Van idee naar impact – succesvol brainstormen met 500+ deelnemers

Gebaseerd op onze ervaringen met brainstormsessies met een groot aantal deelnemers hebben we enkele belangrijke stappen vastgesteld. Want gezamenlijk met 500+ deelnemers brainstormen en uiteindelijk, gebaseerd op de meningen en ideeën van alle betrokkenen, komen tot enkele uitgewerkte ideeën die door zo goed als alle deelnemers gedragen worden, is bijna een kunst te noemen!

Collectieve brainstorm
Het proces van collectieve brainstormen doorloopt altijd enkele kenmerkende stappen.  En niet onbelangrijk wanneer meerdere belangen meespelen, een onafhankelijk procesbegeleider zorgt ervoor dat objectiviteit gewaarborgd blijft. Met deze vijf stappen is van ruim 1200 ideeën toe te werken naar enkele concrete ideeën:

  1. Online enquête voor het globaal ophalen wat er leeft onder de deelnemers
  2. Analyse en clustering van de ideeën en meningen verzameld via de enquête
  3. Brainstormsessie(s) op locatie met alle deelnemers
  4. Uitwerken van de ideeën en suggesties naar volwaardige ideeën
  5. Een ‘get smart’ fase en concretiseren van de belangrijkste ideeën

Stap 1: Online enquête
Deze stap is zowel voor de procesbegeleider als voor de deelnemers zeer relevant. Deelnemers komen alvast in de juiste mindset en kunnen hun eerste gedachtes, ideeën en meningen kwijt. Als procesbegeleider weet je vooraf aan de daadwerkelijke brainstormrondes op locatie wat er speelt, welke thema’s het relevants zijn en waar eventuele onvrede zit.

Stap 2: Analyse en clustering
Zo’n eerste ophaalronde via een enquête levert vaak een groot aantal responses op, waar veel ‘dubbelingen’ in voorkomen. Een belangrijke tussenstap is dan ook om alle antwoorden te clusteren en te ontdubbelen. Vervolgens kunnen op basis hiervan onderliggende thema’s worden geformuleerd. Door alle ideeën te clusteren in de Spilter software, wordt eenvoudig zichtbaar welke idee-stromingen het vaakst genoemd zijn. Hier kunnen thema’s uit worden gedistilleerd die als uitgangspunt dienen tijdens de fysieke brainstormsessie(s).

Stap 3 & 4: Brainstormsessie(s) en uitwerken naar volwaardige ideeën
Tijdens de brainstormsessie(s) op locatie vragen we alle deelnemers om individueel bij tenminste twee van de vijf thema’s mee te denken en ideeën te delen. Alle input is voor iedere deelnemer zichtbaar, middels een groot scherm en op hun eigen device. Start eerst met een gesloten ronde, waarin iedereen input kan leveren. Toon vervolgens alle ingegeven ideeën zodat deze als inspiratie dienen voor een tweede ronde. Laat deelnemers zich vervolgens samenvoegen in kleine groepjes (bijvoorbeeld per thema) om zo de door hun gekozen beste ideeën van een verdere uitwerking te voorzien.

Get smart fase
Met de uitgewerkte ideeën is het zaak om wederom met een kleinere groep aan de slag te gaan. Zij zullen onderzoek doen naar de haalbaarheid, mogelijkheden en kosten van de ideeën. Het is hierbij van belang dat zij zich onafhankelijk opstellen en eigen meningen buitenwegen laten. Het gaat in deze fase absoluut om kennis vergaren rondom de uitgewerkte ideeën. Vervolgens schrijven zij op basis van alle informatie bijvoorbeeld drie ideeën van A tot Z uit en presenteren dit aan de gehele groep.

Door voor alle fases de Spilter software in te zetten, is elke stap volledig transparant en zijn de uiteindelijke ideeën altijd terug te herleiden naar de voorafgaande sessies. Hierdoor is het draagvlak voor het resultaat vele malen groter dan bij niet-digitale brainstormsessies.

Verder lezen...

Spilter 5 is een logisch vervolg op Spilter 4. De belangrijkste vernieuwing binnen Spilter 5 is het Dashboard waarbij u data uit sessies kunt vergelijken en visualiseren met widgets. Hierdoor biedt uw data direct meerwaarde voor uw organisatie of opdrachtgever.

Standalone Spiltersessies?
Veel facilitators gebruiken Spilter in de klassieke Versnellingskamer opzet. Kennis en meningen van een groep worden zeer effectief en efficiënt verwerkt door deze te inventariseren, categoriseren en prioriteren. Voor u biedt Spilter 5 bijvoorbeeld een sessiewidget waarin actieve en inactieve sessies zichtbaar zijn. Maar ook een overzicht van alle Spiltergebruikers, een contactenlijst inclusief gegevens, toegang tot antwoorden op alle veel gestelde vragen over de Spiltersoftware en de video’s met betrekking tot de bediening van Spilter. Kortom alle gegevens benodigd voor een goedlopende Spiltersessie, direct zichtbaar op het vernieuwde homescherm.

Of ben je onderdeel van iets groters?
Wanneer Spilter gebruikt wordt in programmatische- of projectvorm dan biedt Spilter 5 meer waarde. In het geval van bijvoorbeeld een medewerkerstevredenheid-onderzoek kunnen besluiten en verbeteringen vergeleken en gevisualiseerd worden: direct in Spilter 5. Het Spilterwidget toont de actuele data uit de sessie(s), waardoor overzicht en de mogelijkheid tot sturing ontstaat. Dit vergroot uw betrokkenheid bij het programma of het project.

