Spilter 5 is een logisch vervolg op Spilter 4. De belangrijkste vernieuwing binnen Spilter 5 is het Dashboard waarbij u data uit sessies kunt vergelijken en visualiseren met widgets. Hierdoor biedt uw data direct meerwaarde voor uw organisatie of opdrachtgever.

Standalone Spiltersessies?
Veel facilitators gebruiken Spilter in de klassieke Versnellingskamer opzet. Kennis en meningen van een groep worden zeer effectief en efficiënt verwerkt door deze te inventariseren, categoriseren en prioriteren. Voor u biedt Spilter 5 bijvoorbeeld een sessiewidget waarin actieve en inactieve sessies zichtbaar zijn. Maar ook een overzicht van alle Spiltergebruikers, een contactenlijst inclusief gegevens, toegang tot antwoorden op alle veel gestelde vragen over de Spiltersoftware en de video’s met betrekking tot de bediening van Spilter. Kortom alle gegevens benodigd voor een goedlopende Spiltersessie, direct zichtbaar op het vernieuwde homescherm.

Of ben je onderdeel van iets groters?
Wanneer Spilter gebruikt wordt in programmatische- of projectvorm dan biedt Spilter 5 meer waarde. In het geval van bijvoorbeeld een medewerkerstevredenheid-onderzoek kunnen besluiten en verbeteringen vergeleken en gevisualiseerd worden: direct in Spilter 5. Het Spilterwidget toont de actuele data uit de sessie(s), waardoor overzicht en de mogelijkheid tot sturing ontstaat. Dit vergroot uw betrokkenheid bij het programma of het project.

Of kijk je met name naar de besluitvorming en uitvoering?
Voor deze toepassing nemen bedrijven of instellingen besluiten die er toe doen. Als voorbeeld een provincie die grote energie-intensieve bedrijven wil ondersteunen in de transformatie naar duurzaam energieverbruik. Besluitvorming dient weloverwogen tot stand te komen en de uitvoering tot in detail gerealiseerd. Het is zeer aannemelijk dat dit programma bestaat uit verschillende projecten. Deze lopen tegelijkertijd en zijn onderling verbonden. Spilterwidgets zorgen hier voor het overzicht en noodzakelijk inzicht.

Spilterwidgets die er toe doen
Spilter helpt u bij het ontwerpen en ontwikkelen van de benodigde widgets, zodat alle informatie – bijvoorbeeld KPI’s en Balanced Scorecards – direct zichtbaar is in een overzichtelijk dashboard. De combinatie van Spiltersoftware en dienstverlening zorgt dus voor optimale programmavoering, besluitvorming en uitvoering zodanig dat de gewenste resultaten behaald worden.

Verder lezen...

Risicoanalyse: brede of smalle inventarisatie

Ik ben Lex van der Loo en heb tot eind 2018 gewerkt bij I-Interim Rijk (IIR). De IIR is een pool van programma- en interimmanagers bij het ministerie van Binnenlandse Zaken, waar we ons voornamelijk met ICT- en organisatievraagstukken bezighouden. We worden uitgeleend aan andere ministeries om leuke en lastige klussen op te knappen. Ik heb de laatste jaren veel gebruik gemaakt van Spilter in allerlei workshops binnen de overheid. Spilter heb ik geïntroduceerd bij IIR en een groepje collega’s werkt van tijd tot tijd met Spilter. Inmiddels ben ik met pensioen bij het ministerie maar nog wel werkzaam als ZZP-er met mijn bedrijf Van der Loo-Consulting.

De afgelopen jaren heb ik risicoanalyses met Spilter uitgevoerd bij verschillende overheidsprojecten en -programma’s. Die bijeenkomsten waren vaak de eerste gestructureerde stappen om risicomanagement op een hoger plan te brengen. In een aantal gevallen was er wel door een enkeling in het project een eerste risico-inventarisatie gedaan; een eerste beeld van één medewerker. Van professioneel risicomanagement was meestal (nog) geen sprake.

Mijn aanpak bestaat uit de volgende stappen:

  • Enkele startgesprekken met de projectmanager (de senior responsable owner (SRO)) en een paar mensen uit zijn directe omgeving;
  • Gevolgd door een voorstel voor de aanpak;
  • Soms is het nodig om een stakeholderanalyse uit te voeren, mede om te bepalen wie betrokken worden bij de initiële risicoanalyse;
  • Dan in elk geval twee bijeenkomsten: een bijeenkomst om de risico’s in beeld te brengen en te classificeren en een bijeenkomst om maatregelen te bedenken. Ik splits die bijeenkomsten bij voorkeur, omdat de mind-set van de deelnemers anders is.
  • Tot slot na de bijeenkomsten steevast een schriftelijke rapportage die ik dan vaak met de opdrachtgever bespreek. Vaak is dan ook iemand aangewezen die in het project verantwoordelijk wordt voor het risicomanagement.

In de voorbereidingsfase sondeer ik bij de SRO wat de dominante opvatting is over het managen van risico’s. Bij veel overheidsorganisaties was dat in het verleden bijna altijd: risico-mijden. Daar komt echter onder invloed van modern leiderschap een kentering in! Ik beschrijf twee varianten:

  1. In het eerste geval is de reflex van de SRO: “Ik wil ALLE risico’s in kaart hebben en afgewogen en voorzien van maatregelen.” (variant 1)
  2. In het tweede geval vindt een zakelijke afweging plaats. De SRO wil dan: “de BELANGRIJKSTE risico’s in beeld hebben en mijn organisatie in een zodanige stand dat we snel kunnen reageren op onvoorzienbare gebeurtenissen.” (variant 2)

 

Hoe zien nu de typische bijeenkomsten er in die twee gevallen uit?

Variant 1: Traditioneel worden bij variant één in een eerste ronde alle denkbare risico’s in beeld gebracht. Vaak meteen gecategoriseerd. Na de inventarisatie volgt steevast een ronde om al die risico’s met de deelnemers te delen. Dat is van belang om ervoor te zorgen dat de beelden over de mogelijke risico’s convergeren. Dat kost meestal veel tijd en vraagt naast enige behendigheid van de facilitator ook een behoorlijk uithoudingsvermogen van de deelnemers. Voordeel hiervan is dat bij de meeste deelnemers vanaf dat moment ook de meeste risico’s wel min of meer in beeld zijn. Voordeel is ook dat alle deelnemers al “hun eieren kwijt kunnen”. Dat is inherent aan de voorbereidingsinstructie aan de deelnemers: “Bedenk mogelijke risico’s die tijdens het project kunnen optreden”.

Na de uitwisseling van de ingevoerde risico’s, worden de risico’s gescoord op kans en impact. Vervolgens wordt gekeken naar kans x impact van hoog naar laag. Dan wordt aan de hand van de spreiding in de scores gesproken over de uiteenlopende beelden die de deelnemers hebben over kans en impact. Doordat veel risico’s besproken worden, blijven de discussies soms wat “aan de oppervlakte”. De SRO wil doorgaans alle (zo veel mogelijk) risico’s bespreken.

Variant 2: In het tweede geval is de instructie aan de deelnemers: “Bedenk maximaal twee grote risico’s die tijdens het project kunnen optreden.” Tijdens de bijeenkomst wordt in een eerste ronde gevraagd om het grootste risico van de twee. Doordat het aantal te bespreken risico’s nu veel kleiner is dan bij variant één is er meer tijd om beelden te delen met de deelnemers en is de diepgang in de discussie ook vaak wat groter.

