Comakership Contentstrategie Spilter
Comakership Contentstrategie

Vacature Comakership Contentstrategie

Willen jullie tijdens jullie comakership op een leerzame wijze een contentstrategie ontwikkelen? Zijn jullie op zoek naar een plek binnen een moderne, innovatieve en informele organisatie? En zijn jullie zelfstandig, onderzoekend en creatief? Dan zijn jullie de enthousiaste studenten die wij zoeken!

Spilter
Spilter is meetingsoftware specialist. Met meetingsoftware worden uiteenlopende type workshops ondersteunt. De software is volledig in te richten naar een eigen methodiek, maar wij bieden ook bestaande producten aan zoals de digitale stakeholdersanalyse. Bij Spilter ontwikkelen we deze meetingsoftware.

Wij zijn meetingsoftware specialisten omdat wij ook als geen ander de software weten in te zetten voor uiteenlopende vraagstukken. Wij mogen gerenommeerde namen als T-Mobile, Belastingdienst, Twynstra Gudde, Rijkswaterstaat, Gemeente Amsterdam en Rabobank tot onze klantenkring rekenen.

Jullie
Van onze stagiaires verwachten wij een leergierige, proactieve en onderzoekende houding. Jullie zijn zelfstandig, creatief en echte doorzetters. Jullie willen je graag in de meetingsoftware branche verdiepen en kunnen gezamenlijk benodigde analyses uitvoeren. Jullie werken samen met de managing partner verantwoordelijk voor de sales en marketing en de marketingmedewerker van Spilter.

De opdracht
Binnen Spilter werken we met verschillende online marketingmiddelen om belangrijke doelen als het verhogen van de naamsbekendheid, het versterken van de klantbetrokkenheid en het vergroten van het vertrouwen in ons als meetingsoftware specialisten. Deze marketingdoelen dragen bij aan het uitbreiden van onze klantenkring.

De opdracht is een contentstrategie te ontwikkelen voor het marketingdoel het vergroten van de bekendheid (van de mogelijkheden) van meetingsoftware. Hierin komt onder andere aan bod een doelgroepanalyse, een aansluitende boodschap en het kiezen van de juiste middelen maar ook het vaststellen van de prestatie-indicatoren en de bijpassende meetinstrumenten. Kortom, een contentstrategie van A tot Z.

Wij zullen jullie met veel plezier begeleiden en ondersteunen waar nodig om een succesvolle contentstrategie neer te zetten.

Extra leuk
Op ons kantoor in Almere stad (Markerkant 13) staat altijd een gevulde snoep- en koekpot en fruitmand klaar. En we bieden jullie een mooie ruimte waar jullie gezamenlijk in kunnen werken, voorzien van comfortabele stoelen en een tv-scherm voor presentaties. Daarnaast krijgen jullie uiteraard een stagevergoeding.

Hebben jullie interesse?
Leuk! Stuur ons een korte introductie met wie jullie zijn, welke opleiding(en) jullie volgen en waarom wij jullie groep zouden moeten kiezen voor deze opdracht via het algemene mailadres info@spilter.nl. Wij nemen daarna contact met jullie op om een kennismakinggesprek te plannen.

Wil je meer informatie?
Neem contact op via 036 750 8275 en vraag naar Allard Dericks of Marlon Essers.

Nieuwsgierig? Neem contact op met Allard Dericks op +31 36 750 82 75 of a.dericks@spilter.nl
Solliciteren? Stuur je sollicitatie op een, bij de functie, passende wijze naar a.dericks@spilter.nl

Kom uit die comfortzone

Energizers voor volwassenen

Houd de aandacht van uw deelnemers vast en haal ze uit hun vaste (denk)patronen.

Energizers zorgen er niet alleen voor dat de deelnemers loskomen en samen lachen maar ook voor het maken van verbindingen tussen de rationele en creatieve hersenhelften van uw deelnemers.

Resultaat: energie in de groep en creatievere input.

1-2-3-Klap-Stamp-Schouderklop - Kost weinig tijd en heeft groot effecttwo_people

  • Maak groepjes van twee personen. Laat de personen met het gezicht tegenover elkaar staan.
  • Laat de twee personen samen tot 3 tellen: Persoon 1 zegt 1, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 zegt 1, persoon 1 zegt 2 etc.Aan het begin worden er fouten gemaakt in het tellen, omdat het verwarrend is. De deelnemers moeten hierom lachen. Als iedereen het ritme te pakken heeft, ga je door naar de volgende stap.
  • Vervang tel 1 door een klap in de handen: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 zegt 2, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 zegt 2 etc.
  • Vervang tel 2 door een stamp op de grond:Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 zegt 3, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 zegt 3 etc.
  • Vervang tel 3 door een schouderklop: Persoon 1 klapt in zijn handen, persoon 2 stampt op de grond, persoon 1 geeft de ander een schouderklop, persoon 2 klapt in zijn handen, persoon 1 stampt op de grond, persoon 2 klapt op de schouder van de andere persoon etc.
  • Evalueer: Rond de energizer af door de deelnemers te vragen naar hun ervaringen.