Of kijk je met name naar de besluitvorming en uitvoering?
Voor deze toepassing nemen bedrijven of instellingen besluiten die er toe doen. Als voorbeeld een provincie die grote energie-intensieve bedrijven wil ondersteunen in de transformatie naar duurzaam energieverbruik. Besluitvorming dient weloverwogen tot stand te komen en de uitvoering tot in detail gerealiseerd. Het is zeer aannemelijk dat dit programma bestaat uit verschillende projecten. Deze lopen tegelijkertijd en zijn onderling verbonden. Spilterwidgets zorgen hier voor het overzicht en noodzakelijk inzicht.

Spilterwidgets die er toe doen
Spilter helpt u bij het ontwerpen en ontwikkelen van de benodigde widgets, zodat alle informatie – bijvoorbeeld KPI’s en Balanced Scorecards – direct zichtbaar is in een overzichtelijk dashboard. De combinatie van Spiltersoftware en dienstverlening zorgt dus voor optimale programmavoering, besluitvorming en uitvoering zodanig dat de gewenste resultaten behaald worden.

Verder lezen...

Risicoanalyse: brede of smalle inventarisatie

Ik ben Lex van der Loo en heb tot eind 2018 gewerkt bij I-Interim Rijk (IIR). De IIR is een pool van programma- en interimmanagers bij het ministerie van Binnenlandse Zaken, waar we ons voornamelijk met ICT- en organisatievraagstukken bezighouden. We worden uitgeleend aan andere ministeries om leuke en lastige klussen op te knappen. Ik heb de laatste jaren veel gebruik gemaakt van Spilter in allerlei workshops binnen de overheid. Spilter heb ik geïntroduceerd bij IIR en een groepje collega’s werkt van tijd tot tijd met Spilter. Inmiddels ben ik met pensioen bij het ministerie maar nog wel werkzaam als ZZP-er met mijn bedrijf Van der Loo-Consulting.

De afgelopen jaren heb ik risicoanalyses met Spilter uitgevoerd bij verschillende overheidsprojecten en -programma’s. Die bijeenkomsten waren vaak de eerste gestructureerde stappen om risicomanagement op een hoger plan te brengen. In een aantal gevallen was er wel door een enkeling in het project een eerste risico-inventarisatie gedaan; een eerste beeld van één medewerker. Van professioneel risicomanagement was meestal (nog) geen sprake.

Mijn aanpak bestaat uit de volgende stappen:

  • Enkele startgesprekken met de projectmanager (de senior responsable owner (SRO)) en een paar mensen uit zijn directe omgeving;
  • Gevolgd door een voorstel voor de aanpak;
  • Soms is het nodig om een stakeholderanalyse uit te voeren, mede om te bepalen wie betrokken worden bij de initiële risicoanalyse;
  • Dan in elk geval twee bijeenkomsten: een bijeenkomst om de risico’s in beeld te brengen en te classificeren en een bijeenkomst om maatregelen te bedenken. Ik splits die bijeenkomsten bij voorkeur, omdat de mind-set van de deelnemers anders is.
  • Tot slot na de bijeenkomsten steevast een schriftelijke rapportage die ik dan vaak met de opdrachtgever bespreek. Vaak is dan ook iemand aangewezen die in het project verantwoordelijk wordt voor het risicomanagement.

In de voorbereidingsfase sondeer ik bij de SRO wat de dominante opvatting is over het managen van risico’s. Bij veel overheidsorganisaties was dat in het verleden bijna altijd: risico-mijden. Daar komt echter onder invloed van modern leiderschap een kentering in! Ik beschrijf twee varianten:

  1. In het eerste geval is de reflex van de SRO: “Ik wil ALLE risico’s in kaart hebben en afgewogen en voorzien van maatregelen.” (variant 1)
  2. In het tweede geval vindt een zakelijke afweging plaats. De SRO wil dan: “de BELANGRIJKSTE risico’s in beeld hebben en mijn organisatie in een zodanige stand dat we snel kunnen reageren op onvoorzienbare gebeurtenissen.” (variant 2)

 

Hoe zien nu de typische bijeenkomsten er in die twee gevallen uit?

Variant 1: Traditioneel worden bij variant één in een eerste ronde alle denkbare risico’s in beeld gebracht. Vaak meteen gecategoriseerd. Na de inventarisatie volgt steevast een ronde om al die risico’s met de deelnemers te delen. Dat is van belang om ervoor te zorgen dat de beelden over de mogelijke risico’s convergeren. Dat kost meestal veel tijd en vraagt naast enige behendigheid van de facilitator ook een behoorlijk uithoudingsvermogen van de deelnemers. Voordeel hiervan is dat bij de meeste deelnemers vanaf dat moment ook de meeste risico’s wel min of meer in beeld zijn. Voordeel is ook dat alle deelnemers al “hun eieren kwijt kunnen”. Dat is inherent aan de voorbereidingsinstructie aan de deelnemers: “Bedenk mogelijke risico’s die tijdens het project kunnen optreden”.

Na de uitwisseling van de ingevoerde risico’s, worden de risico’s gescoord op kans en impact. Vervolgens wordt gekeken naar kans x impact van hoog naar laag. Dan wordt aan de hand van de spreiding in de scores gesproken over de uiteenlopende beelden die de deelnemers hebben over kans en impact. Doordat veel risico’s besproken worden, blijven de discussies soms wat “aan de oppervlakte”. De SRO wil doorgaans alle (zo veel mogelijk) risico’s bespreken.

