Strategic Prototyping

Door Mariette van Muijen van ILUMY

Tips geven of tips laten geven
Live, in sessies, zou ik zelf niet snel tips geven. Ik geloof in het potentieel van de groep. Er is zoveel kennis, zoveel ervaring, zoveel denkvermogen in groepen. Als facilitator stel ik liever vragen om dat boven water te krijgen. De kunst is om deelnemers zelf te laten vertellen wat er op het puntje van je facilitatorstong ligt. Dat geweldige idee. Die waarschuwing. Dat typerende voorbeeld waar de kranten net bol van staan.

Prototype je bewijs
Deelnemers komen vaak een sessie binnen met de verwachting te gaan luisteren naar 'de expert'. Gaan automatisch zitten op een stoel. Wachten tot 'het' begint. Dat patroon is natuurlijk ingesleten van jongs af aan. Als je iets wilt leren ben je stil. Luister je. Als je de beurt krijgt geef je antwoord. Zo ging het op school. En mensen willen graag 'bewijs' van een aanpak, van een theorie, van een innovatie. Zeker weten dat het werkt. Dat de investering het waard is. Niks zo erg als weggegooid geld. Of een deuk in je imago. Toch?

Maar is dat bewijs eigenlijk wel te geven? Is er een garantie voor succes?

Nee, geen garanties. Ook al heb je nog zoveel meetings. Schrijf je nog zo'n omvangrijk business plan. Al onderbouw je je theorie met allerlei slim uitziende modelletjes.

Als we willen dat mensen in onze razendsnel veranderende wereld mee blijven doen, nieuwsgierig, vol vertrouwen en kansen benuttend - en niet blijven wachten op bewijs wat toch niet komt - dan hebben we als facilitator de schone taak hen in elke sessie een beetje meer op weg te helpen. Wat het onderwerp van je sessie ook is. Wie de deelnemers ook zijn. In welke context ook.

We willen ze leren:

  • te handelen vanuit purpose, vanuit 'je bedoeling'
  • denkpatronen herkennen en kunnen omzeilen
  • omgaan met verandering, denken in mogelijkheden
  • durven experimenteren, ideeën durven delen
  • ideeën tastbaar maken en testen in de praktijk
  • inzichten delen en learnings verwerken

Bij ILUMY noemen we dat 'prototyping': doen, gaan, uitproberen! En ook: snel falen, niet te lang blijven aanmodderen. Doorgaan! Dat levert behalve een prototype veel energie en samenwerk-pret op én een innovatieve mindset.

Een prototype kan van alles zijn. Zo prototypten we een platform voor patiëntgegevens waarbij de patiënt in de lead is, een washand om veilig te douchen met een baby, een app voor inwoners van Vietnam om beter voorbereid te zijn op overstromingen, nieuwe services voor bezoekers van Schiphol, en nog veel meer.

Maar ook in elke sessie probeer ik onze prototype principes toe te passen.

Prototyping start met purpose
Ik start met "purpose", met de 'why'. Als iemand niet intrinsiek voelt waarom er een stap gezet moet worden heeft het geen zin om verder te gaan. Dan gaat het zowel om de purpose van de organisatie als die van jezelf. Niet altijd een vanzelfsprekende match. En niet zelden komt dat in je sessie pas aan het licht. Het delen en erkennen van de purpose schept direct verbinding. Als het goed is heb je daar bij het ontwerpen van je programma al rekening mee gehouden. Aan het einde zou je deze relatie nog direct kunnen benoemen. Je zult zien dat elk programma onderdeel daardoor meer verdieping krijgt, zelfs als je deze niet expliciet benoemt.

Maak tastbaar en testbaar
Het programma hou ik interactief en creatief. Om het anders denken te stimuleren. Om een ontspannen sfeer te creëren. Laagdrempelig. Een sfeer waarin mensen durven dromen en delen. Waarin gelachen wordt. Liever geen sprekers maar zo veel mogelijk zelf aan de slag. Samen. Doen en maken. Visualiseren. Schetsen, knutselen, bouwen. Het hoeft allemaal niet perfect als een idee maar tot leven komt.

Lukt je om tastbaar te maken wat zich in hoofden afspeelt? Je ziet hoe alles helder wordt. Hoeveel soepeler een gesprek loopt. Zorg dat je voldoende inspirerende middelen en materialen aanbiedt. En hou de sfeer ongedwongen. Dat geeft vertrouwen en enthousiasme. Iedereen kan het!

Inspiratie nodig? Kijk om je heen, van afval tot tekenspullen, van woorden tot plaatjes en van speelgoed (lego!) tot fooddesign, alles is bruikbaar. Meer weten over visualisatie? Lees dan de geweldige boeken van David Sibbet of gebruik de visual templates van zijn bedrijf The Grove www.grove.com/products.php.

