Tips van de professionele facilitator

tips-graphicIn dit blog delen ervaren, professionele facilitators uit ons netwerk tips voor faciliteren. Concrete tips die u direct kunt gebruiken. Of u nu af en toe als facilitator optreedt of het proces begeleidt binnen uw eigen team, met deze tips wordt uw meeting gegarandeerd beter.

En dat is precies waar Spilter voor staat: Make Better Meetings.

 

Edwin de Graaf van Impact Company heeft een heldere tip: Schep ruimte in je sessie om te reflecteren.

Het bereik van wat we denken en doen wordt begrensd door wat we niet opmerken en omdat we niet opmerken dat we niet opmerken kunnen we weinig veranderen totdat we opmerken dat niet opmerken ons denken en doen bepaalt (Goleman, 1998).

Deze tip gaat over het belang van reflecteren in sessies waarin men toewerkt naar een groepsbesluit. Hoe fijn is het wanneer je merkt dat je op cruciale momenten tijdens een verandertraject de belangrijke stakeholders bijeen hebt en dan echt een doorbraak weet te bereiken in het bedenken van de juiste stappen en oplossingen. En dat alle stakeholders zich werkelijk verbinden aan die stappen en oplossingen. En daar gaat het uiteindelijk om: die verbinding! Daar bedoel ik mee dat mensen echt de verandering begrijpen, welk gedrag van hen verwacht wordt en de verantwoordelijkheid nemen voor hun rol in die verandering. Men heeft niet alleen hoofd maar zeker ook hart voor de zaak gekregen.

Bij reflectie geef je aandacht aan ieders persoonlijke reactie op het verandervraagstuk. Door ruimte te scheppen voor reflectie stel je mensen in staat meer betrokken te worden bij het te nemen besluit.

Wat levert reflecteren op?
Door te reflecteren en persoonlijke reacties te ontlokken, ontstaat een verrijkt beeld van ieders verhouding tot het vraagstuk. Primaire reacties en houdingen geven een indicatie over de mate van veranderkracht of inspanning die men aan de besluitvorming wil leveren. Door te reflecteren word je je ervan bewust wat belangrijk is voor jou. Reflectie vergroot het begrip en het inzicht in de huidige situatie. Dit vergroot het leervermogen en dat is nodig voor het nemen van gedragen besluiten. En gedragen besluiten zorgen op hun beurt voor verankering van veranderingen.

Hoe pas je reflecteren toe in een sessie?
Je stelt vragen die een onmiddellijke persoonlijke reactie op de huidige situatie oproepen. Dit kunnen emoties, gevoelens, verborgen beelden en associaties zijn.

Voorbeeldvragen:
– Wat verraste je?
– Waar maak je je zorgen over?
– Welke ervaringen doen je hieraan herinneren?
De reflectievragen kun je in verschillende werkvormen inzetten. Kies een werkvorm die rechtdoet aan de (cultuur van de) doelgroep. Mediteren is bijvoorbeeld een uitstekende vorm om te reflecteren maar niet voor iedereen even toegankelijk. Enkele voorbeelden:
– Wandelen in tweetallen.
– Organisatie opstelling
– Journaling

Wat als reflecteren niet aan bod komt?
Reflecteren is voor ons een best practice gebleken en niet zo maar een. Reflecteren is de motor van leren en ontwikkelen!

Door te reflecteren maak je een persoonlijke verbinding met de veranderopgave: ‘Ik heb een goed gevoel over de verandering en ben mij ervan bewust wat mijn rol erin is.’ In een besluitvormingsproces maar ook in het totale veranderingstraject is deze verbinding randvoorwaarde voor het slagen ervan. De betrokkenheid van iedere stakeholder neemt toe met de reflecterende verdieping in de situatie. Wanneer we geen ruimte scheppen voor reflectie en we de stakeholders niet de gelegenheid geven om een persoonlijke relatie met het onderwerp te vormen, kunnen in een later stadium van de besluitvorming frustraties boven water komen. Mensen voelen zich misschien niet erkend en kunnen zelfs sabotagegedrag gaan vertonen.

Of door het gebrek aan verbinding en verdieping, zijn mensen nooit aangehaakt bij de veranderopgave. Met het risico dat deze mensen als ongeïnteresseerd, wantrouwend of zelfs als achterblijvers worden bestempeld.

Het vraagt lef om tijd en aandacht te besteden aan reflectie en om open te staan voor onvoorspelbare uitkomsten. Zelfonderzoek levert wel de persoonlijke verbinding met het vraagstuk op. Schep hier ruimte voor in je sessie.