Variant 2: In het tweede geval is de instructie aan de deelnemers: “Bedenk maximaal twee grote risico’s die tijdens het project kunnen optreden.” Tijdens de bijeenkomst wordt in een eerste ronde gevraagd om het grootste risico van de twee. Doordat het aantal te bespreken risico’s nu veel kleiner is dan bij variant één is er meer tijd om beelden te delen met de deelnemers en is de diepgang in de discussie ook vaak wat groter.

Na zo’n eerste rond kunnen de deelnemers dan desgewenst in de tweede ronde nog hun tweede grote risico opgeven en herhalen we dezelfde procedure. Mijn ervaring is dat mensen soms op basis van de eerste discussie hun aanvankelijk tweede risico niet meer melden. Na deze twee ronden worden ook hier de risico’s gescoord op kans en impact. De uitkomsten in beide varianten zijn in een tweede sessie voorzien van mitigerende maatregelen.

De vervolgacties in beide varianten zullen gericht zijn op het “in place” krijgen van risicomanagement passend bij de bedrijfscultuur.

Belangrijkste verschillen

In variant 1 ligt de nadruk op prioritering en het periodiek nauwgezet bijwerken van de (meestal) lange lijst van potentiële risico’s en bijbehorende maatregelen. In het project zal deze risicomanager (als rol of als functie, afhankelijk van de omvang van het project) zich vooral moeten richten op het periodiek opnieuw uitvoeren van de brede risicoanalyse (gevoed door de reeds in beheer zijnde risico’s). Deze aanpak hoort bij een organisatie die vooral risicomijdend wil/moet opereren. Ook past hierbij een periodieke rapportage over de status van verschillende risico’s.

In variant 2 ligt de nadruk op het wendbaar houden van de organisatie. De risicomanager moet ervoor zorgen dat de projectorganisatie snel kan schakelen als zich een onvoorzien risico voordoet. De projectmanager moet ervoor zorgen dat de omgeving van het project en vooral de SRO begrijpt hoe risicomanagement hier zijn plaats krijgt. Leidraad hierbij is een beeld dat niet alles te voorzien valt, maar dat je wel klaar kunt zijn om onmiddellijk en gepast op te treden als zich een risico feitelijk voordoet. De risicomanager zal ook hier periodiek opnieuw een risico-inventarisatie moeten uitvoeren.

Als je vaak een risicoanalyse van de variant 1 hebt uitgevoerd is het een leuke uitdaging om – als dat past in de cultuur van de organisatie – eens een variant 2 uit te proberen. Echter altijd in overeenstemming met je opdrachtgever. En met Spilter gaat het aan die kant van de ondersteuning gelukkig nooit mis.

Wil je een keer van gedachten wisselen? 0655887044

Lex van der Loo

Wielstraat 71
6658 BC Beneden Leeuwen
loo@xs4all.nl

Verder lezen...

Strategic Prototyping

Door Mariette van Muijen van ILUMY

Tips geven of tips laten geven
Live, in sessies, zou ik zelf niet snel tips geven. Ik geloof in het potentieel van de groep. Er is zoveel kennis, zoveel ervaring, zoveel denkvermogen in groepen. Als facilitator stel ik liever vragen om dat boven water te krijgen. De kunst is om deelnemers zelf te laten vertellen wat er op het puntje van je facilitatorstong ligt. Dat geweldige idee. Die waarschuwing. Dat typerende voorbeeld waar de kranten net bol van staan.

Prototype je bewijs
Deelnemers komen vaak een sessie binnen met de verwachting te gaan luisteren naar 'de expert'. Gaan automatisch zitten op een stoel. Wachten tot 'het' begint. Dat patroon is natuurlijk ingesleten van jongs af aan. Als je iets wilt leren ben je stil. Luister je. Als je de beurt krijgt geef je antwoord. Zo ging het op school. En mensen willen graag 'bewijs' van een aanpak, van een theorie, van een innovatie. Zeker weten dat het werkt. Dat de investering het waard is. Niks zo erg als weggegooid geld. Of een deuk in je imago. Toch?

Maar is dat bewijs eigenlijk wel te geven? Is er een garantie voor succes?

Nee, geen garanties. Ook al heb je nog zoveel meetings. Schrijf je nog zo'n omvangrijk business plan. Al onderbouw je je theorie met allerlei slim uitziende modelletjes.

Als we willen dat mensen in onze razendsnel veranderende wereld mee blijven doen, nieuwsgierig, vol vertrouwen en kansen benuttend - en niet blijven wachten op bewijs wat toch niet komt - dan hebben we als facilitator de schone taak hen in elke sessie een beetje meer op weg te helpen. Wat het onderwerp van je sessie ook is. Wie de deelnemers ook zijn. In welke context ook.

We willen ze leren:

  • te handelen vanuit purpose, vanuit 'je bedoeling'
  • denkpatronen herkennen en kunnen omzeilen
  • omgaan met verandering, denken in mogelijkheden
  • durven experimenteren, ideeën durven delen
  • ideeën tastbaar maken en testen in de praktijk
  • inzichten delen en learnings verwerken

Bij ILUMY noemen we dat 'prototyping': doen, gaan, uitproberen! En ook: snel falen, niet te lang blijven aanmodderen. Doorgaan! Dat levert behalve een prototype veel energie en samenwerk-pret op én een innovatieve mindset.

Een prototype kan van alles zijn. Zo prototypten we een platform voor patiëntgegevens waarbij de patiënt in de lead is, een washand om veilig te douchen met een baby, een app voor inwoners van Vietnam om beter voorbereid te zijn op overstromingen, nieuwe services voor bezoekers van Schiphol, en nog veel meer.