Lees meer over 1-2-3-klap-stamp-schouderklop

Whoosh-hoo-zap-groovalicious freak-out - Maakt de deelnemers weer fris en energiek

  • Vorm samen met de deelnemers staand een cirkel
  • Geef een golf door naar rechts en zeg whoosh. Laat de golf tweemaal rondgaan.
  • Introduceer nu hoo. De ontvanger van de golf zegt Hoo en steeekt beide armen in de lucht. De gever van de golf moet de golf nu de andere richting doorgeven.
  • Introduceer vervolgens zap. De ontvanger van de golf wijst naar een andere persoon in de cirkel en zegt zap. De golf wordt doorgegeven naar de andere persoon, die vervolgens de golf weer de cirkel rond stuurt.
  • Volgende stap: de ontvanger van de golf zegt groovalicious, steekt zijn armen in de lucht, maakt een golfbeweging met zijn handen, gaat door zijn knieën en staat weer op. Iedereen in de cirkel maakt dezelfde groovalicious beweging. Na de groovalicious beweging geeft de ontvanger van de golf deze weer door.
  • Tot slot: de ontvanger van de golf zegt freak out, iedereen zwaait met de handen in de lucht, loopt rond en zoekt een nieuwe plek in de cirkel. Als iedereen weer een nieuwe plek in de cirkel heeft, geeft diegene die de freak out heeft ingezet vervolgens de golf weer door.
  • Rond de oefening af met het uitspreken van de zin ‘na chaos is er weer orde

 

Korte energizers - Weinig beschikbare tijd en toch de deelnemers even losmaken

group_people

  • Vraag alle deelnemers te gaan staan en gezamenlijk een rij te vormen van kleinste schoenmaat tot grootste schoenmaat.
  • Vraag alle deelnemers om een rij te vormen van jongste deelnemer tot oudste deelnemers.
  • Vraag alle deelnemers om op een denkbeeldige landkaart te gaan staan verspreid over de hele zaal, op de plek waar zij geboren zijn.

 

Meer energizers?

Samen tot 10 tellen: korte energizer, geschikt voor zowel kleine als grote groepen.

Fouten maken mag: vrije improvisatie energizer.

Wat is er nieuw op het gebied van meetingsoftware voor congressen?

eventsummitOm deze vraag te beantwoorden hebben we op 15 februari jl. de EventSummit in de RAI bezocht. Een congres voor en door professionals binnen de eventbranche. Een complete hal in de RAI vol met iedereen die wat met events doet, van locaties tot concepten en van netwerkbeheer tot AV-leverancier.

Onze interesse lag op het gebied van betrekken van deelnemers tijdens een congres. Niet zozeer de registratie van, maar de interactie met de deelnemers. Wat blijkt: Voor het betrekken van het publiek bij congressen is er veel. Iedere leverancier die zijdelings iets doet met events heeft wel iets in de aanbieding, of werkt met een partij samen. Of het nu de AV-leverancier, de locatie of de dagvoorzitter zelf is.

Die markt is in een snel tempo verzadigd geraakt. Was het een paar jaar geleden Sendsteps die de markt domineerde, nu zijn er tientallen aanbieders. Allemaal met ongeveer dezelfde specificaties maar met andere zwaartepunten. Buzzmasters biedt een facilitator bij de tool aan en de tool van Mentimeter is helemaal zelf te bedienen. Maar het komt allemaal op hetzelfde neer. De ene is juist eenvoudig in de bediening, de andere ziet er geweldig uit en een derde kan weer met PowerPoint communiceren.

Zijn er dan nog bedrijven die zich op een nichemarkt begeven waar wel een grote toegevoegde waarde is voor de deelnemer aan een congres? Eén gevonden. Een bedrijf die naast de basics ervoor kon zorgen dat deelnemers online de presentatie zien van de spreker op hun telefoon of tablet en rechtstreeks notities kunnen maken op de presentatie. Maar ook deze was gericht op één spreker die wat zegt of vraagt en waarmee iedereen individueel kan reageren middels stemming of een open vraag.

Interactie2En als het gaat om echte inhoud, het creëren van meer diepgang in de gesprekken of ophalen van gedragen meningen, wat is er dan op de markt? Voor een echte groepsbrainstorm heb je een GDSS (Group Decision Support Systeem) nodig. Daar is de spoeling wel een stuk dunner. Spilter blijft marktleider en is de enige aanbieder van echte meetingsoftware. Met meetingsoftware kan je ervoor zorgen dat iedere deelnemer echt meedenkt. En kun je gestructureerd met grote groepen aan resultaat werken waarbij de mening van iedere aanwezige geldt.

Wat je ook ziet zijn aanbieders die de beleving van een meeting willen maximaliseren. Denk aan een bedrijf zoals ideeëntheater die houten pop-up tribunes aanbiedt, net weer iets luxer dan de festivalchairs, maar altijd leuker dan standaard stoelen. Of locaties die verder proberen te denken dan zaaltjesverhuurder en meer een concept neer willen zetten. Bijvoorbeeld Mindcenter die zich profileren als locatie waar net alles anders is of verschillende musea waar je in combinatie met een toegangskaartje ook van vergaderen.

