaal mogelijk zijn!

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...
Digitaal World Cafe

Digitaal World Café

De World Café methodiek is een veelgebruikte methode om de dialoog aan te gaan met een grote groep. Denk hierbij aan stakeholderbijeenkomsten, medewerkersbijeenkomsten, (burger)-participatietrajecten enzovoorts. Tijdens een World Café zitten de deelnemers in kleinere groepen bij elkaar om ideeën, kennis en meningen uit te wisselen. Binnen deze groepjes worden de deelnemers gestimuleerd om hun eigen inbreng te leveren en voort te borduren op de inbreng van de anderen. De deelnemers werken in verschillende rondes. Tijdens elke ronde wordt er van plek gewisseld, waardoor kruisbestuiving plaatsvindt en samenwerken met steeds andere deelnemers. Het Digitaal World Café brengt het beste van twee werelden samen: de kracht van de World Café methodiek en de effectiviteit en efficiëntie van meetingsoftware. In plaats van op tafellakens te schrijven wordt alle input digitaal vastgelegd, waardoor de input van de volledig direct inzichtelijk is. Ook kan deze input meteen op grote schermen worden getoond, waardoor direct plenair de grote lijn kan worden uitgelicht.

Belangrijke onderdelen Digitaal World Café

Het Digitaal World Café bestaat altijd uit een aantal belangrijken elementen die bijdragen tot een succesvol resultaat.

Digitaal World Café1. Setting: Allereerst moet er bij het Digitaal World Café goed nagedacht worden over de inrichting. Het is belangrijk een creatieve omgeving te creëren en dat de inrichting past bij de doelstelling die u wilt bereiken. Zijn de deelnemers bijvoorbeeld senioren en is de bijeenkomst gericht op participatie, kies dan voor ronde tafels met comfortabele stoelen. Maar is het een dynamische groep die u wil laten brainstormen, regel dan festivalchairs, waarmee een intieme sfeer wordt gecreëerd.

2. Aantal deelnemers per groep: De grootte van elke groep is afhankelijk van het einddoel maar ligt altijd tussen de 5 en 10 deelnemers. Het voordeel van kleinere groepjes van rond de vijf personen, is dat zij zelfsturend zijn. Bij grotere groepen is het noodzakelijk een tafelhost in te schakelen. Dit kunnen mensen uit uw eigen organisatie zijn of externen. Tip: belangrijk is dat de tafelhosts zich afzijdig van de inhoud houden en alleen sturen in het proces. Zij gaan uit van de vragen die vooraf zijn opgesteld en typen de ideeën van de deelnemers in, in het systeem.

3. Vragen en verdieping: Voor het opstellen van de vragen binnen een Digitaal World Café gebruiken wij een bewezen aanpak: denken vanuit het einddoel. Wat is het resultaat dat u uit het World Café wilt halen? Stel de gewenste uitkomst op en bedenk hierbij de vragen die tot dit resultaat leiden. Binnen het Digitaal World Café heeft u tevens de mogelijkheid deelnemers ideeën te laten prioriteren en verder uit te werken. Zo haalt u niet alleen een boel ideeën op, maar worden de belangrijkste ideeën verdiept.

4. Laptops of tablet: Elke groep of tafelhost krijgt een laptop of tablet tot zijn of haar beschikking. Deze worden gebruikt om de ideeën en antwoorden van de deelnemers per tafel te noteren. Daarnaast kunt u een extra laptop of tablet op tafel zetten zodat elke deelnemer kan meelezen. Ideeën van andere tafels met betrekking tot hetzelfde thema kunnen zichtbaar worden gemaakt zodat deelnemers elkaar inspireren.

Digitaal World Cafe

5. Rondes: Voor een dynamische bijeenkomst wordt binnen het World Café gewerkt in rondes. Zo krijgen deelnemers de mogelijkheid om mee te denken over verschillende onderwerpen, in een beperkte tijd. Omdat de eerder ingevoerde ideeën voor elke deelnemer zichtbaar zijn en de tafelhost wel bij een eigen tafel blijft staan kan er snel worden gebrainstormd. Bijkomend voordeel van de rondes is dat de deelnemers een groot deel van de andere aanwezigen leert kennen.

6. Centraal scherm: Binnen het Digitaal World Café heeft u de unieke mogelijkheden om alle kennis, ideeën en meningen die u ophaalt direct op een centraal scherm weer te geven. Hierdoor is niet alleen voor de dagvoorzitter inzichtelijk wat er leeft in de kleine groepjes maar kunnen deelnemers elkaar breder inspireren.

Wilt u het Digitaal World Café inzetten tijdens uw bijeenkomst? Neem contact met ons op voor de verschillende mogelijkheden. Van volledig ontzorgen tot alleen inhuur van de software: alles is mogelijk.

Verder lezen...

Energizers voor volwassenen

Houd de aandacht van uw deelnemers vast en haal ze uit hun vaste (denk)patronen.

Energizers zorgen er niet alleen voor dat de deelnemers loskomen en samen lachen maar ook voor het maken van verbindingen tussen de rationele en creatieve hersenhelften van uw deelnemers.

Resultaat: energie in de groep en creatievere input.