Maar ook in elke sessie probeer ik onze prototype principes toe te passen.

Prototyping start met purpose
Ik start met "purpose", met de 'why'. Als iemand niet intrinsiek voelt waarom er een stap gezet moet worden heeft het geen zin om verder te gaan. Dan gaat het zowel om de purpose van de organisatie als die van jezelf. Niet altijd een vanzelfsprekende match. En niet zelden komt dat in je sessie pas aan het licht. Het delen en erkennen van de purpose schept direct verbinding. Als het goed is heb je daar bij het ontwerpen van je programma al rekening mee gehouden. Aan het einde zou je deze relatie nog direct kunnen benoemen. Je zult zien dat elk programma onderdeel daardoor meer verdieping krijgt, zelfs als je deze niet expliciet benoemt.

Maak tastbaar en testbaar
Het programma hou ik interactief en creatief. Om het anders denken te stimuleren. Om een ontspannen sfeer te creëren. Laagdrempelig. Een sfeer waarin mensen durven dromen en delen. Waarin gelachen wordt. Liever geen sprekers maar zo veel mogelijk zelf aan de slag. Samen. Doen en maken. Visualiseren. Schetsen, knutselen, bouwen. Het hoeft allemaal niet perfect als een idee maar tot leven komt.

Lukt je om tastbaar te maken wat zich in hoofden afspeelt? Je ziet hoe alles helder wordt. Hoeveel soepeler een gesprek loopt. Zorg dat je voldoende inspirerende middelen en materialen aanbiedt. En hou de sfeer ongedwongen. Dat geeft vertrouwen en enthousiasme. Iedereen kan het!

Inspiratie nodig? Kijk om je heen, van afval tot tekenspullen, van woorden tot plaatjes en van speelgoed (lego!) tot fooddesign, alles is bruikbaar. Meer weten over visualisatie? Lees dan de geweldige boeken van David Sibbet of gebruik de visual templates van zijn bedrijf The Grove www.grove.com/products.php.

Idealiter is bij een sessie de doelgroep aanwezig. Of kun je die een rol geven. Door levensgrote personas. Of een filmpje. Of door een directe connectie via social media. Maar testen kan ook met de groep zelf. Reacties peilen. Kijken of het werkt. Samen verder denken. Ideeën verrijken. Reflecteren.

Faciliteren is een feestje
Als ik dan toch een tip mag geven over je rol als facilitator: maak het leuk voor jezelf!

Zorg dat je in ieder geval zelf een leuke tijd hebt. Stel je voor dat je een feestje geeft en dat je een geweldig programma hebt bedacht. Dat het je vrienden zijn die daar voor je zitten, die je gaat verrassen. Je kan eigenlijk niet wachten om te beginnen. Natuurlijk kan er wat mis gaan en je weet al dat het sowieso anders gaat lopen dan je had bedacht. Maar hee, het zijn je vrienden, die vinden dat niet erg. Hou het relaxed. Gebruik humor. Wees authentiek. Eerlijk als iets anders loopt dan gepland. Deel je gevoel. Maar hou het luchtig. Ik geloof dat mensen in de allereerste plaats een leuke dag willen hebben. En gefaciliteerd willen worden door iemand die ze sympathiek vinden. Dus hou in gedachten:

Have fun!

Als creative consultant helpt Mariette van Muijen kansen spotten, ideeën snel tastbaar en testbaar maken en organisaties enthousiasmeren om innovative playgrounds te worden. Met een geweldig team makers – denkers, designers en developers - om zich heen is geen idee te gek om tot leven te wekken. Meer weten over Strategic Prototyping of ILUMY? Kijk op www.ilumy.com

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Innovatie tool

Spilter wordt breed ingezet. Van Versnellingskamer tot online enquête en van World Café tot stakeholdersanalyse. Dit altijd in de context van een tijdsgebonden project. In het afgelopen jaar hebben wij onze stagiaires gevraagd te onderzoeken op welke manier Spilter ingezet kan worden voor het ondersteunen van een continu proces. Bijvoorbeeld bij het bieden van de mogelijkheid tot ongestructureerd brainstormen binnen een continu verbeterprogramma.

De uitdaging hierbij is dat je niet alleen wilt brainstormen, maar dat je ook meteen een selectie wilt maken tussen de ideeën en ideeën wilt verrijken. De eis die wij hebben meegegeven aan de stagiaires is dan ook dat zonder voorzitter, zonder regels en zonder tijdslimiet op natuurlijke wijze het beste idee, uitgaande van de input van alle deelnemers, omhoog moet komen.

Inmiddels hebben meerdere stagiaires meegewerkt aan het prototype dat wij nu graag met jullie delen. Uit een eerste onderzoek naar de eisen van deze tool kwam naar voren dat de meest toegankelijke interface kenmerken vertoont van veelgebruikte social media. Om deze reden kunnen ideeën een duimpje omhoog (vind ik leuk) en een duimpje omlaag (vind ik niet leuk) krijgen.

Daarnaast kan direct op een idee worden gereageerd, bijvoorbeeld om verduidelijking te vragen. Tevens kunnen zowel reacties als de oorspronkelijke brainstormvraag aangevuld worden met afbeeldingen, documenten en links waardoor een bredere uitwisseling van informatie ontstaat. Ook kunnen ideeën en reacties voorzien worden van tags. Deze tags bieden de mogelijkheid om ideeën van een categorie te voorzien.

