Innovatief Brainstormen

 

met de Global Positioning System-techniek van Trendstorm

 

gps brainstorm 4Natuurlijk kunnen we in organisaties en overheden de reguliere digitale brainstormmethode inzetten om snel de kennis en meningen van (grote) groepen mensen te verzamelen. Sinds kort is er echter nog een krachtigere methode ontwikkeld om de toekomst van organisaties te scannen en daar nieuwste ontwikkelingen bij te betrekken: de digitale GPS brainstorm. Bij het gebruik van GPS draaien 24 satellieten om de aarde. Zij bepalen exact waar je bent. Zelf kies je dan de richting die je uit wil. Maar wie bepaalt de koers in een organisatie, businessunit of teams? Eigenlijk willen we graag op een snelle manier, de input en expertise weten van alle stakeholders om de juiste weg te vinden. Iedereen kijkt namelijk vanuit een ander perspectief.

Nog een wezenlijke factor om flexibel in te spelen in nieuwe situaties is om uit te gaan van trends of ontwikkelingen waar de organisatie vandaag voor staat. Trends in jouw branche, jouw organisatie en wellicht ook de maatschappelijke trends. Als we zes trends hebben bepaald, bedenken we er allerlei ideeën bij en stippelen we samen de route uit. Elke trend wordt door iedereen bekeken. We schuiven steeds door naar de volgende trend. Op een halve dag komen we zo tot meer dan 120 ideeën waaruit we, op een zeer democratische manier, de snelle realiseerbare ideeën en de lange termijn ideeën selecteren.

gps brainstorm 8We maken een top drie van elk en zetten die met behulp van een projectfiche om in drie concepten waarmee we aan de slag kunnen. Zo spelen we snel in op de trends en zijn we flexibel en wendbaar. Dit is een vrij nieuwe en gestructureerde maar beproefde manier van brainstormen! Op deze manier genereer je concrete ideeën voor een bepaalde dienst of product voor jouw organisatie. Ontwikkelingen gaan snel. Flexibele organisaties willen graag en zo snel mogelijk op de hoogte gehouden worden over de te varen koers. Tevens wil men ook graag weten waar accenten moeten worden gelegd.

Woonvisie 2016 voor een middelgrote gemeente:

Het was een geslaagde bijeenkomst: met een grote en zeer diverse groep een hele keur aan woonvraagstukken en oplossingen de revue laten passeren, ongekend productief proces. Met simpele oefeningen voor de geest tussendoor, werden we allemaal steeds opnieuw opgeladen om tot het einde toe actief mee te blijven denken en iedereen deed mee.

Visie

Een gemeente wilde een nieuwe woonvisie voor de komende jaren. Samen met alle stakeholders waaronder investeerders, de gemeente zelf, hypotheekverstrekkers, woningcorporaties, architecten en zorgaanbieders  heeft ieder vanuit zijn eigen perspectief  zijn ideeën op tafel kunnen leggen aan de hand van de ontwikkelingen op woongebied. De gemeente was in een recordtijd op de hoogte wat er speelt in de woonplaats en kon de woonvisie moeiteloos schrijven.

Produktieproces

Bij een bedrijf, dat in korte tijd erg is gegroeid, moet de productie omhoog. Er is veel potentieel maar waarschijnlijk wordt niet alles benut. We kijken in één keer naar zes verschillende kanten van het productieproces. De professionals, expert op hun gedeelte van het productieproces, nemen allemaal deel aan deze bijeenkomst. Men is verbaasd als er op sommige plekken nog gewerkt wordt zoals 10 jaar geleden.  In drie en half uur worden veel pijnpunten duidelijk en alleen al door het laaghangend fruit te plukken verbetert het rendement met meer dan 10 %. Men is nu bezig de grotere oplossingen te implementeren waardoor het rendement enorm is verhoogd. Tegelijkertijd zijn er nieuwe concepten voor de toekomst bedacht. 

Aantal personen: 12- tot een veelvoud van 12.