Idealiter is bij een sessie de doelgroep aanwezig. Of kun je die een rol geven. Door levensgrote personas. Of een filmpje. Of door een directe connectie via social media. Maar testen kan ook met de groep zelf. Reacties peilen. Kijken of het werkt. Samen verder denken. Ideeën verrijken. Reflecteren.

Faciliteren is een feestje
Als ik dan toch een tip mag geven over je rol als facilitator: maak het leuk voor jezelf!

Zorg dat je in ieder geval zelf een leuke tijd hebt. Stel je voor dat je een feestje geeft en dat je een geweldig programma hebt bedacht. Dat het je vrienden zijn die daar voor je zitten, die je gaat verrassen. Je kan eigenlijk niet wachten om te beginnen. Natuurlijk kan er wat mis gaan en je weet al dat het sowieso anders gaat lopen dan je had bedacht. Maar hee, het zijn je vrienden, die vinden dat niet erg. Hou het relaxed. Gebruik humor. Wees authentiek. Eerlijk als iets anders loopt dan gepland. Deel je gevoel. Maar hou het luchtig. Ik geloof dat mensen in de allereerste plaats een leuke dag willen hebben. En gefaciliteerd willen worden door iemand die ze sympathiek vinden. Dus hou in gedachten:

Have fun!

Als creative consultant helpt Mariette van Muijen kansen spotten, ideeën snel tastbaar en testbaar maken en organisaties enthousiasmeren om innovative playgrounds te worden. Met een geweldig team makers – denkers, designers en developers - om zich heen is geen idee te gek om tot leven te wekken. Meer weten over Strategic Prototyping of ILUMY? Kijk op www.ilumy.com

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Innovatie tool

Spilter wordt breed ingezet. Van Versnellingskamer tot online enquête en van World Café tot stakeholdersanalyse. Dit altijd in de context van een tijdsgebonden project. In het afgelopen jaar hebben wij onze stagiaires gevraagd te onderzoeken op welke manier Spilter ingezet kan worden voor het ondersteunen van een continu proces. Bijvoorbeeld bij het bieden van de mogelijkheid tot ongestructureerd brainstormen binnen een continu verbeterprogramma.

De uitdaging hierbij is dat je niet alleen wilt brainstormen, maar dat je ook meteen een selectie wilt maken tussen de ideeën en ideeën wilt verrijken. De eis die wij hebben meegegeven aan de stagiaires is dan ook dat zonder voorzitter, zonder regels en zonder tijdslimiet op natuurlijke wijze het beste idee, uitgaande van de input van alle deelnemers, omhoog moet komen.

Inmiddels hebben meerdere stagiaires meegewerkt aan het prototype dat wij nu graag met jullie delen. Uit een eerste onderzoek naar de eisen van deze tool kwam naar voren dat de meest toegankelijke interface kenmerken vertoont van veelgebruikte social media. Om deze reden kunnen ideeën een duimpje omhoog (vind ik leuk) en een duimpje omlaag (vind ik niet leuk) krijgen.

Daarnaast kan direct op een idee worden gereageerd, bijvoorbeeld om verduidelijking te vragen. Tevens kunnen zowel reacties als de oorspronkelijke brainstormvraag aangevuld worden met afbeeldingen, documenten en links waardoor een bredere uitwisseling van informatie ontstaat. Ook kunnen ideeën en reacties voorzien worden van tags. Deze tags bieden de mogelijkheid om ideeën van een categorie te voorzien.

Wanneer een grote hoeveelheid ideeën binnenkomt is het handig om deze op verschillende manieren te kunnen sorteren. Bijvoorbeeld op het aantal vind-ik-leuk’s of op het aantal reacties per idee. Deze sorteringen en de mogelijkheid om de ideeën per tag te tonen maakt elke hoeveelheid ideeën behapbaar en eenvoudig door te bladeren. Zo kan elke deelnemer een bijdrage leveren en komt, zonder dat de vraageigenaar hoeft te interveniëren.

Met veel dank aan onze stagiaires: Dennis, Jamie, Noury & Chris.

Als eerste de innovatie tool uitproberen? Meld u aan via info@spilter.nl, blijf op de hoogte en ga er na de zomer mee aan de slag. Iedereen die zich aanmeld voor einde zomer mag de tool gratis gebruiken.

Verder lezen...

Visueel werken met groepen: het nut en een eerste stap

Waar mensen samenkomen wordt meestal veel gepraat. Maar snappen we elkaar ook? Hebben we hetzelfde beeld voor ogen? We hebben het over een hond, maar de een denkt wellicht aan een poedel en de ander aan een Duitse herder. In sessies kiezen we er dan vaak voor om dat beeld te gaan omschrijven, dus nog meer woorden. Wat nou als je terugvalt op iets wat we eerder konden dan lezen en schrijven: tekenen! En ja, dat mag gewoon op niveau kwaliteit kleuterklas. De hersenen worden namelijk actief: als je 20% treffend en duidelijk, maar niet ‘mooi’ tekent, dan vullen de hersenen automatisch de overige 80% in. Een voorbeeld: het tekenen van een slurf is minder dan 20% van de olifant, maar je hersenen snappen direct dat het om een olifant gaat. Tekenen helpt daarmee het onderling begrip te vergroten. En een geruststelling voor wie niet durft te tekenen: het oog kijkt liever naar de imperfectie van de menselijk hand dan het perfecte beeld dat een computer creëert.