Na zo’n eerste rond kunnen de deelnemers dan desgewenst in de tweede ronde nog hun tweede grote risico opgeven en herhalen we dezelfde procedure. Mijn ervaring is dat mensen soms op basis van de eerste discussie hun aanvankelijk tweede risico niet meer melden. Na deze twee ronden worden ook hier de risico’s gescoord op kans en impact. De uitkomsten in beide varianten zijn in een tweede sessie voorzien van mitigerende maatregelen.

De vervolgacties in beide varianten zullen gericht zijn op het “in place” krijgen van risicomanagement passend bij de bedrijfscultuur.

Belangrijkste verschillen

In variant 1 ligt de nadruk op prioritering en het periodiek nauwgezet bijwerken van de (meestal) lange lijst van potentiële risico’s en bijbehorende maatregelen. In het project zal deze risicomanager (als rol of als functie, afhankelijk van de omvang van het project) zich vooral moeten richten op het periodiek opnieuw uitvoeren van de brede risicoanalyse (gevoed door de reeds in beheer zijnde risico’s). Deze aanpak hoort bij een organisatie die vooral risicomijdend wil/moet opereren. Ook past hierbij een periodieke rapportage over de status van verschillende risico’s.

In variant 2 ligt de nadruk op het wendbaar houden van de organisatie. De risicomanager moet ervoor zorgen dat de projectorganisatie snel kan schakelen als zich een onvoorzien risico voordoet. De projectmanager moet ervoor zorgen dat de omgeving van het project en vooral de SRO begrijpt hoe risicomanagement hier zijn plaats krijgt. Leidraad hierbij is een beeld dat niet alles te voorzien valt, maar dat je wel klaar kunt zijn om onmiddellijk en gepast op te treden als zich een risico feitelijk voordoet. De risicomanager zal ook hier periodiek opnieuw een risico-inventarisatie moeten uitvoeren.

Als je vaak een risicoanalyse van de variant 1 hebt uitgevoerd is het een leuke uitdaging om – als dat past in de cultuur van de organisatie – eens een variant 2 uit te proberen. Echter altijd in overeenstemming met je opdrachtgever. En met Spilter gaat het aan die kant van de ondersteuning gelukkig nooit mis.

Wil je een keer van gedachten wisselen? 0655887044

Lex van der Loo

Wielstraat 71
6658 BC Beneden Leeuwen
loo@xs4all.nl

Verder lezen...

3 projectfases geschikt voor een Versnellingskamer

Dankzij de vele mogelijkheden van beslissingen nemen binnen een Versnellingskamer is de inzet relevant in diverse fases binnen een project. Ieder moment waarop het projectteam samenkomt en met de input van alle leden een beslissing wil nemen, biedt de Versnellingskamer voordelen. Iedereen draagt (anoniem) bij, elke mening weegt even zwaar en de structuur binnen een Versnellingskamer zorgt voor een focus op de inhoud en sluit afleiding door randzaken uit. In deze drie fases van een project maakt de inzet van een Versnellingskamer echt het verschil. Niet alleen in tijdsbesparing maar ook daadwerkelijk in beter resultaat.

Projectdoelstellingen bepalen

Voordelen Versnellingskamer:

  • Draagvlak: Gestructureerd naar breed gedragen doelstellingen
  • Tijdsbesparing: Binnen één dagdeel drie tot vijf concrete doelstellingen
  • Gelijkheid: Ieders belang wordt meegenomen bij de formulering van de doelstellingen

Gezamenlijk start je met wat iedere betrokkenen belangrijk vindt en werk je toe naar breed gedragen doelstellingen. Daarnaast is tijdens de sessie ruimte voor ieders belang, worden tegenstellingen uitgesproken, denkt men groepsgewijs in oplossingen en komt men gezamenlijk tot de top drie/vijf. Naast het formuleren van doelstellingen levert de sessie de belangrijkste randvoorwaarden voor het behalen van de doelstellingen en de impact van mogelijke scope-wijzigingen op. In het rapport zijn alle stappen om te komen tot de feitelijke doelstellingen overzichtelijk weergegeven. Alle meningen zijn inzichtelijk, waardoor altijd terug te lezen is waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

Stakeholders in kaart brengen

Voordelen Versnellingskamer:

  • Tijdsbesparing: Vooraf online belanghebbenden en betrokken stakeholders inventariseren
  • Compleet overzicht: Binnen één dagdeel de stakeholders compleet in kaart gebracht
  • Iedereen op de hoogte: Alle projectleden zijn volledig op de hoogte van alle stakeholders, hun belangen en waar rekening mee moet worden gehouden per stakeholder

Omdat binnen een Versnellingskamer gewerkt wordt met een digitaal systeem, kan de software ook vooraf online worden ingeschakeld om alle projectleden op een eigen moment te laten nadenken over de betrokken stakeholders. Zij kunnen daarnaast op ieder moment stakeholders aanvullen, maar ook inzien welke stakeholders al door andere projectleden zijn ingevoerd. Dit brengt niet alleen tijdsbesparing met zich mee, maar zorgt ook voor een zeer volledig beeld van de stakeholders.

Projectevaluatie

Voordelen Versnellingskamer:

  • Iedereen betrekken: Door discussie af te wisselen met digitaal werken, kan iedereen zijn of haar mening kwijt, desgewenst anoniem.
  • Structuur: De structuur ligt vooraf vast in de Versnellingskamersoftware, waardoor randzaken daadwerkelijk randzaken blijven en niet alle tijd vullen tijdens een evaluatie.

Binnen een Versnellingskamer kunnen alle projectleden rustig hun hart luchten. De software biedt hen de mogelijkheid om anoniem hun meningen te geven. Dit zorgt voor een open en eerlijke projectevaluatie. Men wil graag de successen delen maar ook de onderdelen bespreken die minder soepel zijn verlopen. Binnen een goed ingerichte sessie kan direct een vertaling gemaakt worden naar hoe het in de toekomst beter kan gaan. Zo is elke projectevaluatie niet alleen maar een ‘moetje’ maar levert het ook uitgesproken verbeterpunten op. Die dankzij het karakter van de Versnellingskamer ook door alle projectleden gedragen worden.

Lees meer over de Versnellingskamer met Spilter.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

5 meest gemaakte fouten bij een Versnellingskamer - en hoe deze te voorkomen

Het organiseren en begeleiden van een Versnellingskamer omvat altijd een gedegen voorbereiding. Toch zijn er diverse valkuilen waar zelfs ervaren procesbegeleiders nog wel eens intrappen. Om het beste resultaat te halen tijdens uw Versnellingskamer delen we deze 5 meest gemaakte fouten met u én geven we tips om deze te voorkomen.

#1 Te digitaal
De grootste valkuil bij het organiseren van een Versnellingskamer is wanneer het gehele proces te digitaal wordt ingestoken. Dit houdt in dat deelnemers steeds bezig zijn met het invoeren van antwoorden en continu achter hun scherm zitten. Wanneer het systeem correct wordt ingezet ontstaat juist meer ruimte voor een echt inhoudelijke discussie. Het grote voordeel van een vraagstuk bespreken of een besluit nemen in een Versnellingskamer versus analoog, is dat er geen tijd wordt verspild aan het vaststellen waar men het al over eens is of welke onderwerpen minder van belang zijn.