Voordelen:

• snelheid, omdat je voortborduurt op de ideeën van je voorganger worden de ideeën steeds beter

• methode levert in record tijd enorm veel ideeën op

• kruisbestuiving

• men brainstormt constant met z’n tweeën = meest effectief

Nadeel:

• methode levert teveel ideeën op maar daar heeft een goede facilitator dan weer een antwoord op.

Karin Moerkerk
Auteur en GPS brainstorm facilitator: Karin Moerkerk van Inspire Me.
In samenwerking met Spilter is de digitale GPS brainstorm ontwikkelt en vanaf nu beschikbaar.Interesse? Neem contact met ons op!
Verder lezen...

Samen met Publiec heeft Spilter, inmiddels alweer een jaar geleden, de Ringen van invloed gedigitaliseerd tot een handzame en gebruiksvriendelijke tool. De Ringen van invloed zijn een belangrijk onderdeel van de Factor-C methodiek en de tool kan dan ook direct gebruikt worden door Factor-C kenners.

Still 2 - Factor C

 

Factor-C Digitaal vandaag

Bij de lancering van een nieuwe tool zijn de eerste reacties ontzettend belangrijk. Professionals die veelvoudig met de methodiek werken zijn met de tool aan de slag gegaan en hebben ons van feedback voorzien. De eerste opmerkingen waren vooral positief maar de vraag naar een volledig interactief presentatiescherm steeg: de mogelijkheid om actoren te clusteren en aan te passen in de Ringen van invloed. Halverwege het jaar is dan ook een grote update doorgevoerd om aan deze wens te voldoen.

 

 

FactorC_voorbeeld_nieuw

 

Na het inventariseren van de actoren worden deze naar de Ringen van invloed verplaatst, waar deze zijn aan te passen, aan te vullen en te verwijderen. Zo is het presentatiescherm volledig interactief en ook goed werkbaar via een smartboard. Wel kunnen deelnemers zelf nog actoren toevoegen, welke eenvoudig kunnen worden opgehaald in het presentatiescherm. Zo blijft de sessie volledig interactief en draagt iedereen actief bij aan de indeling van de Ringen van invloed.

Op het moment dat alle actoren ingedeeld zijn en de krachtenanalyse compleet is, kan eenvoudig een rapportage worden uitgedraaid. Hierin staan de actoren overzichtelijk in de Ringen van invloed. Deze kunnen vervolgens ingevuld en wel, ingevoegd worden in bijvoorbeeld een nota.

Lees meer over Factor-C Digitaal.

Verder lezen...

Versneld naar gedragen beslissingen

 

Op dit moment werkt een organisatie aan de ontwikkeling van hun strategisch plan voor 2018-2021. Hiervoor wil deze organisatie input ontvangen van haar ketenpartners, klanten en medewerkers. Het kost nogal wat aandacht en capaciteit om dit participatieve proces op poten te zetten en in werking te laten treden. Normaal gesproken trekt een organisatie daarvoor een heel jaar uit. Deze organisatie wil ditmaal de strategie in 6 maanden ontwikkeld en op papier hebben. Het is cruciaal dat zij direct na de zomer kan inspelen op de trends en ontwikkelingen waarop het nieuwe strategische plan is gestoeld. Voor dit participatieve proces dat zij versneld wil uitvoeren, realiseert deze organisatie zich dat het met de huidige infrastructuur van besluitvorming niet gaat lukken. Hoe kan zij de besluitvorming versnellen?

Snelle veranderingen, langzame besluitvorming

De snelheid en complexiteit van veranderingen waarin organisaties uit het bedrijfsleven en ook de overheid zich begeven, is de laatste 10 jaar enorm toegenomen. Dat zal in de toekomst niet anders worden. Organisaties zijn op zoek naar manieren om snel te kunnen reageren op die externe invloeden en veranderingen (zoals economie en concurrentie), zodanig dat zij succesvol blijven. We zien invoering van AGILE werken, portfoliomanagement, zelfsturende teams, DevOps, LEAN enzovoorts.