Een beeld komt 60.000 keer sneller binnen dan woorden. De koppeling met een steekwoord is soms nodig voor een juiste interpretatie. Mensen voelen zich aangetrokken tot beeld. Niet voor niets is onze wereld zo visueel ingesteld. Het benutten van beeld in je bijeenkomst verhoogt dan ook de betrokkenheid. Het ondersteunt het in het hier en nu zijn van waar de groep aan werkt en het luisteren naar elkaar. Beeld helpt de hersenen verbanden leggen. Daarmee activeer je de samenwerking tussen de linker en rechter hersenhelft. Dat komt niet alleen de creativiteit en de ideeënstroom ten goede. Het visuele ondersteunt het samen leggen van verbanden. Puzzelstukjes vallen op hun plek en samen ga je het totaalplaatje ‘the big picture’ zien en begrijpen.

Door het visueel samenwerken ontstaat er ook een collectief geheugen. Het is immers makkelijker om treffende beelden te onthouden dan een woordenbrij. Dat is ook de kracht van visuele verslagen die in het zicht van deelnemers worden gemaakt: 1 blik erop, maanden later, roept alle elementen van toen weer terug: de inhoud, bepaalde opmerkingen, de sfeer, soms tot in details die zelf niet getekend zijn. Beetje zoals bij het bekijken van fotoboeken. Het kunnen terugvallen op een visueel woordenboek helpt: symbolen, metaforen die treffend zijn voor wat je wilt overbrengen in een bepaalde context. De hoeveelheid cursussen en boeken visual notes, zakelijk tekenen, graphic recording is sterk groeiende. De website ‘www.thenounproject.com’ is een collectieve wikiachtige symbolenbeeldbank ter inspiratie.

Tekenen, leuk! Veel vlieguren maken, nodig! Ok, maar visueel werken met een groep: hoe doe je dat? Daar wordt wel het nodige over geschreven, maar een praktisch visueel werkvormenboek is er niet. Die wil ik nog wel een keer tekenend  (!) schrijven met een visueel maatje. Wat kun je al wel doen? Een aantal voorbeelden om een start te maken:

  • Benut wat al visueel bekend is voor een groep: grafieken, processchema’s, mindmaps, kaartmateriaal, etc. Soms werkt een venndiagram als een simpele eyeopener.
  • Benut wat je zelf al gewend bent om in te zetten, zoals associatiekaarten, het maken van collages, foto- en videomateriaal. Visueel werken draait niet om tekenen alleen.
  • Knutselen met papier, klei, bouwen met lego en andere materialen is visueel werken in 2D/3D. Zelfs (organisatie)opstellingen zijn een vorm van visueel werken.
  • Maak een visuele welkomstflap, waardoor mensen zich nog meer welkom voelen. Die vormt dan gelijk de start van het compacte visuele ‘verslag’ dat iedereen achteraf wel bekijkt. Stimuleer de opdrachtgever die visuele terugkoppeling te maken: foto’s met belangrijke punten uit de sessie. Het activeert het collectieve geheugen en maakt het makkelijker om vervolgstappen te zetten.
  • Maak een visueel programma, zodat iedereen makkelijker volgt waar we zijn in de sessie.
  • Teken een doel op een flap met daarbij het doel van de sessie om aan te kunnen refereren.
  • De verwachtingenbarometer: Teken een halve cirkel met links een rode negatieve, boven een blauwe neutrale en rechts een positieve groene smiley. Vraag de groep: “Wanneer jullie vanavond chagrijnig thuis zitten, omdat je de sessie helemaal niets vond, wat is er dan gebeurd?” Zet dat onder de rode smiley. “Wanneer jullie helemaal happy zijn, is dan het tegenovergestelde gebeurd of is daar meer voor nodig? Zet dat ‘meer’ onder de groene. Wijs de groep erop dat jullie nu weten hoe jullie samen er een geslaagde bijeenkomst van kunnen maken. Aan het eind van de sessie bekijk je de rode punten: voldoet de sessie hieraan? Nee, gelukkig, de sessie is niet mislukt! Benoem wat groene punten en gebruik dan je arm als barometerpijl tussen de blauwe en groene smiley: “Waar zitten we gevoelsmatig?” Alleen het benoemen en visualiseren is vaak voldoende. Soms is er behoefte om ook te benoemen waar het in zit dat de meter anders eindigt dan de deelnemers hoopten, zoals “Blijkbaar wilden we meer dan waar we zelf aan toe waren”.
  • Een portrettengalerij is zinvol bij bijvoorbeeld de start van een nieuw team. Iedereen tekent op een A3 zichzelf in het midden en daar omheen heb je 4 denkbeeldige plekken waar ze aan de hand van 4 invalshoeken iets over zichzelf beantwoorden. Hang ze op, leer elkaar kennen.
  • Gebruik eenvoudige symbolen (cirkels, vierkanten, driehoeken, lijnen) en steekwoorden om tijdens een gesprek verbanden in beeld te brengen op een flipover. Een stokpoppetje met de naam ‘manager Henk’ is wellicht niet mooi, maar wel heel functioneel tijdens een gesprek.
  • Maak bestaande werkvormen visueler. Schrijf niet alleen het woord, maar teken ook een bijpassend symbool of metafoor in het midden van de world café flap. Gebruik kleur en laat de deelnemers met gekleurde dunne stiften schrijven. Dat is extra uitnodigend om mee te doen.
  • Maak gebruik van visuele ‘templates’, van simpel en compact tot meer uitgebreid. Bijvoorbeeld bij een projectevaluatie: iedereen tekent op een A3 een horizontale as in het midden met begin- en eindpunt van het project. Boven en onder de lijn zetten ze individueel stippen voor momenten die zij persoonlijk als hoogte- of dieptepunten hebben ervaren. Die kunnen, maar hoeven niet samen te vallen met mijlpalen uit het project. Verbindt de stippen met een lijn en iedereen heeft een eigen gevoelsgrafiek. Bespreek die in drietallen. De eigenaar vertelt, de anderen mogen alleen verhelderende vragen stellen, dus geen oordeel, geen advies. Zo voelt iedereen zich gehoord.