TIP: Gebruik het systeem om verschillen en overeenkomsten helder te krijgen en ga vervolgens in gesprek over de belangrijkste meningsverschillen.

#2 Te kleine ruimte
De ruimte waarin het groepsproces plaatsvindt is essentieel voor de betrokkenheid van de deelnemers. Een inspirerende ruimte die de creativiteit bevordert is echter niet altijd voor handen. De meest gemaakte fout is echter genoegen nemen met een (te) kleine ruimte. Kleine ruimtes worden muf, voelen benauwd aan wanneer emoties oplopen en beperken de bewegingsvrijheid van de deelnemers. Te lang in kleine ruimtes zitten zorgt er ook voor dat de deelnemer weinig zuurstof tot hun beschikking hebben dat gaat altijd ten koste van de energie in de groep. Ook wil je de mogelijkheid hebben om zowel individueel als in (kleine) groepen te werken.

TIP: Voor de hand liggend, maar moet toch gezegd worden: reserveer tijdig een ruimte. Tel altijd 2 á 4 mensen bij het aantal deelnemers op, zodat u zeker bent van voldoende ruimte en de deelnemers comfortabel achter hun device kunnen plaatsnemen.

#3 Systeem is leidend in de aanpak
Met name wanneer men een van de eerste keren met een Versnellingskamer werkt, wordt deze fout gemaakt. Omdat het systeem zoveel mogelijkheden heeft, kan het voorkomen dat een facilitator doorschiet in het aantal vragen en analyses dat zij voorleggen aan de deelnemers. Ook wordt de sessie dan ontworpen op mogelijkheden van het systeem. De Versnellingskamer software is echter ondersteunend net zoals een stift of whiteboard dat kan zijn. Combineer de Versnellingskamer met andere werkvormen.

TIP: Bereid een sessie voor een Versnellingskamer voor, zoals u ook een analoge sessie zou voorbereiden. Welke werkvormen wil ik gebruiken, hoe ga ik de deelnemers betrekken, welke input heb ik nodig enzovoorts. Maak vervolgens de vertaling naar het systeem. Op welke momenten kan de Versnellingskamer ondersteunend zijn, waar biedt het meerwaarde en op welke momenten gebruik ik het niet.

#4 Verkeerde devices
Voor een Versnellingskamer zijn er diverse keuzes te maken in de te gebruiken devices. U kunt ervoor kiezen om deelnemers hun eigen device mee te laten nemen of u zorgt zelf voor voldoende devices. Welke u kiest, tablets, chromebooks, laptops, kunt u het beste laten afhangen van de sessie zelf.

TIP: Vraagt u veel om toegelichte meningen, oftewel moeten deelnemers veel typen? Kies dan voor laptops. Typen op kleine toetsenbordjes of tablets is goed te doen bij korte antwoorden, maar wordt oncomfortabel bij langere teksten. Maakt u vooral gebruik van (score)analyses? Dan is een tablet of chromebook het meest handzaam. Deelnemers kunnen het touchscreen gebruiken en het device in handen nemen. En ook als u in kleine groepjes werkt is een chromebook of Ipad wel zo makkelijk.

#5 Geen onafhankelijke facilitator
Voor het gedegen kunnen begeleiden van een proces is een zekere mate van onafhankelijkheid nodig. Het voelt logisch om als betrokken projectleider ook de belangrijke trajecten te begeleiden die in een Versnellingskamer worden behandeld. Echter wanneer een facilitator zelf inhoudelijk betrokken is bij een project, ontstaat ruimte voor oordeel. En een facilitator van een Versnellingskamer moet juist ver weg blijven van het beoordelen van de geleverde input.

TIP: Vraag een collega facilitator of een externe facilitator om uw Versnellingskamer te begeleiden. Zo krijgt u gegarandeerd een effectiever en efficiënter proces en een door het hele team gedragen resultaat.

 

3 projectfases geschikt voor een Versnellingskamer

Dankzij de vele mogelijkheden van beslissingen nemen binnen een Versnellingskamer is de inzet relevant in diverse fases binnen een project. Ieder moment waarop het projectteam samenkomt en met de input van alle leden een beslissing wil nemen, biedt de Versnellingskamer voordelen. Lees meer.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...
Randvoorwaarden brainstormen

Randvoorwaarden bij brainstormen

Organiseert u binnenkort een brainstorm? Dan denkt u wellicht niet direct aan het opstellen van randvoorwaarden. Creativiteit moet immers ongeremd kunnen stromen, toch? Ja, zeker! Deze randvoorwaarden zorgen er juist voor dat deelnemers elkaar kunnen inspireren en gezamenlijk tot écht goede ideeën komen. Ideeën die daadwerkelijk het verschil kunnen maken voor uw bedrijf. Met deze vijf randvoorwaarden brainstormt u creatief naar succesvol resultaat.

  1. Diversiteit deelnemers

Onafhankelijk van het aantal deelnemers is het van belang om voldoende diversiteit binnen uw brainstormgroep te hebben. Mensen van verschillende achtergronden en met een andere kijk op de zaken kunnen juist gezamenlijk tot innovatieve ideeën komen. Elke keer in hetzelfde team brainstormen kan ervoor zorgen dat deelnemers in een rol vervallen of dat hiërarchie een rol gaat spelen.

  1. Open denk modus

Voor een creatieve brainstorm is het belangrijk dat elke deelnemer zich mentaal openstelt. Benadruk vooraf enkele belangrijke ‘spelregels’: geef geen kritiek: niet op elkaars ideeën maar ook niet op die van uzelf. Wie weet wat er door uw idee, bij uw collega in het hoofd komt.
Streef naar kwantiteit, alle ideeën mogen worden ingebracht, hoe meer ideeën, des te groter de kans op variatie en uiteindelijk op hét idee. Geef niet te snel op! Wilde, gekke, bijna onmogelijke ideeën zijn allemaal toegestaan. Verloopt het wat chaotisch? Dat is juist goed, zorg wel dat de ideeën worden genoteerd.
Wanneer het is gelukt om zonder kritiek, out of the box en zoveel mogelijk ideeën te bedenken, zorg dan dat er voldoende mogelijkheden en ruimte is om op elkaars ideeën door te brainstormen. Het mooie van heel wilde en gekke ideeën is dat deze regelmatig leiden tot een nieuw, spannend én haalbaar idee.

  1. Gebruik energizers

Merkt u dat de energie in de groep wat inzakt, deelnemers zich geremd voelen of dat er toch wat sprake is van hiërarchie? Gebruik een energizer. Energizer zorgen er niet alleen voor dat iedereen weer even in beweging komt, maar verbeteren ook de sfeer in de groep. Daarnaast zijn er veel verschillende energizers, ook hele korte die net even wat nieuwe energie in de groep brengen. De beste energizers hebben we voor u op een rij gezet.

  1. De brainstormvraag

Over welk onderwerp er gebrainstormd gaat worden is over het algemeen voor de deelnemers wel duidelijk. Maar het formuleren van een goede brainstormvraag is nog wel eens een uitdaging. Merkt u dat er meerdere vragen ontstaan? Splits deze dan op in verschillende brainstormsessies. Stel vooraf op wat u als einddoel voor ogen heeft en formuleer op basis hiervan de vraag.