Je zou denken dat als zij wendbaarheid belangrijk vinden, deze organisaties ook sneller strategische beslissingen nemen. Toch zien we dat het tempo van besluitvorming achter blijft. Enkele redenen die wij vanuit de praktijk ervaren, zijn:

  • Er bestaat veelal een grote afstand tussen besluit en uitvoering en deze kloof maakt genomen besluiten onwerkbaar in de praktijk. Voor besluitvorming heeft de scheiding in denken en doen, oftewel de afstand tussen besluit en uitvoering negatieve invloed op het tempo.
  • Daarnaast staat het traditionele proces van strategische planning goede besluitvorming in de weg. Het eenmaal per 3 jaar maken van strategische keuzes is te statisch. Het lijkt erop dat de interne strategieprocessen in veel organisaties simpelweg niet zijn toegerust om adequaat te reageren op externe gebeurtenissen (bron).

Draagvlak en resultaat

Het is niet altijd gemakkelijk voor elkaar te krijgen om beslissers en uitvoerders bijeen brengen. Participatieve processen staan ook niet bekend als de snelste weg naar resultaat. Echter, wie binnen een organisatie een verandering wil realiseren, heeft daarbij altijd anderen nodig om draagvlak te realiseren. Elke verandering heeft immers impact op de betrokkenen. Complexere veranderopgaven kennen vrijwel altijd een breed scala aan betrokkenen, de zogenaamde stakeholders. Het samenwerken met de betrokkenen vraagt in de eerste plaats om afstemming, besluiten en afspraken. Dat maakt besluitvorming tot het kernproces van iedere verandering.

Helaas verliest men in de praktijk veel tijd en energie in dit proces. Denk aan besluiten die niet of half uitgevoerd worden. Aan plannen die in de la verdwijnen. Aan overleg dat onvoldoende oplevert en bovendien door de betrokkenen als frustrerend wordt ervaren.

decisionbydesign 2Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf hebben het boek Decisions by Design geschreven. Dit is een methode die kan helpen om pragmatisch om te gaan met groepsbesluiten in organisatieverandering. Om een participatieve benadering resultaatgericht te maken. Om van een opgelegde verandering een gedragen toekomst te maken. De kennis en ervaringen van alle betrokkenen worden ingezet voor succesvolle samenwerking die tastbaar wordt in een groepsbesluit met een duurzaam karakter.

Door een transparant besluitvormingsproces en gedistribueerde bevoegdheid zorgt Decisions by Design niet alleen voor verbinding tussen besluit en uitvoering, maar ook voor meer verbinding tussen de betrokkenen en tussen verschillende structuren.

In samenwerking met Spilter heeft Impact Company het besluitvormingsmodel van Decisions by Design gedigitaliseerd. De vier stappen uit het model bieden tezamen een infrastructuur die jou als manager of veranderaar gezamenlijk en interactief met de stakeholders naar cruciale en gedragen beslissingen leidt:

Stap 1: Feiten delen: breng gezamenlijk de huidige situatie in kaart met de kennis die door alle stakeholders wordt ingebracht.

Stap 2: Reflecteren: schep ruimte zodat alle stakeholders de eigen persoonlijke reactie kunnen vormen op de huidige situatie.

Stap 3: Nieuwe inzichten ontdekken: analyseer de feiten en reflecties en onderzoek nieuwe betekenissen of implicaties.

Stap 4: Beslissen: maak tezamen een bewuste keuze.

Deze vier stappen dienen met de gehele groep van stakeholders te worden doorlopen, met zowel de beslissers als de uitvoerders bij elkaar. Spilter biedt digitale ondersteuning bij iedere stap, zodanig dat daarmee snelheid is gewonnen op het proces alsmede op de verslaglegging van besluitvorming.

Zeer binnenkort komt in samenwerking met Spilter het Decisions by Design template uit. Bent u nieuwsgierig naar deze toepassing van Spilter? Breng uw interesse vooral onder onze aandacht!

Marjolijn de graaf

Auteur Marjolijn de Graaf van Impact Company

Verder lezen...