Voor de visuele inspiratie en ondersteuning bij deze woordenbrij ;-), bekijk mijn portfolio op Pinterest en het voorbeeldendocument visueel werken op Linkedin. Vanwege het zorgen voor veiligheid en vertrouwen in de groep is een groot deel van mijn visuele faciliteerwerk bij de Rijksoverheid niet zichtbaar in sociale media.

Al 10 jaar is Mireille Groet creatief facilitator bij de Rijksoverheid (het Rijksfaciliteernetwerk bekend als ‘de Tigers’). Interdepartementaal stimuleert ze al jaren de samenwerking en professionalisering van de rijksfacilitators, zoals via de KennisCommunity Groepsfacilitatie en de Inspiratieparade Rijk. In 2015 ontdekte ze het fenomeen ‘visual notes’. Sindsdien ontwikkelt ze zich ook als visueel facilitator. Het is haar missie collega’s en stakeholders te helpen maatschappelijke en organisatorische vraagstukken aan te pakken via creatief en visueel denken in alle onderdelen van het proces: van visie tot evaluatie. Voorjaar 2018 heeft ze het Visueel Netwerk Rijk opgezet om gelijkgestemden bijeen te brengen. Als ambassadeur van het Doodle Clubhouse geeft ze wekelijks tekenles aan kinderen van 3 tot 12 jaar in het buurtcentrum op de kinderboerderij en af en toe op de school van haar eigen kinderen. Dankzij haar kinderen is ze zomer 2018 de trotse illustrator van 3 kleurboeken en 1 publicatie voor haar werk.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Energizers voor volwassenen

Houd de aandacht van uw deelnemers vast en haal ze uit hun vaste (denk)patronen.

Energizers zorgen er niet alleen voor dat de deelnemers loskomen en samen lachen maar ook voor het maken van verbindingen tussen de rationele en creatieve hersenhelften van uw deelnemers.

Resultaat: energie in de groep en creatievere input.

1-2-3-Klap-Stamp-Schouderklop - Kost weinig tijd en heeft groot effecttwo_people

  • Maak groepjes van twee personen. Laat de personen met het gezicht tegenover elkaar staan.
  • Laat de twee personen samen tot 3 tellen: Persoon 1 zegt 1, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 zegt 1, persoon 1 zegt 2 etc.Aan het begin worden er fouten gemaakt in het tellen, omdat het verwarrend is. De deelnemers moeten hierom lachen. Als iedereen het ritme te pakken heeft, ga je door naar de volgende stap.
  • Vervang tel 1 door een klap in de handen: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 zegt 2 etc.
  • Vervang tel 2 door een stamp op de grond:Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 zegt 3 etc.
  • Vervang tel 3 door een schouderklop: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 geeft de ander een schouderklop, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 klapt op de schouder van de andere persoon etc.
  • Evalueer: Rond de energizer af door de deelnemers te vragen naar hun ervaringen.