  1. De brainstormruimte

Voor een creatieve en open brainstorm is een bijpassende ruimte ontzettend belangrijk. Let hierbij ook op de aanwezigheid van airco bij warm weer en het kunnen open zetten van ramen bij gebrek aan frisse lucht. Niks werkt een brainstorm zo tegen als een broeierige, muffe ruimte. Daarnaast is het goed om deelnemers in een voor hen onbekende ruimte te plaatsen, zodat zij nieuwe prikkels krijgen.

Verdere inspiratie nodig? Lees hier welke brainstormtechnieken er allemaal mogelijk zijn!

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Energizers voor volwassenen

Houd de aandacht van uw deelnemers vast en haal ze uit hun vaste (denk)patronen.

Energizers zorgen er niet alleen voor dat de deelnemers loskomen en samen lachen maar ook voor het maken van verbindingen tussen de rationele en creatieve hersenhelften van uw deelnemers.

Resultaat: energie in de groep en creatievere input.

1-2-3-Klap-Stamp-Schouderklop - Kost weinig tijd en heeft groot effecttwo_people

  • Maak groepjes van twee personen. Laat de personen met het gezicht tegenover elkaar staan.
  • Laat de twee personen samen tot 3 tellen: Persoon 1 zegt 1, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 zegt 1, persoon 1 zegt 2 etc.Aan het begin worden er fouten gemaakt in het tellen, omdat het verwarrend is. De deelnemers moeten hierom lachen. Als iedereen het ritme te pakken heeft, ga je door naar de volgende stap.
  • Vervang tel 1 door een klap in de handen: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 zegt 2 etc.
  • Vervang tel 2 door een stamp op de grond:Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 zegt 3 etc.
  • Vervang tel 3 door een schouderklop: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 geeft de ander een schouderklop, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 klapt op de schouder van de andere persoon etc.
  • Evalueer: Rond de energizer af door de deelnemers te vragen naar hun ervaringen.

Lees meer over 1-2-3-klap-stamp-schouderklop

Whoosh-hoo-zap-groovalicious freak-out - Maakt de deelnemers weer fris en energiek

  • Vorm samen met de deelnemers staand een cirkel
  • Geef een golf door naar rechts en zeg whoosh. Laat de golf tweemaal rondgaan.
  • Introduceer nu hoo. De ontvanger van de golf zegt Hoo en steeekt beide armen in de lucht. De gever van de golf moet de golf nu de andere richting doorgeven.
  • Introduceer vervolgens zap. De ontvanger van de golf wijst naar een andere persoon in de cirkel en zegt zap. De golf wordt doorgegeven naar de andere persoon, die vervolgens de golf weer de cirkel rond stuurt.
  • Volgende stap: de ontvanger van de golf zegt groovalicious, steekt zijn armen in de lucht, maakt een golfbeweging met zijn handen, gaat door zijn knieën en staat weer op. Iedereen in de cirkel maakt dezelfde groovalicious beweging. Na de groovalicious beweging geeft de ontvanger van de golf deze weer door.
  • Tot slot: de ontvanger van de golf zegt freak out, iedereen zwaait met de handen in de lucht, loopt rond en zoekt een nieuwe plek in de cirkel. Als iedereen weer een nieuwe plek in de cirkel heeft, geeft diegene die de freak out heeft ingezet vervolgens de golf weer door.
  • Rond de oefening af met het uitspreken van de zin ‘na chaos is er weer orde

 

Korte energizers - Weinig beschikbare tijd en toch de deelnemers even losmaken

group_people

  • Vraag alle deelnemers te gaan staan en gezamenlijk een rij te vormen van kleinste schoenmaat tot grootste schoenmaat.
  • Vraag alle deelnemers om een rij te vormen van jongste deelnemer tot oudste deelnemers.
  • Vraag alle deelnemers om op een denkbeeldige landkaart te gaan staan verspreid over de hele zaal, op de plek waar zij geboren zijn.

 

Meer energizers?

Samen tot 10 tellen: korte energizer, geschikt voor zowel kleine als grote groepen.

Fouten maken mag: vrije improvisatie energizer.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Help! Mijn brainstorm was te succesvol

Je hebt een ontzettend leuke en productieve dag achter de rug. Er is gelachen, genetwerkt maar bovenal hard gewerkt. Samen hebben jullie gebrainstormd over verbeteringen, nieuwe samenwerkingen en innovaties met als resultaat maar liefst 1500 ideeën. Maar wat nu? Je wilt immers wel echt iets met de input doen, zodat het positieve gevoel van de bijeenkomst blijft hangen. En zodat medewerkers zich betrokken blijven voelen bij de stijgende lijn van het bedrijf. Wij bieden je hierbij drie bewezen methodes voor het succesvol verwerken van de opgehaalde input én het vasthouden van die positieve vibe bij jouw medewerkers.

1. Plak de ideeën op een grote centrale muur in de gang van jouw organisatie en laat deze een week lang hangen. Vraag al je medewerkers om in het voorbij gaan, bijvoorbeeld tijdens het koffie halen of tussen meetings door, om de ideeën te bekijken en zodra ze een idee zien die past bij een ander deze te verplaatsen naar elkaar. Hierbij ontstaan op een natuurlijke wijze clusters van ideeën met elk hun eigen categorie en vermindert het aantal ideeën naar een behapbaar aantal welke je gegarandeerd kan uitvoeren.
Voordeel: De brainstorm blijft leven onder al je medewerkers + het betrekt diegene die onverhoopt niet aanwezig konden zijn.
Nadeel: Deze aanpak brengt het risico met zich mee dat slechts een klein deel van je medewerkers mee doet, waardoor er geen gedefinieerd einde is.

succesvol_brainstormen1

2. Vraag een aantal, bijvoorbeeld 15 medewerkers, om ambassadeur te worden. Stel hen in de gelegenheid om in kleinere teams zo’n 500 ideeën te clusteren en een globale categorie toe te kennen aan elke clustering. Organiseer vervolgens een integratie-sessie waarbij alle ambassadeurs de gevonden categorieën bespreken en samenvoegen. Ook hiermee ontstaan op een natuurlijke wijze, breed gedragen categorieën die je zichtbaar kunt gaan uitvoeren.
Voordeel: Met deze methode creëer je gedreven ambassadeurs die andere medewerkers met hun enthousiasme over het proces op de hoogte houden en medewerkers die eigenaarschap voelen voor bepaalde categorieën.
Nadeel: Het vraagt wel een investering in tijd van een aantal van je medewerkers, het is belangrijk hen de ruimte te gunnen te discussiëren en overleggen over de categorieën.

succesvol_brainstormen2

3. Bepaal onafhankelijk van de geleverde input categorieën waar je mee verder wilt werken. Voorbeelden zijn: out-of-the-box ideeën, laag hangend fruit, wat levert de meeste omzet enzovoorts. Laat vervolgens enkele medewerkers de ideeën verdelen over deze categorieën en kies een categorie waarmee je medewerkers aan de slag gaan.
Voordeel: Met deze methode werk je snel naar resultaat en kan je zo goed als direct aan de slag met het realiseren van enkele ideeën.
Nadeel: Ten eerste moeten degene die categoriseren veel af weten van het bedrijf en ten tweede wordt op deze wijze geen eigenaarschap gecreëerd.