Wanneer een grote hoeveelheid ideeën binnenkomt is het handig om deze op verschillende manieren te kunnen sorteren. Bijvoorbeeld op het aantal vind-ik-leuk’s of op het aantal reacties per idee. Deze sorteringen en de mogelijkheid om de ideeën per tag te tonen maakt elke hoeveelheid ideeën behapbaar en eenvoudig door te bladeren. Zo kan elke deelnemer een bijdrage leveren en komt, zonder dat de vraageigenaar hoeft te interveniëren.

Met veel dank aan onze stagiaires: Dennis, Jamie, Noury & Chris.

Als eerste de innovatie tool uitproberen? Meld u aan via info@spilter.nl, blijf op de hoogte en ga er na de zomer mee aan de slag. Iedereen die zich aanmeld voor einde zomer mag de tool gratis gebruiken.

Verder lezen...

Visueel werken met groepen: het nut en een eerste stap

Waar mensen samenkomen wordt meestal veel gepraat. Maar snappen we elkaar ook? Hebben we hetzelfde beeld voor ogen? We hebben het over een hond, maar de een denkt wellicht aan een poedel en de ander aan een Duitse herder. In sessies kiezen we er dan vaak voor om dat beeld te gaan omschrijven, dus nog meer woorden. Wat nou als je terugvalt op iets wat we eerder konden dan lezen en schrijven: tekenen! En ja, dat mag gewoon op niveau kwaliteit kleuterklas. De hersenen worden namelijk actief: als je 20% treffend en duidelijk, maar niet ‘mooi’ tekent, dan vullen de hersenen automatisch de overige 80% in. Een voorbeeld: het tekenen van een slurf is minder dan 20% van de olifant, maar je hersenen snappen direct dat het om een olifant gaat. Tekenen helpt daarmee het onderling begrip te vergroten. En een geruststelling voor wie niet durft te tekenen: het oog kijkt liever naar de imperfectie van de menselijk hand dan het perfecte beeld dat een computer creëert.

Een beeld komt 60.000 keer sneller binnen dan woorden. De koppeling met een steekwoord is soms nodig voor een juiste interpretatie. Mensen voelen zich aangetrokken tot beeld. Niet voor niets is onze wereld zo visueel ingesteld. Het benutten van beeld in je bijeenkomst verhoogt dan ook de betrokkenheid. Het ondersteunt het in het hier en nu zijn van waar de groep aan werkt en het luisteren naar elkaar. Beeld helpt de hersenen verbanden leggen. Daarmee activeer je de samenwerking tussen de linker en rechter hersenhelft. Dat komt niet alleen de creativiteit en de ideeënstroom ten goede. Het visuele ondersteunt het samen leggen van verbanden. Puzzelstukjes vallen op hun plek en samen ga je het totaalplaatje ‘the big picture’ zien en begrijpen.

Door het visueel samenwerken ontstaat er ook een collectief geheugen. Het is immers makkelijker om treffende beelden te onthouden dan een woordenbrij. Dat is ook de kracht van visuele verslagen die in het zicht van deelnemers worden gemaakt: 1 blik erop, maanden later, roept alle elementen van toen weer terug: de inhoud, bepaalde opmerkingen, de sfeer, soms tot in details die zelf niet getekend zijn. Beetje zoals bij het bekijken van fotoboeken. Het kunnen terugvallen op een visueel woordenboek helpt: symbolen, metaforen die treffend zijn voor wat je wilt overbrengen in een bepaalde context. De hoeveelheid cursussen en boeken visual notes, zakelijk tekenen, graphic recording is sterk groeiende. De website ‘www.thenounproject.com’ is een collectieve wikiachtige symbolenbeeldbank ter inspiratie.

Tekenen, leuk! Veel vlieguren maken, nodig! Ok, maar visueel werken met een groep: hoe doe je dat? Daar wordt wel het nodige over geschreven, maar een praktisch visueel werkvormenboek is er niet. Die wil ik nog wel een keer tekenend  (!) schrijven met een visueel maatje. Wat kun je al wel doen? Een aantal voorbeelden om een start te maken:

  • Benut wat al visueel bekend is voor een groep: grafieken, processchema’s, mindmaps, kaartmateriaal, etc. Soms werkt een venndiagram als een simpele eyeopener.
  • Benut wat je zelf al gewend bent om in te zetten, zoals associatiekaarten, het maken van collages, foto- en videomateriaal. Visueel werken draait niet om tekenen alleen.
  • Knutselen met papier, klei, bouwen met lego en andere materialen is visueel werken in 2D/3D. Zelfs (organisatie)opstellingen zijn een vorm van visueel werken.
  • Maak een visuele welkomstflap, waardoor mensen zich nog meer welkom voelen. Die vormt dan gelijk de start van het compacte visuele ‘verslag’ dat iedereen achteraf wel bekijkt. Stimuleer de opdrachtgever die visuele terugkoppeling te maken: foto’s met belangrijke punten uit de sessie. Het activeert het collectieve geheugen en maakt het makkelijker om vervolgstappen te zetten.
  • Maak een visueel programma, zodat iedereen makkelijker volgt waar we zijn in de sessie.
  • Teken een doel op een flap met daarbij het doel van de sessie om aan te kunnen refereren.
  • De verwachtingenbarometer: Teken een halve cirkel met links een rode negatieve, boven een blauwe neutrale en rechts een positieve groene smiley. Vraag de groep: “Wanneer jullie vanavond chagrijnig thuis zitten, omdat je de sessie helemaal niets vond, wat is er dan gebeurd?” Zet dat onder de rode smiley. “Wanneer jullie helemaal happy zijn, is dan het tegenovergestelde gebeurd of is daar meer voor nodig? Zet dat ‘meer’ onder de groene. Wijs de groep erop dat jullie nu weten hoe jullie samen er een geslaagde bijeenkomst van kunnen maken. Aan het eind van de sessie bekijk je de rode punten: voldoet de sessie hieraan? Nee, gelukkig, de sessie is niet mislukt! Benoem wat groene punten en gebruik dan je arm als barometerpijl tussen de blauwe en groene smiley: “Waar zitten we gevoelsmatig?” Alleen het benoemen en visualiseren is vaak voldoende. Soms is er behoefte om ook te benoemen waar het in zit dat de meter anders eindigt dan de deelnemers hoopten, zoals “Blijkbaar wilden we meer dan waar we zelf aan toe waren”.
  • Een portrettengalerij is zinvol bij bijvoorbeeld de start van een nieuw team. Iedereen tekent op een A3 zichzelf in het midden en daar omheen heb je 4 denkbeeldige plekken waar ze aan de hand van 4 invalshoeken iets over zichzelf beantwoorden. Hang ze op, leer elkaar kennen.
  • Gebruik eenvoudige symbolen (cirkels, vierkanten, driehoeken, lijnen) en steekwoorden om tijdens een gesprek verbanden in beeld te brengen op een flipover. Een stokpoppetje met de naam ‘manager Henk’ is wellicht niet mooi, maar wel heel functioneel tijdens een gesprek.
  • Maak bestaande werkvormen visueler. Schrijf niet alleen het woord, maar teken ook een bijpassend symbool of metafoor in het midden van de world café flap. Gebruik kleur en laat de deelnemers met gekleurde dunne stiften schrijven. Dat is extra uitnodigend om mee te doen.
  • Maak gebruik van visuele ‘templates’, van simpel en compact tot meer uitgebreid. Bijvoorbeeld bij een projectevaluatie: iedereen tekent op een A3 een horizontale as in het midden met begin- en eindpunt van het project. Boven en onder de lijn zetten ze individueel stippen voor momenten die zij persoonlijk als hoogte- of dieptepunten hebben ervaren. Die kunnen, maar hoeven niet samen te vallen met mijlpalen uit het project. Verbindt de stippen met een lijn en iedereen heeft een eigen gevoelsgrafiek. Bespreek die in drietallen. De eigenaar vertelt, de anderen mogen alleen verhelderende vragen stellen, dus geen oordeel, geen advies. Zo voelt iedereen zich gehoord.

Voor de visuele inspiratie en ondersteuning bij deze woordenbrij ;-), bekijk mijn portfolio op Pinterest en het voorbeeldendocument visueel werken op Linkedin. Vanwege het zorgen voor veiligheid en vertrouwen in de groep is een groot deel van mijn visuele faciliteerwerk bij de Rijksoverheid niet zichtbaar in sociale media.

Al 10 jaar is Mireille Groet creatief facilitator bij de Rijksoverheid (het Rijksfaciliteernetwerk bekend als ‘de Tigers’). Interdepartementaal stimuleert ze al jaren de samenwerking en professionalisering van de rijksfacilitators, zoals via de KennisCommunity Groepsfacilitatie en de Inspiratieparade Rijk. In 2015 ontdekte ze het fenomeen ‘visual notes’. Sindsdien ontwikkelt ze zich ook als visueel facilitator. Het is haar missie collega’s en stakeholders te helpen maatschappelijke en organisatorische vraagstukken aan te pakken via creatief en visueel denken in alle onderdelen van het proces: van visie tot evaluatie. Voorjaar 2018 heeft ze het Visueel Netwerk Rijk opgezet om gelijkgestemden bijeen te brengen. Als ambassadeur van het Doodle Clubhouse geeft ze wekelijks tekenles aan kinderen van 3 tot 12 jaar in het buurtcentrum op de kinderboerderij en af en toe op de school van haar eigen kinderen. Dankzij haar kinderen is ze zomer 2018 de trotse illustrator van 3 kleurboeken en 1 publicatie voor haar werk.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Energizers voor volwassenen

Houd de aandacht van uw deelnemers vast en haal ze uit hun vaste (denk)patronen.

Energizers zorgen er niet alleen voor dat de deelnemers loskomen en samen lachen maar ook voor het maken van verbindingen tussen de rationele en creatieve hersenhelften van uw deelnemers.

Resultaat: energie in de groep en creatievere input.

1-2-3-Klap-Stamp-Schouderklop - Kost weinig tijd en heeft groot effecttwo_people

  • Maak groepjes van twee personen. Laat de personen met het gezicht tegenover elkaar staan.
  • Laat de twee personen samen tot 3 tellen: Persoon 1 zegt 1, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 zegt 1, persoon 1 zegt 2 etc.Aan het begin worden er fouten gemaakt in het tellen, omdat het verwarrend is. De deelnemers moeten hierom lachen. Als iedereen het ritme te pakken heeft, ga je door naar de volgende stap.
  • Vervang tel 1 door een klap in de handen: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 zegt 2 etc.
  • Vervang tel 2 door een stamp op de grond:Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 zegt 3 etc.
  • Vervang tel 3 door een schouderklop: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 geeft de ander een schouderklop, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 klapt op de schouder van de andere persoon etc.
  • Evalueer: Rond de energizer af door de deelnemers te vragen naar hun ervaringen.