Lees meer over 1-2-3-klap-stamp-schouderklop

Whoosh-hoo-zap-groovalicious freak-out - Maakt de deelnemers weer fris en energiek

  • Vorm samen met de deelnemers staand een cirkel
  • Geef een golf door naar rechts en zeg whoosh. Laat de golf tweemaal rondgaan.
  • Introduceer nu hoo. De ontvanger van de golf zegt Hoo en steeekt beide armen in de lucht. De gever van de golf moet de golf nu de andere richting doorgeven.
  • Introduceer vervolgens zap. De ontvanger van de golf wijst naar een andere persoon in de cirkel en zegt zap. De golf wordt doorgegeven naar de andere persoon, die vervolgens de golf weer de cirkel rond stuurt.
  • Volgende stap: de ontvanger van de golf zegt groovalicious, steekt zijn armen in de lucht, maakt een golfbeweging met zijn handen, gaat door zijn knieën en staat weer op. Iedereen in de cirkel maakt dezelfde groovalicious beweging. Na de groovalicious beweging geeft de ontvanger van de golf deze weer door.
  • Tot slot: de ontvanger van de golf zegt freak out, iedereen zwaait met de handen in de lucht, loopt rond en zoekt een nieuwe plek in de cirkel. Als iedereen weer een nieuwe plek in de cirkel heeft, geeft diegene die de freak out heeft ingezet vervolgens de golf weer door.
  • Rond de oefening af met het uitspreken van de zin ‘na chaos is er weer orde

 

Korte energizers - Weinig beschikbare tijd en toch de deelnemers even losmaken

group_people

  • Vraag alle deelnemers te gaan staan en gezamenlijk een rij te vormen van kleinste schoenmaat tot grootste schoenmaat.
  • Vraag alle deelnemers om een rij te vormen van jongste deelnemer tot oudste deelnemers.
  • Vraag alle deelnemers om op een denkbeeldige landkaart te gaan staan verspreid over de hele zaal, op de plek waar zij geboren zijn.

 

Meer energizers?

Samen tot 10 tellen: korte energizer, geschikt voor zowel kleine als grote groepen.

Fouten maken mag: vrije improvisatie energizer.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

eventsummitOm deze vraag te beantwoorden hebben we op 15 februari jl. de EventSummit in de RAI bezocht. Een congres voor en door professionals binnen de eventbranche. Een complete hal in de RAI vol met iedereen die wat met events doet, van locaties tot concepten en van netwerkbeheer tot AV-leverancier.

Onze interesse lag op het gebied van betrekken van deelnemers tijdens een congres. Niet zozeer de registratie van, maar de interactie met de deelnemers. Wat blijkt: Voor het betrekken van het publiek bij congressen is er veel. Iedere leverancier die zijdelings iets doet met events heeft wel iets in de aanbieding, of werkt met een partij samen. Of het nu de AV-leverancier, de locatie of de dagvoorzitter zelf is.

Die markt is in een snel tempo verzadigd geraakt. Was het een paar jaar geleden Sendsteps die de markt domineerde, nu zijn er tientallen aanbieders. Allemaal met ongeveer dezelfde specificaties maar met andere zwaartepunten. Buzzmasters biedt een facilitator bij de tool aan en de tool van Mentimeter is helemaal zelf te bedienen. Maar het komt allemaal op hetzelfde neer. De ene is juist eenvoudig in de bediening, de andere ziet er geweldig uit en een derde kan weer met PowerPoint communiceren.

Zijn er dan nog bedrijven die zich op een nichemarkt begeven waar wel een grote toegevoegde waarde is voor de deelnemer aan een congres? Eén gevonden. Een bedrijf die naast de basics ervoor kon zorgen dat deelnemers online de presentatie zien van de spreker op hun telefoon of tablet en rechtstreeks notities kunnen maken op de presentatie. Maar ook deze was gericht op één spreker die wat zegt of vraagt en waarmee iedereen individueel kan reageren middels stemming of een open vraag.

Interactie2En als het gaat om echte inhoud, het creëren van meer diepgang in de gesprekken of ophalen van gedragen meningen, wat is er dan op de markt? Voor een echte groepsbrainstorm heb je een GDSS (Group Decision Support Systeem) nodig. Daar is de spoeling wel een stuk dunner. Spilter blijft marktleider en is de enige aanbieder van echte meetingsoftware. Met meetingsoftware kan je ervoor zorgen dat iedere deelnemer echt meedenkt. En kun je gestructureerd met grote groepen aan resultaat werken waarbij de mening van iedere aanwezige geldt.

Wat je ook ziet zijn aanbieders die de beleving van een meeting willen maximaliseren. Denk aan een bedrijf zoals ideeëntheater die houten pop-up tribunes aanbiedt, net weer iets luxer dan de festivalchairs, maar altijd leuker dan standaard stoelen. Of locaties die verder proberen te denken dan zaaltjesverhuurder en meer een concept neer willen zetten. Bijvoorbeeld Mindcenter die zich profileren als locatie waar net alles anders is of verschillende musea waar je in combinatie met een toegangskaartje ook van vergaderen.