Al met al zijn er veel bedrijven die zich richten op grootschalige meetings, werkconferenties of congressen. Meetingsoftware? Als je kijkt naar live-voting en Q&A genoeg. Als je kijkt naar brainstormen, weinig.

Wil u meer weten over de genoemde opties of iemand laten meedenken met uw meeting? Neem contact met ons op, wij koppelen u graag en geven u graag advies.

Case: Een energieplan voor Ameland

Opdracht

amelandHet eiland Ameland heeft hoge ambities op het gebied van haar energievoorziening: het eiland wil al in 2020 energieneutraal zijn. Het benodigde energieplan moet een volledige verduurzaming op Ameland mogelijk maken en tegelijkertijd zorgen voor oplossingen die het energienet betaalbaar en betrouwbaar houden. Waar energiestromen slim worden uitgewisseld en indien gewenst ook opgeslagen kunnen worden zodat Ameland ook het energievoorzieningsniveau voor het toerisme kwalitatief en kwantitatief continu op peil kan houden.

In dit proces waren twee belangrijke beslismomenten. Hierin moesten keuzes gemaakt worden met gevolgen tot ver in de toekomst. Deze beslismomenten zijn, door de complexiteit, impact en vele stakeholders in onze Versnellingskamer genomen.

Hoe was de aanpak?

Om de tijd van de genodigden optimaal te benutten is vooraf aan beide Versnellingskamers een online vragenlijst uitgezet. Bij de Versnellingskamers waren circa 20 personen aanwezig. Dit waren vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders die al langere periode betrokken zijn bij het project aangevuld met experts die met een zekere afstand naar het project kijken. Hun rol was om nieuwe inzichten te ventileren en feedback te geven om zo tunnelvisie bij de projectgroep te voorkomen.

De Versnellingskamers waren een combinatie van het gebruik van de Spiltersoftware, brownpapers, post-its en een schaalmodel van het eiland. Individueel de mening geven via de PC werd afgewisseld met in worldcafé opstellingen, in kleine groepen, een mening vast stellen. Alle input werd gedigitaliseerd in Spilter waardoor notulen en alle stappen en afwegingen om te komen tot de keuzes vastgelegd waren. Een zeer belangrijk onderdeel van dit proces.

Wat is met Spilter bereikt?

In de eerste Versnellingskamer is op basis van de input van bewonersavonden, gesprekken met convenantpartners en experts over wat men wel of niet wil, een drietal scenario’s gekozen die de beste invulling gaven aan alle behoeften.

In de tweede Versnellingskamer, 6 maanden later, is naar aanleiding van onderzoeken, haalbaarheidsstudies en impactanalyses door experts van de drie scenario’s, een keuze gemaakt voor één rompscenario. Daarnaast is een concrete tijdsplanning met acties uiteengezet.

Meer weten over Duurzaam Ameland? Ga naar www.duurzaamameland.nl

Opdrachtgever: Convenant partner Duurzaam Ameland
Toepassing: 2x Versnellingskamer
Aantal deelnemers: +- 20 per sessie
Duur sessie: 2x 1 dag
Case: P3 Pop- & Cultuurpodium

Opdracht p3
In gemeente Purmerend staat P3, een pop- en cultuurpodium voor live popmuziek, dance en theater in regio Waterland. P3 is een stichting met een bestuur, een klein deel betaalde staf en een groot aantal vrijwilligers. De gemeente Purmerend subsidieert P3 en wil dat P3 financieel gezonder wordt. Daarnaast is er de wens naar een programmering die beter aansluit bij de inwoners van Purmerend. Spilter is gevraagd voor het opzetten van een aanpak waarin antwoord kan worden gegeven op deze twee vraagstukken.

Hoe was de aanpak?
Na een uitgebreide intake met de gemeente en het bestuur is bepaald welke output exact nodig was om de volgende fase in te gaan. Gezien de verschillende interne zaken die speelde heeft Spilter een inhoudelijk deskundige uit haar netwerk erbij betrokken. Deze heeft veel inhoudelijke kennis en ervaring op het gebied van poppodia en een groot netwerk om te kunnen benchmarken. Gezamenlijk zijn drie sessies ontworpen: een sessie met een divers aantal stakeholders om te kijken welke commerciële kansen zij zien naast de inzet van het poppodium, een sessie gericht op de trends en de programmering met ervaringsdeskundigen uit het hele land en een sessie over de toekomst van P3 met de medewerkers. Tijdens deze laatste sessie zijn de ideeën van de eerste sessie getoetst en uitgewerkt en ook diverse ideeën opgehaald van de medewerkers zelf. Daarnaast zijn er diverse interviews geweest en is er deskresearch uitgevoerd. Gebaseerd op alle verzamelde resultaten is een concreet advies geschreven die de gemeente kon gebruiken bij het maken van de juiste keuzes voor de toekomst van P3. Als bijlage waren de rapporten van de sessie toegevoegd. Hierin zitten veel ideeën waarmee zo zelf direct aan de slag kan.

Wat is bereikt met Spilter?
Vanuit drie verschillende invalshoeken zijn de kennis en meningen van medewerkers en stakeholders, zoals ondernemers uit de omgeving en omwonende, opgehaald, geanalyseerd en gebundeld. Op basis hiervan is een beknopt en onderbouwd rapport geschreven dat een concreet advies aan gemeente Purmerend bevatte met een antwoord op eerder gestelde vragen en meer.