Lees meer over 1-2-3-klap-stamp-schouderklop

Whoosh-hoo-zap-groovalicious freak-out - Maakt de deelnemers weer fris en energiek

  • Vorm samen met de deelnemers staand een cirkel
  • Geef een golf door naar rechts en zeg whoosh. Laat de golf tweemaal rondgaan.
  • Introduceer nu hoo. De ontvanger van de golf zegt Hoo en steeekt beide armen in de lucht. De gever van de golf moet de golf nu de andere richting doorgeven.
  • Introduceer vervolgens zap. De ontvanger van de golf wijst naar een andere persoon in de cirkel en zegt zap. De golf wordt doorgegeven naar de andere persoon, die vervolgens de golf weer de cirkel rond stuurt.
  • Volgende stap: de ontvanger van de golf zegt groovalicious, steekt zijn armen in de lucht, maakt een golfbeweging met zijn handen, gaat door zijn knieën en staat weer op. Iedereen in de cirkel maakt dezelfde groovalicious beweging. Na de groovalicious beweging geeft de ontvanger van de golf deze weer door.
  • Tot slot: de ontvanger van de golf zegt freak out, iedereen zwaait met de handen in de lucht, loopt rond en zoekt een nieuwe plek in de cirkel. Als iedereen weer een nieuwe plek in de cirkel heeft, geeft diegene die de freak out heeft ingezet vervolgens de golf weer door.
  • Rond de oefening af met het uitspreken van de zin ‘na chaos is er weer orde

 

Korte energizers - Weinig beschikbare tijd en toch de deelnemers even losmaken

group_people

  • Vraag alle deelnemers te gaan staan en gezamenlijk een rij te vormen van kleinste schoenmaat tot grootste schoenmaat.
  • Vraag alle deelnemers om een rij te vormen van jongste deelnemer tot oudste deelnemers.
  • Vraag alle deelnemers om op een denkbeeldige landkaart te gaan staan verspreid over de hele zaal, op de plek waar zij geboren zijn.

 

Meer energizers?

Samen tot 10 tellen: korte energizer, geschikt voor zowel kleine als grote groepen.

Fouten maken mag: vrije improvisatie energizer.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

eventsummitOm deze vraag te beantwoorden hebben we op 15 februari jl. de EventSummit in de RAI bezocht. Een congres voor en door professionals binnen de eventbranche. Een complete hal in de RAI vol met iedereen die wat met events doet, van locaties tot concepten en van netwerkbeheer tot AV-leverancier.

Onze interesse lag op het gebied van betrekken van deelnemers tijdens een congres. Niet zozeer de registratie van, maar de interactie met de deelnemers. Wat blijkt: Voor het betrekken van het publiek bij congressen is er veel. Iedere leverancier die zijdelings iets doet met events heeft wel iets in de aanbieding, of werkt met een partij samen. Of het nu de AV-leverancier, de locatie of de dagvoorzitter zelf is.

Die markt is in een snel tempo verzadigd geraakt. Was het een paar jaar geleden Sendsteps die de markt domineerde, nu zijn er tientallen aanbieders. Allemaal met ongeveer dezelfde specificaties maar met andere zwaartepunten. Buzzmasters biedt een facilitator bij de tool aan en de tool van Mentimeter is helemaal zelf te bedienen. Maar het komt allemaal op hetzelfde neer. De ene is juist eenvoudig in de bediening, de andere ziet er geweldig uit en een derde kan weer met PowerPoint communiceren.

Zijn er dan nog bedrijven die zich op een nichemarkt begeven waar wel een grote toegevoegde waarde is voor de deelnemer aan een congres? Eén gevonden. Een bedrijf die naast de basics ervoor kon zorgen dat deelnemers online de presentatie zien van de spreker op hun telefoon of tablet en rechtstreeks notities kunnen maken op de presentatie. Maar ook deze was gericht op één spreker die wat zegt of vraagt en waarmee iedereen individueel kan reageren middels stemming of een open vraag.

Interactie2En als het gaat om echte inhoud, het creëren van meer diepgang in de gesprekken of ophalen van gedragen meningen, wat is er dan op de markt? Voor een echte groepsbrainstorm heb je een GDSS (Group Decision Support Systeem) nodig. Daar is de spoeling wel een stuk dunner. Spilter blijft marktleider en is de enige aanbieder van echte meetingsoftware. Met meetingsoftware kan je ervoor zorgen dat iedere deelnemer echt meedenkt. En kun je gestructureerd met grote groepen aan resultaat werken waarbij de mening van iedere aanwezige geldt.

Wat je ook ziet zijn aanbieders die de beleving van een meeting willen maximaliseren. Denk aan een bedrijf zoals ideeëntheater die houten pop-up tribunes aanbiedt, net weer iets luxer dan de festivalchairs, maar altijd leuker dan standaard stoelen. Of locaties die verder proberen te denken dan zaaltjesverhuurder en meer een concept neer willen zetten. Bijvoorbeeld Mindcenter die zich profileren als locatie waar net alles anders is of verschillende musea waar je in combinatie met een toegangskaartje ook van vergaderen.

Al met al zijn er veel bedrijven die zich richten op grootschalige meetings, werkconferenties of congressen. Meetingsoftware? Als je kijkt naar live-voting en Q&A genoeg. Als je kijkt naar brainstormen, weinig.

Wil u meer weten over de genoemde opties of iemand laten meedenken met uw meeting? Neem contact met ons op, wij koppelen u graag en geven u graag advies.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Opdracht

amelandHet eiland Ameland heeft hoge ambities op het gebied van haar energievoorziening: het eiland wil al in 2020 energieneutraal zijn. Het benodigde energieplan moet een volledige verduurzaming op Ameland mogelijk maken en tegelijkertijd zorgen voor oplossingen die het energienet betaalbaar en betrouwbaar houden. Waar energiestromen slim worden uitgewisseld en indien gewenst ook opgeslagen kunnen worden zodat Ameland ook het energievoorzieningsniveau voor het toerisme kwalitatief en kwantitatief continu op peil kan houden.