Al met al zijn er veel bedrijven die zich richten op grootschalige meetings, werkconferenties of congressen. Meetingsoftware? Als je kijkt naar live-voting en Q&A genoeg. Als je kijkt naar brainstormen, weinig.

Wil u meer weten over de genoemde opties of iemand laten meedenken met uw meeting? Neem contact met ons op, wij koppelen u graag en geven u graag advies.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Opdracht

amelandHet eiland Ameland heeft hoge ambities op het gebied van haar energievoorziening: het eiland wil al in 2020 energieneutraal zijn. Het benodigde energieplan moet een volledige verduurzaming op Ameland mogelijk maken en tegelijkertijd zorgen voor oplossingen die het energienet betaalbaar en betrouwbaar houden. Waar energiestromen slim worden uitgewisseld en indien gewenst ook opgeslagen kunnen worden zodat Ameland ook het energievoorzieningsniveau voor het toerisme kwalitatief en kwantitatief continu op peil kan houden.

In dit proces waren twee belangrijke beslismomenten. Hierin moesten keuzes gemaakt worden met gevolgen tot ver in de toekomst. Deze beslismomenten zijn, door de complexiteit, impact en vele stakeholders in onze Versnellingskamer genomen.

Hoe was de aanpak?

Om de tijd van de genodigden optimaal te benutten is vooraf aan beide Versnellingskamers een online vragenlijst uitgezet. Bij de Versnellingskamers waren circa 20 personen aanwezig. Dit waren vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders die al langere periode betrokken zijn bij het project aangevuld met experts die met een zekere afstand naar het project kijken. Hun rol was om nieuwe inzichten te ventileren en feedback te geven om zo tunnelvisie bij de projectgroep te voorkomen.

De Versnellingskamers waren een combinatie van het gebruik van de Spiltersoftware, brownpapers, post-its en een schaalmodel van het eiland. Individueel de mening geven via de PC werd afgewisseld met in worldcafé opstellingen, in kleine groepen, een mening vast stellen. Alle input werd gedigitaliseerd in Spilter waardoor notulen en alle stappen en afwegingen om te komen tot de keuzes vastgelegd waren. Een zeer belangrijk onderdeel van dit proces.

Wat is met Spilter bereikt?

In de eerste Versnellingskamer is op basis van de input van bewonersavonden, gesprekken met convenantpartners en experts over wat men wel of niet wil, een drietal scenario’s gekozen die de beste invulling gaven aan alle behoeften.

In de tweede Versnellingskamer, 6 maanden later, is naar aanleiding van onderzoeken, haalbaarheidsstudies en impactanalyses door experts van de drie scenario’s, een keuze gemaakt voor één rompscenario. Daarnaast is een concrete tijdsplanning met acties uiteengezet.

Meer weten over Duurzaam Ameland? Ga naar www.duurzaamameland.nl

Opdrachtgever:Convenant partner Duurzaam Ameland
Toepassing:2x Versnellingskamer
Aantal deelnemers:+- 20 per sessie
Duur sessie:2x 1 dag

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Opdracht p3
In gemeente Purmerend staat P3, een pop- en cultuurpodium voor live popmuziek, dance en theater in regio Waterland. P3 is een stichting met een bestuur, een klein deel betaalde staf en een groot aantal vrijwilligers. De gemeente Purmerend subsidieert P3 en wil dat P3 financieel gezonder wordt. Daarnaast is er de wens naar een programmering die beter aansluit bij de inwoners van Purmerend. Spilter is gevraagd voor het opzetten van een aanpak waarin antwoord kan worden gegeven op deze twee vraagstukken.

Hoe was de aanpak?
Na een uitgebreide intake met de gemeente en het bestuur is bepaald welke output exact nodig was om de volgende fase in te gaan. Gezien de verschillende interne zaken die speelde heeft Spilter een inhoudelijk deskundige uit haar netwerk erbij betrokken. Deze heeft veel inhoudelijke kennis en ervaring op het gebied van poppodia en een groot netwerk om te kunnen benchmarken. Gezamenlijk zijn drie sessies ontworpen: een sessie met een divers aantal stakeholders om te kijken welke commerciële kansen zij zien naast de inzet van het poppodium, een sessie gericht op de trends en de programmering met ervaringsdeskundigen uit het hele land en een sessie over de toekomst van P3 met de medewerkers. Tijdens deze laatste sessie zijn de ideeën van de eerste sessie getoetst en uitgewerkt en ook diverse ideeën opgehaald van de medewerkers zelf. Daarnaast zijn er diverse interviews geweest en is er deskresearch uitgevoerd. Gebaseerd op alle verzamelde resultaten is een concreet advies geschreven die de gemeente kon gebruiken bij het maken van de juiste keuzes voor de toekomst van P3. Als bijlage waren de rapporten van de sessie toegevoegd. Hierin zitten veel ideeën waarmee zo zelf direct aan de slag kan.