Alle drie de werkwijzen kunnen zowel op analoge wijze als met Spilter worden uitgevoerd. Met de Spilter tool heb je de brainstormideeën vanaf het begin digitaal. Bij de eerste methode print je de ideeën uit op herpositioneerbare stickers, na het categoriseren scan je ze weer eenvoudig in met de Spilter app. Lees meer over digitaal brainstormen.

 

5 randvoorwaarden bij brainstormen

Organiseert u binnenkort een brainstorm? Dan denkt u wellicht niet direct aan het opstellen van randvoorwaarden. Creativiteit moet immers ongeremd kunnen stromen, toch? Ja, zeker! Deze randvoorwaarden zorgen er juist voor dat deelnemers elkaar kunnen inspireren en gezamenlijk tot écht goede ideeën komen. Ideeën die daadwerkelijk het verschil kunnen maken voor uw bedrijf. Met deze vijf randvoorwaarden brainstormt u creatief naar succesvol resultaat.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

tips-graphicIn dit blog delen ervaren, professionele facilitators uit ons netwerk tips voor faciliteren. Concrete tips die u direct kunt gebruiken. Of u nu af en toe als facilitator optreedt of het proces begeleidt binnen uw eigen team, met deze tips wordt uw meeting gegarandeerd beter.

En dat is precies waar Spilter voor staat: Make Better Meetings.

 

Edwin de Graaf van Impact Company heeft een heldere tip: Schep ruimte in je sessie om te reflecteren.

Het bereik van wat we denken en doen wordt begrensd door wat we niet opmerken en omdat we niet opmerken dat we niet opmerken kunnen we weinig veranderen totdat we opmerken dat niet opmerken ons denken en doen bepaalt (Goleman, 1998).

Deze tip gaat over het belang van reflecteren in sessies waarin men toewerkt naar een groepsbesluit. Hoe fijn is het wanneer je merkt dat je op cruciale momenten tijdens een verandertraject de belangrijke stakeholders bijeen hebt en dan echt een doorbraak weet te bereiken in het bedenken van de juiste stappen en oplossingen. En dat alle stakeholders zich werkelijk verbinden aan die stappen en oplossingen. En daar gaat het uiteindelijk om: die verbinding! Daar bedoel ik mee dat mensen echt de verandering begrijpen, welk gedrag van hen verwacht wordt en de verantwoordelijkheid nemen voor hun rol in die verandering. Men heeft niet alleen hoofd maar zeker ook hart voor de zaak gekregen.

Bij reflectie geef je aandacht aan ieders persoonlijke reactie op het verandervraagstuk. Door ruimte te scheppen voor reflectie stel je mensen in staat meer betrokken te worden bij het te nemen besluit.

Wat levert reflecteren op?
Door te reflecteren en persoonlijke reacties te ontlokken, ontstaat een verrijkt beeld van ieders verhouding tot het vraagstuk. Primaire reacties en houdingen geven een indicatie over de mate van veranderkracht of inspanning die men aan de besluitvorming wil leveren. Door te reflecteren word je je ervan bewust wat belangrijk is voor jou. Reflectie vergroot het begrip en het inzicht in de huidige situatie. Dit vergroot het leervermogen en dat is nodig voor het nemen van gedragen besluiten. En gedragen besluiten zorgen op hun beurt voor verankering van veranderingen.

Hoe pas je reflecteren toe in een sessie?
Je stelt vragen die een onmiddellijke persoonlijke reactie op de huidige situatie oproepen. Dit kunnen emoties, gevoelens, verborgen beelden en associaties zijn.

Voorbeeldvragen:
- Wat verraste je?
- Waar maak je je zorgen over?
- Welke ervaringen doen je hieraan herinneren?
De reflectievragen kun je in verschillende werkvormen inzetten. Kies een werkvorm die rechtdoet aan de (cultuur van de) doelgroep. Mediteren is bijvoorbeeld een uitstekende vorm om te reflecteren maar niet voor iedereen even toegankelijk. Enkele voorbeelden:
- Wandelen in tweetallen.
- Organisatie opstelling
- Journaling

Wat als reflecteren niet aan bod komt?
Reflecteren is voor ons een best practice gebleken en niet zo maar een. Reflecteren is de motor van leren en ontwikkelen!

Door te reflecteren maak je een persoonlijke verbinding met de veranderopgave: ‘Ik heb een goed gevoel over de verandering en ben mij ervan bewust wat mijn rol erin is.’ In een besluitvormingsproces maar ook in het totale veranderingstraject is deze verbinding randvoorwaarde voor het slagen ervan. De betrokkenheid van iedere stakeholder neemt toe met de reflecterende verdieping in de situatie. Wanneer we geen ruimte scheppen voor reflectie en we de stakeholders niet de gelegenheid geven om een persoonlijke relatie met het onderwerp te vormen, kunnen in een later stadium van de besluitvorming frustraties boven water komen. Mensen voelen zich misschien niet erkend en kunnen zelfs sabotagegedrag gaan vertonen.

Of door het gebrek aan verbinding en verdieping, zijn mensen nooit aangehaakt bij de veranderopgave. Met het risico dat deze mensen als ongeïnteresseerd, wantrouwend of zelfs als achterblijvers worden bestempeld.

Het vraagt lef om tijd en aandacht te besteden aan reflectie en om open te staan voor onvoorspelbare uitkomsten. Zelfonderzoek levert wel de persoonlijke verbinding met het vraagstuk op. Schep hier ruimte voor in je sessie.

Samenvattend bouw je met reflectie aan vertrouwen en commitment!

edwin_de_graafEdwin is facilitator bij Impact Company en specialist op het gebied van Decisions by Design. Vanuit psychologie en veranderkunde vervult hij de rol van procesbegeleider en coach. Impact Company faciliteert organisaties naar succesvol organiseren, door aan leidinggevenden 4 veranderinstrumenten aan te bieden waarmee zij meer impact, meer menselijke energie en meer duurzaamheid van organisatievernieuwing bereiken.


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Yvonne Lemmens van Hartelijk Gefaciliteerd geeft u tips voor een ad hoc overleg: vergaderen met taartpunten.

Heb je een ad hoc overleg, of geen tijd om de agenda voor te bereiden voor je meeting? Doe dat dan samen met je team aan het begin van de vergadering met de agenda taartpunten methode. Vergaderen met agenda taartpunten is een snelle, effectieve en interactieve manier om een agenda op te stellen. De voordelen op een rij:

• De agenda is wendbaar en flexibel; speelt in op wat er op die dag of de komende dagen van belang is.
• Je werkt met een agenda waarvoor de deelnemers zich samen verantwoordelijk voelen.
• Het is een middel waarmee je samen de tijd kunt bewaken.

Deze aanpak is geschikt voor een overleg of vergadering met een kleine groep (maximaal 8).