Er is breed opgehaald hoe de deelnemers de aansluiting met de doelgroep zien, wat zij belangrijk vinden in een goede programmering, welke kansen zij zien voor commerciële activiteiten en hoe zij een bruisend P3 voor zich zien. Een grote hoeveelheid informatie die zich onderling versterkt door de diversiteit aan deelnemende partijen. Werken in een Versnellingskamer gaf de deelnemers de gelegenheid om eerst kennis te delen en vervolgens inhoudelijk te discussiëren over het resultaat. Dit werkte voor hen zeer stimulerend, er is vrijuit en veelvoudig antwoord gegeven en gesproken.

Opdrachtgever: Gemeente Purmerend
Toepassing: 3x Versnellingskamer
Aantal deelnemers: +- 20 per sessie
Duur sessie: 3x 1 dagdeel
In samenwerking met: Joy the Music
Case: Central Innovation District

Opdracht
CIDfotoOm voor de toekomst voldoende werkgelegenheid voor Den Haag en haar inwoners te garanderen is innovatie nodig. Wereldwijd blijken internationaal multimodaal bereikbare, hoogstedelijke omgevingen bij uitstek geschikt voor innovatie. Den Haag biedt zo’n omgeving in het Central Innovation District. Hier is de afgelopen 25 jaar fors geïnvesteerd en een aantrekkelijk ecosysteem ontstaan. De verdere ontwikkeling van dit gebied vereist samenhangende investeringen in economische ontwikkeling, menselijk kapitaal en verbetering van het vestigingsklimaat. Er gebeurt al veel in Den Haag en het ecosysteem van ondernemers, bedrijven, bewoners en (kennis) instellingen is aan het groeien. Steeds meer partijen weten elkaar te vinden en er ontstaan interessante samenwerkingsverbanden. De gemeente nodigt partijen uit om samen na te denken over de sociale, ruimtelijke en economische ontwikkeling van de stad.

Spilter is gevraagd om mee te denken ervoor te zorgen dat alle stakeholders hun ideeën kunnen inbrengen en elkaar vinden in het uitwerken van deze ideeën.

Hoe was de aanpak?
De sessie is opgedeeld in drie delen. We zijn plenair gestart waarbij onder leiding van een dagvoorzitter verschillende plannen en ideeën zijn gepresenteerd. In dit gedeelte is ook met gebruik van de Spilter event tool de eerste interactie geweest met de deelnemers. Vervolgens zijn de deelnemers uiteengegaan in kleine groepen van 5 personen. In deze groepen hebben zij aan de hand van verschillende vraagstukken gebrainstormd. Deze ideeën zijn allemaal direct ingevoerd via een iPad, waardoor alle input direct opgeslagen was. Per groep zijn twee ideeën volledig uitwerkt. Dit proces is herhaald in een tweede ronde, echter met nieuwe groepen en dus nieuwe kennismakingen en andere vraagstukken.

Met de plenaire afsluiting zijn alle uitgewerkte ideeën vertoond en toegelicht. Tegelijkertijd konden de deelnemers aangeven of zij actief betrokken wilde zijn bij de vervolgstappen. Omdat alle ideeën bewaard zijn gebleven kon de gemeente dit delen via hun website en als bijlage naar de deelnemers toesturen.

Wat is bereikt met Spilter?
Tijdens de werkconferentie heeft veel interactie met alle deelnemers plaatsgevonden. Alle input is digitaal vastgelegd maar het allerbelangrijkste is dat de deelnemers zelf op de avond aangegeven hebben welke activiteiten zij wilde ondersteunen. De gekozen werkvorm heeft er aan bijgedragen dat deelnemers met minimaal 10 andere deelnemers konden samenwerken en dat zo cohesie is ontstaan.

Opdrachtgever: Gemeente Den Haag
Toepassing: Werkconferentie
Aantal deelnemers: 150 deelnemers
Duur sessie: Eén avondsessie
Help! Mijn brainstorm was te succesvol

Help! Mijn brainstorm was te succesvol

Je hebt een ontzettend leuke en productieve dag achter de rug. Er is gelachen, genetwerkt maar bovenal hard gewerkt. Samen hebben jullie gebrainstormd over verbeteringen, nieuwe samenwerkingen en innovaties met als resultaat maar liefst 1500 ideeën. Maar wat nu? Je wilt immers wel echt iets met de input doen, zodat het positieve gevoel van de bijeenkomst blijft hangen. En zodat medewerkers zich betrokken blijven voelen bij de stijgende lijn van het bedrijf. Wij bieden je hierbij drie bewezen methodes voor het succesvol verwerken van de opgehaalde input én het vasthouden van die positieve vibe bij jouw medewerkers.