Samenvattend bouw je met reflectie aan vertrouwen en commitment!

edwin_de_graafEdwin is facilitator bij Impact Company en specialist op het gebied van Decisions by Design. Vanuit psychologie en veranderkunde vervult hij de rol van procesbegeleider en coach. Impact Company faciliteert organisaties naar succesvol organiseren, door aan leidinggevenden 4 veranderinstrumenten aan te bieden waarmee zij meer impact, meer menselijke energie en meer duurzaamheid van organisatievernieuwing bereiken.


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Yvonne Lemmens van Hartelijk Gefaciliteerd geeft u tips voor een ad hoc overleg: vergaderen met taartpunten.

Heb je een ad hoc overleg, of geen tijd om de agenda voor te bereiden voor je meeting? Doe dat dan samen met je team aan het begin van de vergadering met de agenda taartpunten methode. Vergaderen met agenda taartpunten is een snelle, effectieve en interactieve manier om een agenda op te stellen. De voordelen op een rij:

• De agenda is wendbaar en flexibel; speelt in op wat er op die dag of de komende dagen van belang is.
• Je werkt met een agenda waarvoor de deelnemers zich samen verantwoordelijk voelen.
• Het is een middel waarmee je samen de tijd kunt bewaken.

Deze aanpak is geschikt voor een overleg of vergadering met een kleine groep (maximaal 8).

Aanpak in 5 stappen

1. Teken op een flipover een cirkel (taart). De cirkel vertegenwoordigt de totale hoeveelheid tijd van de vergadering.
2. Inventariseer de punten die de deelnemers zinvol vinden, noteer deze op post-its. Wat nog beter werkt is als je het agendapunt formuleert in de vorm van een vraag.
3. Bedenk samen hoe je de tijd wilt besteden. Vul de cirkel (taart) eerst met de agenda punten (post-its). Plaats deze in de volgorde van bespreking. Bepaal samen hoeveel tijd je er aan wilt gaan besteden. Trek een streep vanaf het middelpunt van de cirkel waarmee je een taartpunt vormt die weergeeft hoeveel tijd je er aan gaat besteden.
4. Start de vergadering met de eerste agenda taartpunt.
5. Houd samen de tijd in de gaten. Als blijkt dat een belangrijk punt meer tijd vraagt dan vooraf ingeschat: bepaal samen wat je gaat doen: parkeren of meer tijd nu inruimen? En als we nu meer tijd inruimen voor dit punt, welk ander punt parkeren we dan of korten we in? Pas de taart met de punten die je getekend heb aan.

Veel succes!

Yvonne Lemmens Dagvoorzitter Facilitator Lemmens FaciliteertYvonne Lemmens is facilitator, trainer, meetingsoftware specialist en partner bij Hartelijk Gefaciliteerd. Hartelijk Gefaciliteerd ontwerpt en begeleidt interactieve bijeenkomsten en verzorgt trainingen in hoe je interactie en gedeeld eigenaarschap krijgt in jouw groep of team.

Ben je moe van het gedoe in vergaderingen, zoek je manieren om je vergadering anders aan te pakken? Volg dan de training Interactief Vergaderen zonder Gedoe. Voor een gestructureerde aanpak voor interactieve bijeenkomsten download je onze checklist via www.hartelijkgefaciliteerd.nl


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Professionele facilitator Judith de Jong, van Creativity meets Results, richt zich binnen deze tips op de Project Start Up (PSU).

“Arjen komt de vergaderruimte binnen. Een bekertje met een restje koude koffie van de dag ervoor staat op tafel. Op de flip-over staan wat slordige schema’s en aantekeningen van een vorige vergadering. Dit is de eerste dag dat zijn projectteam bij elkaar komt. Arjen is de projectleider. Een aantal collega’s zijn er al. Terwijl hij de beamer opstart komt iemand bellend binnen, anderen hebben hun laptop open geklapt om nog even wat mailtjes te beantwoorden. Dan neemt Arjen het woord en presenteert een zijn slides over het project. Er zijn veel vragen en de ene discussie buitelt over de andere. Wat jammer dat de opdrachtgever er vandaag niet bij is, bedenkt Arjen zich. Het lukt maar niet om met het team duidelijke afspraken te maken en om een punt écht af te ronden. Vijf minuten na de afgesproken eindtijd verontschuldigt iemand zich dat hij nu toch echt weg moet en zo druppelt de vergaderzaal langzaam weer leeg. Daar staat hij dan, in een verlaten ruimte, tussen lege koffiebekertjes en volgeschreven flip-over-vellen. Hij rolt het papier op en neemt het mee. Na een week bekijkt hij ze weer, hier kan hij geen wijs meer uit worden. Een gevoel van chaos overspoelt hem. Moet hij nu hieruit de acties en een planning destilleren? Geschrokken wordt hij wakker, 6:58 op zijn wekker”.