Aanpak in 5 stappen

1. Teken op een flipover een cirkel (taart). De cirkel vertegenwoordigt de totale hoeveelheid tijd van de vergadering.
2. Inventariseer de punten die de deelnemers zinvol vinden, noteer deze op post-its. Wat nog beter werkt is als je het agendapunt formuleert in de vorm van een vraag.
3. Bedenk samen hoe je de tijd wilt besteden. Vul de cirkel (taart) eerst met de agenda punten (post-its). Plaats deze in de volgorde van bespreking. Bepaal samen hoeveel tijd je er aan wilt gaan besteden. Trek een streep vanaf het middelpunt van de cirkel waarmee je een taartpunt vormt die weergeeft hoeveel tijd je er aan gaat besteden.
4. Start de vergadering met de eerste agenda taartpunt.
5. Houd samen de tijd in de gaten. Als blijkt dat een belangrijk punt meer tijd vraagt dan vooraf ingeschat: bepaal samen wat je gaat doen: parkeren of meer tijd nu inruimen? En als we nu meer tijd inruimen voor dit punt, welk ander punt parkeren we dan of korten we in? Pas de taart met de punten die je getekend heb aan.

Veel succes!

Yvonne Lemmens Dagvoorzitter Facilitator Lemmens FaciliteertYvonne Lemmens is facilitator, trainer, meetingsoftware specialist en partner bij Hartelijk Gefaciliteerd. Hartelijk Gefaciliteerd ontwerpt en begeleidt interactieve bijeenkomsten en verzorgt trainingen in hoe je interactie en gedeeld eigenaarschap krijgt in jouw groep of team.

Ben je moe van het gedoe in vergaderingen, zoek je manieren om je vergadering anders aan te pakken? Volg dan de training Interactief Vergaderen zonder Gedoe. Voor een gestructureerde aanpak voor interactieve bijeenkomsten download je onze checklist via www.hartelijkgefaciliteerd.nl


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Professionele facilitator Judith de Jong, van Creativity meets Results, richt zich binnen deze tips op de Project Start Up (PSU).

“Arjen komt de vergaderruimte binnen. Een bekertje met een restje koude koffie van de dag ervoor staat op tafel. Op de flip-over staan wat slordige schema’s en aantekeningen van een vorige vergadering. Dit is de eerste dag dat zijn projectteam bij elkaar komt. Arjen is de projectleider. Een aantal collega’s zijn er al. Terwijl hij de beamer opstart komt iemand bellend binnen, anderen hebben hun laptop open geklapt om nog even wat mailtjes te beantwoorden. Dan neemt Arjen het woord en presenteert een zijn slides over het project. Er zijn veel vragen en de ene discussie buitelt over de andere. Wat jammer dat de opdrachtgever er vandaag niet bij is, bedenkt Arjen zich. Het lukt maar niet om met het team duidelijke afspraken te maken en om een punt écht af te ronden. Vijf minuten na de afgesproken eindtijd verontschuldigt iemand zich dat hij nu toch echt weg moet en zo druppelt de vergaderzaal langzaam weer leeg. Daar staat hij dan, in een verlaten ruimte, tussen lege koffiebekertjes en volgeschreven flip-over-vellen. Hij rolt het papier op en neemt het mee. Na een week bekijkt hij ze weer, hier kan hij geen wijs meer uit worden. Een gevoel van chaos overspoelt hem. Moet hij nu hieruit de acties en een planning destilleren? Geschrokken wordt hij wakker, 6:58 op zijn wekker”.

Dit is een situatie die vaker voorkomt dan menigeen lief is. En dat bij de Project Start-up! Het project van Arjen lijkt na een week al wankel.

Steeds meer projectmanagers, en zeker de meer ervaren projectmanager, maakt de keuze de taken tijdens de PSU-bijeenkomst te splitsen door een facilitator bij de PSU te betrekken. De facilitator heeft de taak om toe te zien op het proces tijdens de PSU. Hij/zij kan ervoor zorgen dat de meningsvorming en de discussies gestructureerd verlopen, dat elk punt wordt afgerond met conclusies en vervolgafspraken en dat de tijd goed bewaakt wordt. Hierdoor hoeft onze Arjen zich vandaag daar even niet om te bekommeren en kan hij zich volledig focussen op de inhoud van het komende project.

Als facilitator heb ik na het verzorgen van diverse PSU bijeenkomsten een vijftal tips & tricks hoe het betrekken van een facilitator bij de PSU het eerste Project Succes maakt. Ik wil ze graag met je delen.

  1. Plan de discussies, voer ze nog niet. Richt je bij een PSU op het plannen van de discussies die moeten gaan plaatsvinden. Stap niet in de valkuil om al tijdens de PSU alles op te willen lossen.
  2. Een PSU is vooral een opstap naar een effectieve samenwerking en gaat daarom niet alleen over de deliverables, scope en planning, maar juist ook over de samenwerking. Wellicht ken je de fases van Tuckman: team forming, storming, norming, performing, adjourning. Een PSU is vroeg in het proces. Denk niet dat je na de PSU meteen aan ‘performing’ toe bent. Er zullen nog wel wat hordes genomen moeten worden voordat mensen lekker samenwerken. ‘Iedereen in zijn kracht zetten’ wordt zo gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dat nou echt? Wat kan helpen is om het tijdens de PSU ook te hebben over de manier waarop mensen graag samenwerken. Kijk eens terug naar eerdere projecten en wat daarin succes- en faalfactoren waren. Gebruik die inzichten in het huidige project.
  3. Zodra je de ruimte binnenkomt weet je al ‘Dit wordt niet zomaar een vergadering, maar hier wordt iets van mij verwacht’. Muren met flip-overs, stiften, stoelen in een andere opstelling, zelf aan de slag. Alles, inclusief de ruimte en het programma, helpt om de teamleden in de mindset te krijgen dat het gaat om hun input. De projectleider is niet alwetend, hij heeft juist het team nodig om tot goede ideeën, oplossingen en realistische planningen te komen. Gebruik die kennis van het team. Het is de kunst om iedereen in de positie te brengen waarop ze zich uitgenodigd voelen om hun expertise in te zetten.
  4. Fail faster, succeed sooner’, kom er zo vroeg mogelijk in het project achter als je andere verwachtingen hebt van het project. Tijdens de PSU kunnen je de verwachtingen afstemmen, zodat je allemaal hetzelfde doel en dezelfde scope voor ogen hebt.
  5. Zorg ervoor dat de volgende stap helder Aan het eind van de PSU ga je naar huis met een overzicht: wie doet wat wanneer. Plan, zodra je de PSU plant ook alvast een tweede meeting, binnen max 2 weken na de PSU, om de onderwerpen te bespreken die niet bij de eerste PSU opgelost kunnen worden. Op die manier voorkom je dat de tweede meeting lang op zich laat wachten door al volgelopen agenda’s.

Door Judith de Jong

Creativity meets Results

Judith de JongJudith de Jong is in 2011 begonnen met faciliteren van bijeenkomsten en heeft inmiddels zo'n 250 sessies ontworpen en gefaciliteerd. Sinds 2013 ben is zij gecertificeerd bij de International Association of Facilitators (IAF-world), dat maakt haar één van de ongeveer 50 gecertificeerde facilitators in Nederland. Zij is door het Centrum voor Ontwikkeling van Creatief Denken (COCD) opgeleid in het gebruik van Creative Problem Solving en heeft daarmee ruime kennis om creativiteit toe te passen in sessies en ook de deelnemers aan te zetten om hun eigen creativiteit te ontdekken en te gebruiken.


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Onze tweede professionele facilitator die enkele belangrijke tips met u deelt is Nel Mostert, van Mostert Consultancy voor Creativiteit en Innovatie Management.