1. Plak de ideeën op een grote centrale muur in de gang van jouw organisatie en laat deze een week lang hangen. Vraag al je medewerkers om in het voorbij gaan, bijvoorbeeld tijdens het koffie halen of tussen meetings door, om de ideeën te bekijken en zodra ze een idee zien die past bij een ander deze te verplaatsen naar elkaar. Hierbij ontstaan op een natuurlijke wijze clusters van ideeën met elk hun eigen categorie en vermindert het aantal ideeën naar een behapbaar aantal welke je gegarandeerd kan uitvoeren.
Voordeel: De brainstorm blijft leven onder al je medewerkers + het betrekt diegene die onverhoopt niet aanwezig konden zijn.
Nadeel: Deze aanpak brengt het risico met zich mee dat slechts een klein deel van je medewerkers mee doet, waardoor er geen gedefinieerd einde is.

succesvol_brainstormen1

2. Vraag een aantal, bijvoorbeeld 15 medewerkers, om ambassadeur te worden. Stel hen in de gelegenheid om in kleinere teams zo’n 500 ideeën te clusteren en een globale categorie toe te kennen aan elke clustering. Organiseer vervolgens een integratie-sessie waarbij alle ambassadeurs de gevonden categorieën bespreken en samenvoegen. Ook hiermee ontstaan op een natuurlijke wijze, breed gedragen categorieën die je zichtbaar kunt gaan uitvoeren.
Voordeel: Met deze methode creëer je gedreven ambassadeurs die andere medewerkers met hun enthousiasme over het proces op de hoogte houden en medewerkers die eigenaarschap voelen voor bepaalde categorieën.
Nadeel: Het vraagt wel een investering in tijd van een aantal van je medewerkers, het is belangrijk hen de ruimte te gunnen te discussiëren en overleggen over de categorieën.

succesvol_brainstormen2

3. Bepaal onafhankelijk van de geleverde input categorieën waar je mee verder wilt werken. Voorbeelden zijn: out-of-the-box ideeën, laag hangend fruit, wat levert de meeste omzet enzovoorts. Laat vervolgens enkele medewerkers de ideeën verdelen over deze categorieën en kies een categorie waarmee je medewerkers aan de slag gaan.
Voordeel: Met deze methode werk je snel naar resultaat en kan je zo goed als direct aan de slag met het realiseren van enkele ideeën.
Nadeel: Ten eerste moeten degene die categoriseren veel af weten van het bedrijf en ten tweede wordt op deze wijze geen eigenaarschap gecreëerd.

Alle drie de werkwijzen kunnen zowel op analoge wijze als met Spilter worden uitgevoerd. Met de Spilter tool heb je de brainstormideeën vanaf het begin digitaal. Bij de eerste methode print je de ideeën uit op herpositioneerbare stickers, na het categoriseren scan je ze weer eenvoudig in met de Spilter app. Lees meer over digitaal brainstormen.

Best Event Award World voor Gouden Giraffe!

Gouden Giraffe Winnaar

Het beste event ter wereld! Yes! Gouden Giraffe, waar wij de afgelopen jaren het hele juryproces met Spilter begeleiden, heeft in Porto gewonnen in de categorie Convention. Gouden Giraffe Event Awards 2017 was een ode aan het vak van live communicatie, aan creativiteit, aan effectiviteit en dat werd gevierd op de marktplaats der creativiteit in DeFabrique in Maarssen. Een bizarre award show met 5 gouden caravans, vuurwerk, confetti, een fanfare, Cora van Mora, maar ook met inhoud door live pitches in een festivalsfeer. Het was een evenement waar branchegenoten en opdrachtgevers maanden later opeens van zeiden: 'Dat evenement heeft me echt zo ongelooflijk geïnspireerd'. Gefeliciteerd EventBranche.nl!

persbericht-foto

Gouden Giraffe Event Awards

Elk jaar schrijven bedrijven uit de live communicatie of andere bedrijven die een live event hebben georganiseerd zich met hun case in voor de Gouden Giraffe. De beoordeling van de cases ligt in handen van de eventmarketeers, communicatieprofessionals en event-collega's met een wetenschappelijke achtergrond.

Deze juryleden beoordelen, individueel online, elke case op diverse criteria met een cijfer en een motivatie. Elke case wordt door meerdere juryleden beoordeeld waardoor direct inzichtelijk is waar de jury het eens is en waar niet. De discrepanties worden vervolgens gezamenlijk achter gesloten deuren besproken. Per categorie worden vervolgens de genomineerden geselecteerd. Zij presenteren zich in een live jury-sessie aan de jury en het aanwezige publiek op Learn from the Best.

Alle casussen krijgen na de Gouden Giraffe Event Awards een eigen rapport, zodat voor elke inzending overzichtelijk de scores met bijbehorende motivaties terug te lezen zijn. Dit gehele proces is ondersteund door de Spilter tool. Het complete plaatje van zowel de jurering als de spraakmakende award show is nu zelf in de prijzen gevallen. De lat voor 2017 ligt dus nog hoger en krijgt wereldwijde aandacht.

Meer lezen over de Gouden Giraffe Event Awards? www.gouden-giraffe.nl

Stem Analyse Live

stem_analyse_liveOp 21 maart 2018 gaan we weer naar de stembus, voor de gemeenteraad dit keer. Voordat we stemmen, gaan we debatteren. Hebben we eenmaal gestemd, dan volgen de verkiezingsavonden. Tijdens deze vele bijeenkomsten vieren we onze democratie en onze vrijheid van meningsuiting.