Dit is een situatie die vaker voorkomt dan menigeen lief is. En dat bij de Project Start-up! Het project van Arjen lijkt na een week al wankel.

Steeds meer projectmanagers, en zeker de meer ervaren projectmanager, maakt de keuze de taken tijdens de PSU-bijeenkomst te splitsen door een facilitator bij de PSU te betrekken. De facilitator heeft de taak om toe te zien op het proces tijdens de PSU. Hij/zij kan ervoor zorgen dat de meningsvorming en de discussies gestructureerd verlopen, dat elk punt wordt afgerond met conclusies en vervolgafspraken en dat de tijd goed bewaakt wordt. Hierdoor hoeft onze Arjen zich vandaag daar even niet om te bekommeren en kan hij zich volledig focussen op de inhoud van het komende project.

Als facilitator heb ik na het verzorgen van diverse PSU bijeenkomsten een vijftal tips & tricks hoe het betrekken van een facilitator bij de PSU het eerste Project Succes maakt. Ik wil ze graag met je delen.

  1. Plan de discussies, voer ze nog niet. Richt je bij een PSU op het plannen van de discussies die moeten gaan plaatsvinden. Stap niet in de valkuil om al tijdens de PSU alles op te willen lossen.
  2. Een PSU is vooral een opstap naar een effectieve samenwerking en gaat daarom niet alleen over de deliverables, scope en planning, maar juist ook over de samenwerking. Wellicht ken je de fases van Tuckman: team forming, storming, norming, performing, adjourning. Een PSU is vroeg in het proces. Denk niet dat je na de PSU meteen aan ‘performing’ toe bent. Er zullen nog wel wat hordes genomen moeten worden voordat mensen lekker samenwerken. ‘Iedereen in zijn kracht zetten’ wordt zo gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dat nou echt? Wat kan helpen is om het tijdens de PSU ook te hebben over de manier waarop mensen graag samenwerken. Kijk eens terug naar eerdere projecten en wat daarin succes- en faalfactoren waren. Gebruik die inzichten in het huidige project.
  3. Zodra je de ruimte binnenkomt weet je al ‘Dit wordt niet zomaar een vergadering, maar hier wordt iets van mij verwacht’. Muren met flip-overs, stiften, stoelen in een andere opstelling, zelf aan de slag. Alles, inclusief de ruimte en het programma, helpt om de teamleden in de mindset te krijgen dat het gaat om hun input. De projectleider is niet alwetend, hij heeft juist het team nodig om tot goede ideeën, oplossingen en realistische planningen te komen. Gebruik die kennis van het team. Het is de kunst om iedereen in de positie te brengen waarop ze zich uitgenodigd voelen om hun expertise in te zetten.
  4. Fail faster, succeed sooner’, kom er zo vroeg mogelijk in het project achter als je andere verwachtingen hebt van het project. Tijdens de PSU kunnen je de verwachtingen afstemmen, zodat je allemaal hetzelfde doel en dezelfde scope voor ogen hebt.
  5. Zorg ervoor dat de volgende stap helder Aan het eind van de PSU ga je naar huis met een overzicht: wie doet wat wanneer. Plan, zodra je de PSU plant ook alvast een tweede meeting, binnen max 2 weken na de PSU, om de onderwerpen te bespreken die niet bij de eerste PSU opgelost kunnen worden. Op die manier voorkom je dat de tweede meeting lang op zich laat wachten door al volgelopen agenda’s.

Door Judith de Jong

Creativity meets Results

Judith de JongJudith de Jong is in 2011 begonnen met faciliteren van bijeenkomsten en heeft inmiddels zo’n 250 sessies ontworpen en gefaciliteerd. Sinds 2013 ben is zij gecertificeerd bij de International Association of Facilitators (IAF-world), dat maakt haar één van de ongeveer 50 gecertificeerde facilitators in Nederland. Zij is door het Centrum voor Ontwikkeling van Creatief Denken (COCD) opgeleid in het gebruik van Creative Problem Solving en heeft daarmee ruime kennis om creativiteit toe te passen in sessies en ook de deelnemers aan te zetten om hun eigen creativiteit te ontdekken en te gebruiken.


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Onze tweede professionele facilitator die enkele belangrijke tips met u deelt is Nel Mostert, van Mostert Consultancy voor Creativiteit en Innovatie Management.