Wat is bereikt met Spilter?
Vanuit drie verschillende invalshoeken zijn de kennis en meningen van medewerkers en stakeholders, zoals ondernemers uit de omgeving en omwonende, opgehaald, geanalyseerd en gebundeld. Op basis hiervan is een beknopt en onderbouwd rapport geschreven dat een concreet advies aan gemeente Purmerend bevatte met een antwoord op eerder gestelde vragen en meer.

Er is breed opgehaald hoe de deelnemers de aansluiting met de doelgroep zien, wat zij belangrijk vinden in een goede programmering, welke kansen zij zien voor commerciële activiteiten en hoe zij een bruisend P3 voor zich zien. Een grote hoeveelheid informatie die zich onderling versterkt door de diversiteit aan deelnemende partijen. Werken in een Versnellingskamer gaf de deelnemers de gelegenheid om eerst kennis te delen en vervolgens inhoudelijk te discussiëren over het resultaat. Dit werkte voor hen zeer stimulerend, er is vrijuit en veelvoudig antwoord gegeven en gesproken.

Opdrachtgever:Gemeente Purmerend
Toepassing:3x Versnellingskamer
Aantal deelnemers:+- 20 per sessie
Duur sessie:3x 1 dagdeel
In samenwerking met:Joy the Music

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Opdracht
CIDfotoOm voor de toekomst voldoende werkgelegenheid voor Den Haag en haar inwoners te garanderen is innovatie nodig. Wereldwijd blijken internationaal multimodaal bereikbare, hoogstedelijke omgevingen bij uitstek geschikt voor innovatie. Den Haag biedt zo’n omgeving in het Central Innovation District. Hier is de afgelopen 25 jaar fors geïnvesteerd en een aantrekkelijk ecosysteem ontstaan. De verdere ontwikkeling van dit gebied vereist samenhangende investeringen in economische ontwikkeling, menselijk kapitaal en verbetering van het vestigingsklimaat. Er gebeurt al veel in Den Haag en het ecosysteem van ondernemers, bedrijven, bewoners en (kennis) instellingen is aan het groeien. Steeds meer partijen weten elkaar te vinden en er ontstaan interessante samenwerkingsverbanden. De gemeente nodigt partijen uit om samen na te denken over de sociale, ruimtelijke en economische ontwikkeling van de stad.

Spilter is gevraagd om mee te denken ervoor te zorgen dat alle stakeholders hun ideeën kunnen inbrengen en elkaar vinden in het uitwerken van deze ideeën.

Hoe was de aanpak?
De sessie is opgedeeld in drie delen. We zijn plenair gestart waarbij onder leiding van een dagvoorzitter verschillende plannen en ideeën zijn gepresenteerd. In dit gedeelte is ook met gebruik van de Spilter event tool de eerste interactie geweest met de deelnemers. Vervolgens zijn de deelnemers uiteengegaan in kleine groepen van 5 personen. In deze groepen hebben zij aan de hand van verschillende vraagstukken gebrainstormd. Deze ideeën zijn allemaal direct ingevoerd via een iPad, waardoor alle input direct opgeslagen was. Per groep zijn twee ideeën volledig uitwerkt. Dit proces is herhaald in een tweede ronde, echter met nieuwe groepen en dus nieuwe kennismakingen en andere vraagstukken.

Met de plenaire afsluiting zijn alle uitgewerkte ideeën vertoond en toegelicht. Tegelijkertijd konden de deelnemers aangeven of zij actief betrokken wilde zijn bij de vervolgstappen. Omdat alle ideeën bewaard zijn gebleven kon de gemeente dit delen via hun website en als bijlage naar de deelnemers toesturen.

Wat is bereikt met Spilter?
Tijdens de werkconferentie heeft veel interactie met alle deelnemers plaatsgevonden. Alle input is digitaal vastgelegd maar het allerbelangrijkste is dat de deelnemers zelf op de avond aangegeven hebben welke activiteiten zij wilde ondersteunen. De gekozen werkvorm heeft er aan bijgedragen dat deelnemers met minimaal 10 andere deelnemers konden samenwerken en dat zo cohesie is ontstaan.

Opdrachtgever:Gemeente Den Haag
Toepassing:Werkconferentie
Aantal deelnemers:150 deelnemers
Duur sessie:Eén avondsessie

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Gouden Giraffe Winnaar

Het beste event ter wereld! Yes! Gouden Giraffe, waar wij de afgelopen jaren het hele juryproces met Spilter begeleiden, heeft in Porto gewonnen in de categorie Convention. Gouden Giraffe Event Awards 2017 was een ode aan het vak van live communicatie, aan creativiteit, aan effectiviteit en dat werd gevierd op de marktplaats der creativiteit in DeFabrique in Maarssen. Een bizarre award show met 5 gouden caravans, vuurwerk, confetti, een fanfare, Cora van Mora, maar ook met inhoud door live pitches in een festivalsfeer. Het was een evenement waar branchegenoten en opdrachtgevers maanden later opeens van zeiden: 'Dat evenement heeft me echt zo ongelooflijk geïnspireerd'. Gefeliciteerd EventBranche.nl!

persbericht-foto

Gouden Giraffe Event Awards

Elk jaar schrijven bedrijven uit de live communicatie of andere bedrijven die een live event hebben georganiseerd zich met hun case in voor de Gouden Giraffe. De beoordeling van de cases ligt in handen van de eventmarketeers, communicatieprofessionals en event-collega's met een wetenschappelijke achtergrond.