1-2-3-Klap-Stamp-Schouderklop - Kost weinig tijd en heeft groot effecttwo_people

  • Maak groepjes van twee personen. Laat de personen met het gezicht tegenover elkaar staan.
  • Laat de twee personen samen tot 3 tellen: Persoon 1 zegt 1, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 zegt 1, persoon 1 zegt 2 etc.Aan het begin worden er fouten gemaakt in het tellen, omdat het verwarrend is. De deelnemers moeten hierom lachen. Als iedereen het ritme te pakken heeft, ga je door naar de volgende stap.
  • Vervang tel 1 door een klap in de handen: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 zegt 2 etc.
  • Vervang tel 2 door een stamp op de grond:Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 zegt 3 etc.
  • Vervang tel 3 door een schouderklop: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 geeft de ander een schouderklop, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 klapt op de schouder van de andere persoon etc.
  • Evalueer: Rond de energizer af door de deelnemers te vragen naar hun ervaringen.

Lees meer over 1-2-3-klap-stamp-schouderklop

Whoosh-hoo-zap-groovalicious freak-out - Maakt de deelnemers weer fris en energiek

  • Vorm samen met de deelnemers staand een cirkel
  • Geef een golf door naar rechts en zeg whoosh. Laat de golf tweemaal rondgaan.
  • Introduceer nu hoo. De ontvanger van de golf zegt Hoo en steeekt beide armen in de lucht. De gever van de golf moet de golf nu de andere richting doorgeven.
  • Introduceer vervolgens zap. De ontvanger van de golf wijst naar een andere persoon in de cirkel en zegt zap. De golf wordt doorgegeven naar de andere persoon, die vervolgens de golf weer de cirkel rond stuurt.
  • Volgende stap: de ontvanger van de golf zegt groovalicious, steekt zijn armen in de lucht, maakt een golfbeweging met zijn handen, gaat door zijn knieën en staat weer op. Iedereen in de cirkel maakt dezelfde groovalicious beweging. Na de groovalicious beweging geeft de ontvanger van de golf deze weer door.
  • Tot slot: de ontvanger van de golf zegt freak out, iedereen zwaait met de handen in de lucht, loopt rond en zoekt een nieuwe plek in de cirkel. Als iedereen weer een nieuwe plek in de cirkel heeft, geeft diegene die de freak out heeft ingezet vervolgens de golf weer door.
  • Rond de oefening af met het uitspreken van de zin ‘na chaos is er weer orde

 

Korte energizers - Weinig beschikbare tijd en toch de deelnemers even losmaken

group_people

  • Vraag alle deelnemers te gaan staan en gezamenlijk een rij te vormen van kleinste schoenmaat tot grootste schoenmaat.
  • Vraag alle deelnemers om een rij te vormen van jongste deelnemer tot oudste deelnemers.
  • Vraag alle deelnemers om op een denkbeeldige landkaart te gaan staan verspreid over de hele zaal, op de plek waar zij geboren zijn.

 

Meer energizers?

Samen tot 10 tellen: korte energizer, geschikt voor zowel kleine als grote groepen.

Fouten maken mag: vrije improvisatie energizer.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Spilter wordt elke dag verder ontwikkelt en regelmatig van updates voorzien. Dit lichten wij altijd toe in Release notes die elke gebruiker van Spilter ontvangt bij het inloggen. Soms zijn de verbeteringen echter zo ingrijpend dat we deze extra willen toe- en uitlichten. Het brengt namelijk veel nieuwe mogelijkheden met zich mee, die u direct kunt toepassen tijdens uw eerst volgende sessie.

Nieuwe manier van inloggen voor deelnemers geïntroduceerd

We hebben de wijze waarop deelnemers kunnen inloggen in een sessie uitgebreid.

  1. U heeft voortaan de mogelijkheid om deelnemers in te laten loggen met slechts de sessiecode. Dit 6-cijferige getal is voortaan altijd zichtbaar in het voorzittersscherm zodat u deze bij de hand heeft.
  2. Ook heeft u de mogelijkheid om deelnemers, zoals voorheen, alleen toegang te geven tot de sessie met een account. Wel kunt u in deze nieuwe versie de optie aanzetten waarmee deelnemers zelf een account aan kunnen maken en daarmee direct toegang krijgen tot de sessie. Wanneer bij de start van de sessie nog nieuwe deelnemers zich aanmelden kunnen zij zich met de sessiecode eenvoudig registreren.

Inloggen_Spilter

Aanmaken van een sessie vereenvoudigd

Voortaan doorloopt u bij het aanmaken van een sessie slechts drie stappen. U kiest eerst de algemene instellingen, bijvoorbeeld hoe de deelnemersschermen eruit komen te zien. Vervolgens selecteert u de wijze waarop u wilt dat deelnemers inloggen in uw sessie en tot slot maakt u een keuze voor het uitloggen uit de sessie. Het verschil dat wij voorheen hanteerde tussen Versnellingskamer, Enquête en Poll is hierbij losgelaten. Zonder voorkennis is het hiermee een stuk gemakkelijker geworden om een sessie aan te maken.

Nieuwe optie voor het presenteren van open vragen

Niet alleen is het vanaf nu mogelijk om tijdens de sessie alleen de vraag op het presentatiescherm te tonen maar ook is de nieuwe optie tekstballonnen bij open vragen toegevoegd. Eerder introduceerde wij al de wordcloud en door de toenemende vraag voor de inzet van Spilter tijdens grote evenementen en congressen hebben wij deze mogelijkheid nu ook toegevoegd. Hieruit voortvloeiend is het nieuwste Spilter product De Event tool ontstaan. Lees hier meer over op deze pagina.

Spilter_tekstballonnen

Vernieuwde word-rapportage

En last but not least, de standaard Word-rapportage is op de schop gegaan. De weergave van de resultaten is gemoderniseerd en verbeterd waardoor u bij het uitdraaien van de resultaten niet alleen de antwoorden rijp en groen hebt maar ook direct een mooie rapportage tot uw beschikking die u verder kunt verspreiden onder uw deelnemers of collega’s.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...