Een goede voorbereiding bespaart tijd

Als je een groep mensen uitnodigt, dan verwacht men dat de vergadering goed is voorbereid. Dat wil zeggen dat er een agenda is, dat de stukken voorhanden zijn en dat er een taakverdeling is, b.v. voorzitter/notulist/facilitator, en dat iedereen weet wat in de vergadering van hem/haar verwacht wordt. Dit klinkt logisch. En dan is het ook logisch dat tijd geïnvesteerd wordt om de voorbereidingen te doen. Iemand moet daarvoor de verantwoordelijkheid nemen. Een OR besloot het roer om te gooien omdat de vergaderingen maar duurden en duurden. Ze besloten om de Commissies te vragen hun onderwerpen voorafgaand aan de vergadering te bespreken en, samen met andere OR leden die er een belang of interesse in hadden, een besluit voor te bereiden. Dit gaf A) betere discussies in kleiner comité en B) kortere OR vergaderingen omdat de besluiten al op een goede manier ‘voorgekookt’ waren.

Van frictie naar flow

In ruzie hebben we allemaal helemaal geen zin. Toch kan een flinke woordenwisseling goed zijn. Mits het over de inhoud gaat, en mits allen in essentie op zoek zijn naar een positief resultaat. Het feit is dat als er spanning is dan is er energie. Het is de kunst om die energie om te draaien naar iets positiefs. In die spanning zit een reden. Die reden kan belangrijk zijn in het nemen van de volgende stap in het proces. Als die reden niet naar boven komt, kan het proces stokken. Ik heb teams gezien die lange tijd ‘de roze olifant in de kamer’ niet wilden zien. Spanning/onenigheid kan heel goed leiden tot een positieve flow. Misschien mag je er zelfs blij van worden als iets van ‘frictie’ in de discussie ontstaat, want dan weet je dat er iets gaat gebeuren. Is het team in staat om de frictie vast te pakken en er iets mee te doen, dan komt de weg naar flow vrij te liggen. Een professionele facilitator kan daarbij helpen.

Beweeg!

Stilzitten is dodelijk. Richt uw vergadering/bijeenkomst zo in, dat de deelnemers regelmatig moeten bewegen. Kies een ruimte die groot genoeg is om even ergens anders te gaan zitten, te gaan staan, te bewegen. Elk agendapunt zou eigenlijk moeten leiden tot beweging; vraag deelnemers na elk agendapunt 1 stoel op te schuiven. Laat deelnemers eerst samen staand discussiëren voordat men plenair gaat. Hang flipovers op de muur om meningen of ideeën op te laten schrijven. Het bloed moet stromen! Elke beweging helpt daarbij. Voor meer tips zie: 8 tips to get people move in meetings.

Taakverdeling

Deze tip is zo oud als de weg naar Rome, maar ik daag u uit het werkelijk toe te gaan passen. Kies een Voorzitter, een Time-keeper en een Notulist. De taak van een Voorzitter is de discussie begeleiden en toewerken naar een conclusie. De taak van een Time-keeper is ervoor te zorgen dat de tijd per agendapunt niet overschreden wordt. De Notulist maakt aantekeningen en/of een actielijst. Als iedereen er aan meewerkt om het deze 3 mensen zo gemakkelijk mogelijk te maken, dan is elke vergadering een genot.

Mostert Consultancy voor Creativiteit en Innovatie Management

nelmostertMet MCCIM faciliteert Nel Mostert organisatie in creatieve processen en het uitvoeren van innovaties. Ze reikt handvatten en methoden aan, die leiden tot een effectief en constructief proces waarmee uw team tot een gedragen resultaat van uw workshop kan komen. Door het faciliteren van bijeenkomsten zoals: brainstormsessies, project kick-off workshops en/of teambuilding sessies, helpt Nel het team om hun doel van die bijeenkomst op de meest effectieve en efficiënte manier te bereiken.


Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Facilitator Henri Haarmans, van Facilitation Academy, bijt het spits af.

Zorg dat alle deelnemers aan het begin van bijeenkomst zich even laten horen.

Dat kan centraal, maar mag ook in kleinere groepjes gebeuren. Wanneer iemand iets gezegd heeft, letterlijk van zich heeft laten horen, is het makkelijker om later in de bijeenkomst weer iets te zeggen. Ruim daarom aan het begin van de bijeenkomst wat tijd in om even met elkaar in gesprek te gaan, bijvoorbeeld in de vorm van een korte kennismaking. Er zijn op internet veel kennismakings-werkvormen te vinden. Door de werkvorm speels te laten aansluiten bij het thema van de bijeenkomst treedt een versterkend effect op.