Deze juryleden beoordelen, individueel online, elke case op diverse criteria met een cijfer en een motivatie. Elke case wordt door meerdere juryleden beoordeeld waardoor direct inzichtelijk is waar de jury het eens is en waar niet. De discrepanties worden vervolgens gezamenlijk achter gesloten deuren besproken. Per categorie worden vervolgens de genomineerden geselecteerd. Zij presenteren zich in een live jury-sessie aan de jury en het aanwezige publiek op Learn from the Best.

Alle casussen krijgen na de Gouden Giraffe Event Awards een eigen rapport, zodat voor elke inzending overzichtelijk de scores met bijbehorende motivaties terug te lezen zijn. Dit gehele proces is ondersteund door de Spilter tool. Het complete plaatje van zowel de jurering als de spraakmakende award show is nu zelf in de prijzen gevallen. De lat voor 2017 ligt dus nog hoger en krijgt wereldwijde aandacht.

Meer lezen over de Gouden Giraffe Event Awards? www.gouden-giraffe.nl

Verder lezen...

Komt u er ook wel eens aan het eind van een werksessie of teamvergadering pas achter dat u niet helemaal de gewenste informatie hebt opgehaald? Het is een heel menselijke reactie om bij een opkomende vraagstuk direct te denken in oplossingen. Er popt een vraagstuk op of er doet zich een probleem voor en hoe eerder dat opgelost is hoe beter. Onze ervaring is echter dat het zeer loont om uzelf áltijd vooraf een vraag te stellen.SetAndReachGoals

Of u nu een sessie gaat organiseren of faciliteren, het allerbelangrijkste is de vraag wat wilt u echt bereiken? Voorafgaand aan een intake vraagt de opdrachtgever vaak wat zij alvast kunnen voorbereiden. Ons antwoord is altijd hetzelfde: goed nadenken over wat u wilt bereiken met de sessie. De voorbereiding en de stap erna, wat wij het bedenken van een sessie noemen, is niet alleen een zeer essentiële stap maar ook vaak de ingewikkeldste. Of u nu een professionele facilitator bent of als manager met uw team aan de slag gaat, besteed hier voldoende aandacht aan.

Bij elke sessie staat een bepaald vraagstuk centraal. Vaak is het echte probleem niet wat het in eerste instantie lijkt. Een sessie is alleen succesvol als het vraagstuk en het einddoel helder zijn. Ga daarom nooit direct vanuit een bepaald probleem een oplossing bedenken of een sessie ontwerpen. Probeer de vraag achter de vraag te achterhalen. Een voorbeeld: In deze tijd zijn veel bedrijven bezig of net klaar met het schrijven van hun plannen. Hoe zou je dat goed aanpakken?

Stel vragen als: Welke informatie heb je minimaal nodig als de sessie klaar is? Hoe moeten de plannen er definitief uitzien? Wie wil je betrekken en wat is hun rol? Waarom wil je ze betrekken? Wil je de kennis gebruiken of draagvlak creëren? Mogen ze volledig vrij denken of zijn er grenzen? Hoeveel tijd is er beschikbaar?

Kortom allemaal vragen die relevant zijn om de doelstelling helder te krijgen. Als het verkrijgen van draagvlak belangrijker is dan de uiteindelijke uitkomst heb je een hele andere sessie dan wanneer andersom het geval is.

Pas als dit helder is gaat u aan de slag met het bedenken van een sessie. En ook dat doen wij van beneden naar boven. Wij starten bij het resultaat en gaan dan langzaam naar boven toe werken om te kijken welke informatie er allemaal nodig is om dat resultaat te bereiken. De eerste stap naar uw succesvolle sessie is gezet!

Enkele tips:

  • De uitnodiging naar de deelnemers is ook heel belangrijk. Vertel hierin altijd het doel dat u wilt bereiken
  • Stel de deelnemers vast 1 of 2 vragen om over na te denken, zo starten ze goed voorbereid aan de sessie
  • Bespreek aan het begin van de sessie het proces dat u wilt doorlopen zodat dit voor iedereen duidelijk
  • Zorg dat het duidelijk is wat er met de resultaten gebeurt en wie dat gaat oppakken

 

Veel succes!

Verder lezen...