In samenwerking met Dagvoorzitter.nl heeft u met de 'Stem Analyse Live' de mogelijkheid een verkiezingsbijeenkomst te organiseren die dieper gaat dan de voorspelbare uitwisseling van one-liners en inhoudsloze algemeenheden.

De nuance achter de stem

Een stemming geeft helderheid over de zetelverdeling en mogelijke coalities. Maar onder de harde cijfers zit vaak ontzettend veel nuance. Tussen het zwart-wit van de uitslag zitten minimaal 50 grijstonen. Zeker in deze tijd, waarin steeds meer mensen steeds langer ‘zweven’.

Met Stem Analyse Live kijken we dieper in de ziel van de kiezer. We stellen vragen die inzicht geven in wat de mensen werkelijk denken en analyseren ‘on the spot’ het stemgedrag. Dat is interessant voor de partijen, die een beter inzicht krijgen in waar er stemmen te halen zijn. En het is interessant voor de kiezer, die meer afgewogen zijn keuze kan maken.

Deze gespreksvorm is ontwikkeld samen met Dagvoorzitter.nl, ervaren gespreksleiders die nodig zijn bijeenkomsten in goede banen te leiden om zo het maximale uit het debat te halen. Gebruik en voorbereiding zijn kinderlijk eenvoudig, de kosten overzichtelijk en het effect onvoorstelbaar groot. Geen verkiezingsdebat zal meer hetzelfde zijn.

Wilt u meer weten? Neem contact op met info@spilter.nl of 036-7508275

Wat wilt u echt bereiken?

Komt u er ook wel eens aan het eind van een werksessie of teamvergadering pas achter dat u niet helemaal de gewenste informatie hebt opgehaald? Het is een heel menselijke reactie om bij een opkomende vraagstuk direct te denken in oplossingen. Er popt een vraagstuk op of er doet zich een probleem voor en hoe eerder dat opgelost is hoe beter. Onze ervaring is echter dat het zeer loont om uzelf áltijd vooraf een vraag te stellen.SetAndReachGoals

Of u nu een sessie gaat organiseren of faciliteren, het allerbelangrijkste is de vraag wat wilt u echt bereiken? Voorafgaand aan een intake vraagt de opdrachtgever vaak wat zij alvast kunnen voorbereiden. Ons antwoord is altijd hetzelfde: goed nadenken over wat u wilt bereiken met de sessie. De voorbereiding en de stap erna, wat wij het bedenken van een sessie noemen, is niet alleen een zeer essentiële stap maar ook vaak de ingewikkeldste. Of u nu een professionele facilitator bent of als manager met uw team aan de slag gaat, besteed hier voldoende aandacht aan.

Bij elke sessie staat een bepaald vraagstuk centraal. Vaak is het echte probleem niet wat het in eerste instantie lijkt. Een sessie is alleen succesvol als het vraagstuk en het einddoel helder zijn. Ga daarom nooit direct vanuit een bepaald probleem een oplossing bedenken of een sessie ontwerpen. Probeer de vraag achter de vraag te achterhalen. Een voorbeeld: In deze tijd zijn veel bedrijven bezig of net klaar met het schrijven van hun plannen. Hoe zou je dat goed aanpakken?

Stel vragen als: Welke informatie heb je minimaal nodig als de sessie klaar is? Hoe moeten de plannen er definitief uitzien? Wie wil je betrekken en wat is hun rol? Waarom wil je ze betrekken? Wil je de kennis gebruiken of draagvlak creëren? Mogen ze volledig vrij denken of zijn er grenzen? Hoeveel tijd is er beschikbaar?

Kortom allemaal vragen die relevant zijn om de doelstelling helder te krijgen. Als het verkrijgen van draagvlak belangrijker is dan de uiteindelijke uitkomst heb je een hele andere sessie dan wanneer andersom het geval is.

Pas als dit helder is gaat u aan de slag met het bedenken van een sessie. En ook dat doen wij van beneden naar boven. Wij starten bij het resultaat en gaan dan langzaam naar boven toe werken om te kijken welke informatie er allemaal nodig is om dat resultaat te bereiken. De eerste stap naar uw succesvolle sessie is gezet!

Enkele tips:

  • De uitnodiging naar de deelnemers is ook heel belangrijk. Vertel hierin altijd het doel dat u wilt bereiken
  • Stel de deelnemers vast 1 of 2 vragen om over na te denken, zo starten ze goed voorbereid aan de sessie
  • Bespreek aan het begin van de sessie het proces dat u wilt doorlopen zodat dit voor iedereen duidelijk
  • Zorg dat het duidelijk is wat er met de resultaten gebeurt en wie dat gaat oppakken

 

Veel succes!

Ontwikkelingen Spilter

Spilter wordt elke dag verder ontwikkelt en regelmatig van updates voorzien. Dit lichten wij altijd toe in Release notes die elke gebruiker van Spilter ontvangt bij het inloggen. Soms zijn de verbeteringen echter zo ingrijpend dat we deze extra willen toe- en uitlichten. Het brengt namelijk veel nieuwe mogelijkheden met zich mee, die u direct kunt toepassen tijdens uw eerst volgende sessie.