In dit proces waren twee belangrijke beslismomenten. Hierin moesten keuzes gemaakt worden met gevolgen tot ver in de toekomst. Deze beslismomenten zijn, door de complexiteit, impact en vele stakeholders in onze Versnellingskamer genomen.

Hoe was de aanpak?

Om de tijd van de genodigden optimaal te benutten is vooraf aan beide Versnellingskamers een online vragenlijst uitgezet. Bij de Versnellingskamers waren circa 20 personen aanwezig. Dit waren vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders die al langere periode betrokken zijn bij het project aangevuld met experts die met een zekere afstand naar het project kijken. Hun rol was om nieuwe inzichten te ventileren en feedback te geven om zo tunnelvisie bij de projectgroep te voorkomen.

De Versnellingskamers waren een combinatie van het gebruik van de Spiltersoftware, brownpapers, post-its en een schaalmodel van het eiland. Individueel de mening geven via de PC werd afgewisseld met in worldcafé opstellingen, in kleine groepen, een mening vast stellen. Alle input werd gedigitaliseerd in Spilter waardoor notulen en alle stappen en afwegingen om te komen tot de keuzes vastgelegd waren. Een zeer belangrijk onderdeel van dit proces.

Wat is met Spilter bereikt?

In de eerste Versnellingskamer is op basis van de input van bewonersavonden, gesprekken met convenantpartners en experts over wat men wel of niet wil, een drietal scenario’s gekozen die de beste invulling gaven aan alle behoeften.

In de tweede Versnellingskamer, 6 maanden later, is naar aanleiding van onderzoeken, haalbaarheidsstudies en impactanalyses door experts van de drie scenario’s, een keuze gemaakt voor één rompscenario. Daarnaast is een concrete tijdsplanning met acties uiteengezet.

Meer weten over Duurzaam Ameland? Ga naar www.duurzaamameland.nl

Opdrachtgever:Convenant partner Duurzaam Ameland
Toepassing:2x Versnellingskamer
Aantal deelnemers:+- 20 per sessie
Duur sessie:2x 1 dag

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Opdracht p3
In gemeente Purmerend staat P3, een pop- en cultuurpodium voor live popmuziek, dance en theater in regio Waterland. P3 is een stichting met een bestuur, een klein deel betaalde staf en een groot aantal vrijwilligers. De gemeente Purmerend subsidieert P3 en wil dat P3 financieel gezonder wordt. Daarnaast is er de wens naar een programmering die beter aansluit bij de inwoners van Purmerend. Spilter is gevraagd voor het opzetten van een aanpak waarin antwoord kan worden gegeven op deze twee vraagstukken.

Hoe was de aanpak?
Na een uitgebreide intake met de gemeente en het bestuur is bepaald welke output exact nodig was om de volgende fase in te gaan. Gezien de verschillende interne zaken die speelde heeft Spilter een inhoudelijk deskundige uit haar netwerk erbij betrokken. Deze heeft veel inhoudelijke kennis en ervaring op het gebied van poppodia en een groot netwerk om te kunnen benchmarken. Gezamenlijk zijn drie sessies ontworpen: een sessie met een divers aantal stakeholders om te kijken welke commerciële kansen zij zien naast de inzet van het poppodium, een sessie gericht op de trends en de programmering met ervaringsdeskundigen uit het hele land en een sessie over de toekomst van P3 met de medewerkers. Tijdens deze laatste sessie zijn de ideeën van de eerste sessie getoetst en uitgewerkt en ook diverse ideeën opgehaald van de medewerkers zelf. Daarnaast zijn er diverse interviews geweest en is er deskresearch uitgevoerd. Gebaseerd op alle verzamelde resultaten is een concreet advies geschreven die de gemeente kon gebruiken bij het maken van de juiste keuzes voor de toekomst van P3. Als bijlage waren de rapporten van de sessie toegevoegd. Hierin zitten veel ideeën waarmee zo zelf direct aan de slag kan.

Wat is bereikt met Spilter?
Vanuit drie verschillende invalshoeken zijn de kennis en meningen van medewerkers en stakeholders, zoals ondernemers uit de omgeving en omwonende, opgehaald, geanalyseerd en gebundeld. Op basis hiervan is een beknopt en onderbouwd rapport geschreven dat een concreet advies aan gemeente Purmerend bevatte met een antwoord op eerder gestelde vragen en meer.

Er is breed opgehaald hoe de deelnemers de aansluiting met de doelgroep zien, wat zij belangrijk vinden in een goede programmering, welke kansen zij zien voor commerciële activiteiten en hoe zij een bruisend P3 voor zich zien. Een grote hoeveelheid informatie die zich onderling versterkt door de diversiteit aan deelnemende partijen. Werken in een Versnellingskamer gaf de deelnemers de gelegenheid om eerst kennis te delen en vervolgens inhoudelijk te discussiëren over het resultaat. Dit werkte voor hen zeer stimulerend, er is vrijuit en veelvoudig antwoord gegeven en gesproken.

Opdrachtgever:Gemeente Purmerend
Toepassing:3x Versnellingskamer
Aantal deelnemers:+- 20 per sessie
Duur sessie:3x 1 dagdeel
In samenwerking met:Joy the Music

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...