Een goede voorbereiding bespaart tijd

Als je een groep mensen uitnodigt, dan verwacht men dat de vergadering goed is voorbereid. Dat wil zeggen dat er een agenda is, dat de stukken voorhanden zijn en dat er een taakverdeling is, b.v. voorzitter/notulist/facilitator, en dat iedereen weet wat in de vergadering van hem/haar verwacht wordt. Dit klinkt logisch. En dan is het ook logisch dat tijd geïnvesteerd wordt om de voorbereidingen te doen. Iemand moet daarvoor de verantwoordelijkheid nemen. Een OR besloot het roer om te gooien omdat de vergaderingen maar duurden en duurden. Ze besloten om de Commissies te vragen hun onderwerpen voorafgaand aan de vergadering te bespreken en, samen met andere OR leden die er een belang of interesse in hadden, een besluit voor te bereiden. Dit gaf A) betere discussies in kleiner comité en B) kortere OR vergaderingen omdat de besluiten al op een goede manier ‘voorgekookt’ waren.

Van frictie naar flow

In ruzie hebben we allemaal helemaal geen zin. Toch kan een flinke woordenwisseling goed zijn. Mits het over de inhoud gaat, en mits allen in essentie op zoek zijn naar een positief resultaat. Het feit is dat als er spanning is dan is er energie. Het is de kunst om die energie om te draaien naar iets positiefs. In die spanning zit een reden. Die reden kan belangrijk zijn in het nemen van de volgende stap in het proces. Als die reden niet naar boven komt, kan het proces stokken. Ik heb teams gezien die lange tijd ‘de roze olifant in de kamer’ niet wilden zien. Spanning/onenigheid kan heel goed leiden tot een positieve flow. Misschien mag je er zelfs blij van worden als iets van ‘frictie’ in de discussie ontstaat, want dan weet je dat er iets gaat gebeuren. Is het team in staat om de frictie vast te pakken en er iets mee te doen, dan komt de weg naar flow vrij te liggen. Een professionele facilitator kan daarbij helpen.

Beweeg!

Stilzitten is dodelijk. Richt uw vergadering/bijeenkomst zo in, dat de deelnemers regelmatig moeten bewegen. Kies een ruimte die groot genoeg is om even ergens anders te gaan zitten, te gaan staan, te bewegen. Elk agendapunt zou eigenlijk moeten leiden tot beweging; vraag deelnemers na elk agendapunt 1 stoel op te schuiven. Laat deelnemers eerst samen staand discussiëren voordat men plenair gaat. Hang flipovers op de muur om meningen of ideeën op te laten schrijven. Het bloed moet stromen! Elke beweging helpt daarbij. Voor meer tips zie: 8 tips to get people move in meetings.

Taakverdeling

Deze tip is zo oud als de weg naar Rome, maar ik daag u uit het werkelijk toe te gaan passen. Kies een Voorzitter, een Time-keeper en een Notulist. De taak van een Voorzitter is de discussie begeleiden en toewerken naar een conclusie. De taak van een Time-keeper is ervoor te zorgen dat de tijd per agendapunt niet overschreden wordt. De Notulist maakt aantekeningen en/of een actielijst. Als iedereen er aan meewerkt om het deze 3 mensen zo gemakkelijk mogelijk te maken, dan is elke vergadering een genot.

Mostert Consultancy voor Creativiteit en Innovatie Management

nelmostertMet MCCIM faciliteert Nel Mostert organisatie in creatieve processen en het uitvoeren van innovaties. Ze reikt handvatten en methoden aan, die leiden tot een effectief en constructief proces waarmee uw team tot een gedragen resultaat van uw workshop kan komen. Door het faciliteren van bijeenkomsten zoals: brainstormsessies, project kick-off workshops en/of teambuilding sessies, helpt Nel het team om hun doel van die bijeenkomst op de meest effectieve en efficiënte manier te bereiken.


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Facilitator Henri Haarmans, van Facilitation Academy, bijt het spits af.

Zorg dat alle deelnemers aan het begin van bijeenkomst zich even laten horen.

Dat kan centraal, maar mag ook in kleinere groepjes gebeuren. Wanneer iemand iets gezegd heeft, letterlijk van zich heeft laten horen, is het makkelijker om later in de bijeenkomst weer iets te zeggen. Ruim daarom aan het begin van de bijeenkomst wat tijd in om even met elkaar in gesprek te gaan, bijvoorbeeld in de vorm van een korte kennismaking. Er zijn op internet veel kennismakings-werkvormen te vinden. Door de werkvorm speels te laten aansluiten bij het thema van de bijeenkomst treedt een versterkend effect op.

Ook voor groepen waar de deelnemers elkaar al kennen is het belangrijk dat iedereen zich even heeft laten horen. Juist in dit soort groepen ontstaat vaak een ‘natuurlijke’ traditie van zij die praten en zij die luisteren. Kennismaken in bestaande groepen kan door het beantwoorden van vragen op verrassende thema’s als hobby’s, favoriete muziek of inspirerende reizen.

De inrichting en sfeer van de workshop-ruimte zijn bepalend voor de vorm van de interactie tijdens een bijeenkomst.

Een zaal met stoelen in theateropstelling nodigt de deelnemers uit tot luisteren en achteroverleunen. De interactie bestaat meestal uit het beantwoorden van vragen en korte één op één gesprekken. Ook nodigt deze opstelling uit tot onderonsjes die verstorend kunnen zijn voor spreker en het overige publiek.

Een grote vaste tafel in het midden zet deelnemers letterlijk vast in de vergaderstand. Een zaal waar de tafels in cabaret-opstelling zijn neergezet of de stoelen in een cirkel staan nodigt over het algemeen tot een meer vrije interactie tussen de deelnemers en werkt over het algemeen creativiteit bevorderend. Ook belichting en verdere inrichting kunnen je helpen om de interactie zo te beïnvloeden dat je bijeenkomst makkelijker haar doel bereikt. Door de juiste inrichting van de ruimte te kiezen, werkt deze mee aan het behalen van het resultaat van je bijeenkomst.

Heb je op wat voor manier belang bij de uitkomst van de bijeenkomst, begeleid deze dan liever niet zelf.

De kans is groot dat je je gedurende de bijeenkomst in een spagaat terecht komt wat betreft je eigen standpunt verdedigen en tegelijkertijd het proces bewaken. Teams zijn hier gevoelig voor en zullen het ervaren als partijdig voorzitten. Vraag in zo’n geval één van de deelnemers die niet inhoudelijk betrokken is, om de bijeenkomst of een deel ervan te faciliteren. Spreek de bijeenkomst met deze ‘stand-in’ facilitator door en geef duidelijk aan wat je van deze facilitator verwacht. Heeft de hele groep belang bij de uitkomst van de bijeenkomst, vraag dan een (externe) onafhankelijke externe facilitator de bijeenkomst te begeleiden. Er zijn acht factoren die bepalen welke van deze drie opties (faciliteren zelf doen, een deelnemer vragen óf een externe facilitator inzetten) op jouw bijeenkomst van toepassing is. Door het beantwoorden van deze online vragenlijst krijg je in een handomdraai inzicht in de complexiteit van je bijeenkomst en hoe je haar het best kunt (laten) begeleiden.