Nieuwe manier van inloggen voor deelnemers geïntroduceerd

We hebben de wijze waarop deelnemers kunnen inloggen in een sessie uitgebreid.

  1. U heeft voortaan de mogelijkheid om deelnemers in te laten loggen met slechts de sessiecode. Dit 6-cijferige getal is voortaan altijd zichtbaar in het voorzittersscherm zodat u deze bij de hand heeft.
  2. Ook heeft u de mogelijkheid om deelnemers, zoals voorheen, alleen toegang te geven tot de sessie met een account. Wel kunt u in deze nieuwe versie de optie aanzetten waarmee deelnemers zelf een account aan kunnen maken en daarmee direct toegang krijgen tot de sessie. Wanneer bij de start van de sessie nog nieuwe deelnemers zich aanmelden kunnen zij zich met de sessiecode eenvoudig registreren.

Inloggen_Spilter

Aanmaken van een sessie vereenvoudigd

Voortaan doorloopt u bij het aanmaken van een sessie slechts drie stappen. U kiest eerst de algemene instellingen, bijvoorbeeld hoe de deelnemersschermen eruit komen te zien. Vervolgens selecteert u de wijze waarop u wilt dat deelnemers inloggen in uw sessie en tot slot maakt u een keuze voor het uitloggen uit de sessie. Het verschil dat wij voorheen hanteerde tussen Versnellingskamer, Enquête en Poll is hierbij losgelaten. Zonder voorkennis is het hiermee een stuk gemakkelijker geworden om een sessie aan te maken.

Nieuwe optie voor het presenteren van open vragen

Niet alleen is het vanaf nu mogelijk om tijdens de sessie alleen de vraag op het presentatiescherm te tonen maar ook is de nieuwe optie tekstballonnen bij open vragen toegevoegd. Eerder introduceerde wij al de wordcloud en door de toenemende vraag voor de inzet van Spilter tijdens grote evenementen en congressen hebben wij deze mogelijkheid nu ook toegevoegd. Hieruit voortvloeiend is het nieuwste Spilter product De Event tool ontstaan. Lees hier meer over op deze pagina.

Spilter_tekstballonnen

Vernieuwde word-rapportage

En last but not least, de standaard Word-rapportage is op de schop gegaan. De weergave van de resultaten is gemoderniseerd en verbeterd waardoor u bij het uitdraaien van de resultaten niet alleen de antwoorden rijp en groen hebt maar ook direct een mooie rapportage tot uw beschikking die u verder kunt verspreiden onder uw deelnemers of collega’s.

Succesvol samenwerken

Zorgnetwerk Zenderen – ingewikkeld maar pure noodzaak!

“Er zijn de afgelopen decennia al verschillende vormen van samenwerking geweest, maar in al die vormen is er steeds één partij leidend of sturend. Dat werkt uiteindelijk averechts, aangezien er nooit volledig vertrouwen zal zijn dat die partij ook het beste voor heeft met de andere aangesloten personen of bedrijven,” aldus Wyco de Vries. De maatschappij ontwikkelt zich en er gaan steeds meer netwerkorganisaties ontstaan, al is dat nog voornamelijk in het bedrijfsleven.

De Vries heeft een grote rol gespeeld bij het opzetten en faciliteren van het zorgnetwerk Zenderen.  Zijn organisatie levert momenteel de netwerkmanager, projectmanagers en projectondersteuning voor de verschillende initiatieven en projecten. De Vries treedt nog steeds op als onafhankelijke ‘facilitator’ en vormt met zijn collega’s het projectbureau voor alle gezamenlijke innovaties, projecten en initiatieven voor het zorgnetwerk Zenderen.

Door de initiatiefnemers van het Zorgnetwerk Zenderen werd bepaald dat er een netwerkmanager en adviseur moest worden aangesteld die er voor moest gaan zorgen dat de netwerk governance vorm zou krijgen en dat beoogde innovaties en projecten ook daadwerkelijk zullen worden uitgevoerd. Dat is een pluspunt en noodzakelijk voor het slagen van het netwerk als geheel. Niemand moet de baas of eigenaar zijn, maar goede coördinatie en rol afstemming is essentieel. Met het voorwerk dat de initiatiefnemers van Zenderen, in samenwerking met de Vries hebben gedaan, voor de oprichting van dit netwerk, lijkt een onafhankelijk programmabureau op dit moment ook de meeste aangewezen structuur om die coördinatie op zich te nemen. Wij kunnen als onafhankelijk partner werken aan de onderlinge vertrouwensband, met als doel elke afzonderlijke organisatie er uiteindelijk beter van maken, en waarbij de patiënt of cliënt de uiteindelijke winnaar is.”

Visie en ambitie dienen te worden aangescherpt

Eind maart ontvingen 180 zorgprofessionals, bestuurders, financiers en andere stakeholders in de zorg een vragenlijst namens verschillende zorgprofessionals en bestuurders, die inmiddels de ‘coördinatiegroep’ zorgnetwerk Zenderen vormen. De uitkomsten van deze vragenlijst zijn gebruikt ter inspiratie en voorbereiding op een visie- en ambitiesessie voor het ‘zorgnetwerk Zenderen’. Deze visiesessie met Spilter was in eerste instantie bedoeld om de bestuurlijke themagroepen meer strategische richting te geven zodat zij de juiste innovaties, veranderingen en projecten kunnen vormgeven. Of om dit juist weloverwogen na te laten.