Ook voor groepen waar de deelnemers elkaar al kennen is het belangrijk dat iedereen zich even heeft laten horen. Juist in dit soort groepen ontstaat vaak een ‘natuurlijke’ traditie van zij die praten en zij die luisteren. Kennismaken in bestaande groepen kan door het beantwoorden van vragen op verrassende thema’s als hobby’s, favoriete muziek of inspirerende reizen.

De inrichting en sfeer van de workshop-ruimte zijn bepalend voor de vorm van de interactie tijdens een bijeenkomst.

Een zaal met stoelen in theateropstelling nodigt de deelnemers uit tot luisteren en achteroverleunen. De interactie bestaat meestal uit het beantwoorden van vragen en korte één op één gesprekken. Ook nodigt deze opstelling uit tot onderonsjes die verstorend kunnen zijn voor spreker en het overige publiek.

Een grote vaste tafel in het midden zet deelnemers letterlijk vast in de vergaderstand. Een zaal waar de tafels in cabaret-opstelling zijn neergezet of de stoelen in een cirkel staan nodigt over het algemeen tot een meer vrije interactie tussen de deelnemers en werkt over het algemeen creativiteit bevorderend. Ook belichting en verdere inrichting kunnen je helpen om de interactie zo te beïnvloeden dat je bijeenkomst makkelijker haar doel bereikt. Door de juiste inrichting van de ruimte te kiezen, werkt deze mee aan het behalen van het resultaat van je bijeenkomst.

Heb je op wat voor manier belang bij de uitkomst van de bijeenkomst, begeleid deze dan liever niet zelf.

De kans is groot dat je je gedurende de bijeenkomst in een spagaat terecht komt wat betreft je eigen standpunt verdedigen en tegelijkertijd het proces bewaken. Teams zijn hier gevoelig voor en zullen het ervaren als partijdig voorzitten. Vraag in zo’n geval één van de deelnemers die niet inhoudelijk betrokken is, om de bijeenkomst of een deel ervan te faciliteren. Spreek de bijeenkomst met deze ‘stand-in’ facilitator door en geef duidelijk aan wat je van deze facilitator verwacht. Heeft de hele groep belang bij de uitkomst van de bijeenkomst, vraag dan een (externe) onafhankelijke externe facilitator de bijeenkomst te begeleiden. Er zijn acht factoren die bepalen welke van deze drie opties (faciliteren zelf doen, een deelnemer vragen óf een externe facilitator inzetten) op jouw bijeenkomst van toepassing is. Door het beantwoorden van deze online vragenlijst krijg je in een handomdraai inzicht in de complexiteit van je bijeenkomst en hoe je haar het best kunt (laten) begeleiden.

Facilitation Academy

Henri Haarmans (3)De Facilitation Academy leidt mensen op om groepen te begeleiden tijdens brainstorms, workshops, vergaderingen, conferenties etc. Hierdoor worden deze bijeenkomsten interactiever, resultaatgerichter, inspirerender en ontstaat er een meer gedragen resultaat. Degene die verantwoordelijk is voor het proces noemen we de facilitator. De facilitator ontwerpt de bijeenkomst en begeleidt de groep tijdens de bijeenkomst zelf. Hoewel een facilitator de groep actief helpt bij het behalen van een resultaat, heeft hij of zij een neutrale houding ten aanzien van de inhoud en de uitkomst van de bijeenkomst. Rechts: Henri Haarmans.

Leuk artikel? Blijf op de hoogte door u aan te melden voor de Spilter nieuwsbrief. Deze wordt vier keer per jaar verstuurd en bevat tips, gastblogs en meer!


Related Blogs

Posted by admin | 27/03/2019
Van idee naar impact – succesvol brainstormen met 500+ deelnemers
Van idee naar impact – succesvol brainstormen met 500+ deelnemers Gebaseerd op onze ervaringen met brainstormsessies met een groot aantal deelnemers hebben we enkele belangrijke stappen vastgesteld. Want gezamenlijk met...
Posted by admin | 27/03/2019
Spilter 5 – meer waarde voor ieder gebruik
Spilter 5 is een logisch vervolg op Spilter 4. De belangrijkste vernieuwing binnen Spilter 5 is het Dashboard waarbij u data uit sessies kunt vergelijken en visualiseren met widgets. Hierdoor...
Posted by admin | 27/03/2019
Risicoanalyse: brede of smalle inventarisatie
Risicoanalyse: brede of smalle inventarisatie Ik ben Lex van der Loo en heb tot eind 2018 gewerkt bij I-Interim Rijk (IIR). De IIR is een pool van programma- en interimmanagers...