Facilitation Academy

Henri Haarmans (3)De Facilitation Academy leidt mensen op om groepen te begeleiden tijdens brainstorms, workshops, vergaderingen, conferenties etc. Hierdoor worden deze bijeenkomsten interactiever, resultaatgerichter, inspirerender en ontstaat er een meer gedragen resultaat. Degene die verantwoordelijk is voor het proces noemen we de facilitator. De facilitator ontwerpt de bijeenkomst en begeleidt de groep tijdens de bijeenkomst zelf. Hoewel een facilitator de groep actief helpt bij het behalen van een resultaat, heeft hij of zij een neutrale houding ten aanzien van de inhoud en de uitkomst van de bijeenkomst. Rechts: Henri Haarmans.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Een Brown Paper sessie is een effectieve manier om in groepsverband een gemeenschappelijk doel te bereiken. Bijvoorbeeld tijdens een brainstormsessie.

Wat is een Brown Paper sessie?

Tijdens een Brown Paper sessie wordt een groot vel papier, een zogenaamd Brown Paper, aan de wand geplakt. Deelnemers van de workshop werken hierop gezamenlijk aan een oplossing. U kunt gericht vragen stellen, waarna de antwoorden met stift op zelfklevende memoblaadjes worden geschreven. Deze memoblaadjes worden op de wand geplakt en in een latere fase eventueel logisch geordend door ze te verplaatsen.

Voordelen van de Brown Paper sessie

Deze effectieve methode heeft een aantal voordelen ten opzichte van traditionele vergaderingen. U kunt complexe groeps- en denkprocessen vastleggen, waarna de oplossing in groepsverband wordt bepaald. Iedereen kan een even grote bijdrage leveren, waardoor er veel draagvlak is voor het resultaat.

Effectiever met meetingsoftware

Door de inzet van Spilter meetingsoftware tijdens een Brown Paper sessie werkt u nog effectiever. Via laptops, tablets of smartphones geven deelnemers direct antwoord op de vragen. Iedereen voert gelijktijdig antwoorden in, wat resulteert in een enorme tijdwinst tijdens de Brown Paper sessie. Omdat deels digitaal wordt gewerkt, zijn niet alleen de spraakzame deelnemers steeds aan het woord; iedereen doet actief mee. Bovendien kunnen antwoorden ook nog anoniem worden ingevoerd, waardoor de drempel nog lager wordt en de vrijheid van spreken wordt vergroot. Een perfecte wijze om met succes te brainstormen. Het categoriseren gaat al even gemakkelijk. De antwoorden worden digitaal geordend en ingedeeld in relevante clusters. Lees meer over deze effectieve manier van brainstormen: digitale brown paper sessie.

Betere resultaten

Omdat u niet ziet wie wat invult, worden geen sociaal wenselijke antwoorden gegeven. Op deze wijze krijgt de grootste prater dus niet zijn zin, maar het beste antwoord wordt gehonoreerd. Bovendien blijft de oorspronkelijke volgorde bewaard, zodat u achteraf alles kunt terugzien. Aan het eind van de Brown Paper sessie print u direct een rapportage. Het uitwerken van grote vellen met veel memoblaadjes is hiermee verleden tijd.

Interactie met Spilter

Spilter is geschikt voor touchscreens, Ipads, smartboards- en phones. Dit resulteert in veel interactie tijdens de Brown Paper sessie. De deelnemers kunnen bijvoorbeeld rond een bord gaan staan en overleggen met de groep. Vervolgens kunnen de ideeën verschoven worden, net als bij een Brown Paper.

Alle voordelen van Spilter tijdens uw Brown Paper sessie

  • Deelnemers geven direct en gelijktijdig antwoord: dat levert tijdwinst op
  • Ook zwijgzame deelnemers hebben een even groot aandeel in de sessie
  • Antwoorden kunnen anoniem worden ingevoerd
  • Het beste antwoord wordt gehonoreerd, niet de deelnemer met de grootste mond
  • U hoeft na een Brown Paper sessie nooit meer memoblaadjes uit te werken
  • U krijgt direct na de sessie een rapportage
  • Spilter is geschikt voor touchscreens en smartboards: interactie is gegarandeerd

Lees meer over de digitale brown paper sessie.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Verder lezen...

Jaarplannen die meer zijn dan een copy-paste van vorig jaar. Een aanpak die meer is dan een herhaling van zetten, één met voldoende zekerheden en verrassende invalshoeken. En dat zonder een kostenplaatje van tienduizenden euro’s. Dat was de uitdaging die we zijn aangegaan. Met onze bewezen aanpak zijn we er in geslaagd om in één dag, in een Versnellingskamer, een verkoopteam van 15 personen gestructureerd een uitdagende dag voor te zetten. Waarbij creativiteit, effectiviteit en efficiëntie resulteerde in dusdanig concreet resultaat dat deze directe input opleverde om te komen tot vernieuwende en gezamenlijk gedragen verkoopplannen.

En de kosten? Die vielen heel erg mee. Een kosten-baten analyse was eenvoudig en de conclusie snel gemaakt. Een heel goede investering!

Het vraagstuk
De aanvraag die vlak voor kerst bij ons binnenkwam was kort en bondig: hoe organiseren we een bijeenkomst met onze verkoopmanagers die én gestructureerd verloopt én de gewenste successen oplevert? Het resultaat van de bijeenkomst moet input zijn voor een aansluitende 2e dag waarin de verkoopplannen gemaakt worden. Doelstellingen als; het marktaandeel met 8% vermeerderen, een omzetstijging van 10% behalen en een verlaging van de verkoopkosten met 15% lagen ter tafel. En dat op een dusdanige wijze dat iedere accountmanager zich betrokken voelt bij het proces en volledig achter het uiteindelijke salesplan staat.

Versnellingskamer

De uitwerking
Voor het ophalen van alle input stond één dagdeel gereserveerd, iets waar doorgaans meerdere dagen voor worden geblokt. De bijeenkomst werd opgedeeld in drie rondes. In de eerste ronde zijn diverse brainstormtechnieken toegepast. Bijvoorbeeld de techniek van het negatief brainstormen: Hoe zorg ik ervoor dat mijn verkoop extreem keldert? Hoe jaag ik mijn klanten juist weg? Door stil te staan bij wat je juist niet moet doen ontstaat, naast een goede sfeer, een helder beeld van de zaken die juist wel positief werken. Ook zijn ervaringen uitgewisseld, door de anonimiteit van Spilter komen zowel positieve als negatieve ervaringen naar voren. Een leerzaam moment voor alle aanwezigen. Al deze losse ideeën, een kleine 500, stonden niet op gele stickers, maar waren digitaal voorhanden. Klaar voor de volgende stap. Het verwerken, vervormen, bespreken, kiezen, delen, samenvoegen en herschrijven van alle input tot concrete ideeën. De laatste stap was het scoren van de ideeën. Niet op gevoel maar op basis van gezamenlijk vastgestelde, meetbare en herleidbare criteria. Na het scoren was direct grafisch zichtbaar waar ieder idee het beste resultaat voor opleverde. Een prachtige basis voor de uiteindelijke plannen.

En alle 500 ideeën? Die zijn samengevoegd tot een prachtig rapport. Een rapport waarin serieuze conclusies, grappige oneliners en alle ideeën de basis vormen van een zeer waardevol naslagwerk wat ter inspiratie en vermaak voor iedere accountmanager en voor de directie beschikbaar is.

Deze case heeft Spilter in samenwerking met Effectgroep uitgevoerd

Verder lezen...