Krachtig signaal

De samenwerkingsvorm is met de benodigde begeleiding bedacht door de bestuurders van de negentien aangesloten organisaties. De samenwerkingsovereenkomst is uiteindelijk ook door hen zelf getekend. Dat is een essentieel punt. “In alle gevallen zie je dat de slagingskans van netwerken zo rond de 20% ligt. Maar omdat aan dit netwerk juist ook de bestuurders hebben gewerkt, wordt de kans van slagen vele malen groter geacht. Zolang alle betrokkenen ‘willing and able’ zijn iets van zichzelf in het netwerk te stoppen, vertrouwen hebben in elkaar en geduld hebben, ben ik er volledig van overtuigd dat een netwerk als geheel zal slagen. Dat is geen aanname, dat is bewezen wetenschap.”

Door Wyco de Vries MHA, Directeur Spyl

Meetingsoftware specialist worden?

Wilt u zich aansluiten bij onze groeiende en professionele groep meetingsoftware specialisten?

Op diverse manieren kunt u zich bij deze groep aansluiten.

Heeft u een speciale methodiek? Bekijk met ons samen op welke wijze deze (deels) gedigitaliseerd kan worden. Lees hierover meer op de pagina Eigen template.

Werkt u regelmatig met de Spiltersoftware tijdens uw eigen bijeenkomsten? Neem contact op met Allard Dericks via +31 36 750 82 75 of a.dericks@spilter.nl en bespreek met hem de mogelijkheden!

Tips van de professionele facilitator

tips-graphicElk kwartaal deelt een ervaren, professionele facilitator uit ons netwerk tips. Concrete tips die u direct kunt gebruiken. Of u nu af en toe als facilitator optreedt of het proces begeleidt binnen uw eigen team, met deze tips wordt uw meeting gegarandeerd beter.

En dat is precies waar Spilter voor staat: Make Better Meetings.

 

Onze eerste facilitator van 2018 die tips met u deelt is Edwin de Graaf van Impact Company.

Zijn tip: Schep ruimte in je sessie om te reflecteren.

Het bereik van wat we denken en doen wordt begrensd door wat we niet opmerken en omdat we niet opmerken dat we niet opmerken kunnen we weinig veranderen totdat we opmerken dat niet opmerken ons denken en doen bepaalt (Goleman, 1998).

Deze tip gaat over het belang van reflecteren in sessies waarin men toewerkt naar een groepsbesluit. Hoe fijn is het wanneer je merkt dat je op cruciale momenten tijdens een verandertraject de belangrijke stakeholders bijeen hebt en dan echt een doorbraak weet te bereiken in het bedenken van de juiste stappen en oplossingen. En dat alle stakeholders zich werkelijk verbinden aan die stappen en oplossingen. En daar gaat het uiteindelijk om: die verbinding! Daar bedoel ik mee dat mensen echt de verandering begrijpen, welk gedrag van hen verwacht wordt en de verantwoordelijkheid nemen voor hun rol in die verandering. Men heeft niet alleen hoofd maar zeker ook hart voor de zaak gekregen.

Bij reflectie geef je aandacht aan ieders persoonlijke reactie op het verandervraagstuk. Door ruimte te scheppen voor reflectie stel je mensen in staat meer betrokken te worden bij het te nemen besluit.

Wat levert reflecteren op?
Door te reflecteren en persoonlijke reacties te ontlokken, ontstaat een verrijkt beeld van ieders verhouding tot het vraagstuk. Primaire reacties en houdingen geven een indicatie over de mate van veranderkracht of inspanning die men aan de besluitvorming wil leveren. Door te reflecteren word je je ervan bewust wat belangrijk is voor jou. Reflectie vergroot het begrip en het inzicht in de huidige situatie. Dit vergroot het leervermogen en dat is nodig voor het nemen van gedragen besluiten. En gedragen besluiten zorgen op hun beurt voor verankering van veranderingen.

Hoe pas je reflecteren toe in een sessie?
Je stelt vragen die een onmiddellijke persoonlijke reactie op de huidige situatie oproepen. Dit kunnen emoties, gevoelens, verborgen beelden en associaties zijn.

Voorbeeldvragen:
- Wat verraste je?
- Waar maak je je zorgen over?
- Welke ervaringen doen je hieraan herinneren?
De reflectievragen kun je in verschillende werkvormen inzetten. Kies een werkvorm die rechtdoet aan de (cultuur van de) doelgroep. Mediteren is bijvoorbeeld een uitstekende vorm om te reflecteren maar niet voor iedereen even toegankelijk. Enkele voorbeelden:
- Wandelen in tweetallen.
- Organisatie opstelling
- Journaling

Wat als reflecteren niet aan bod komt?
Reflecteren is voor ons een best practice gebleken en niet zo maar een. Reflecteren is de motor van leren en ontwikkelen!

Door te reflecteren maak je een persoonlijke verbinding met de veranderopgave: ‘Ik heb een goed gevoel over de verandering en ben mij ervan bewust wat mijn rol erin is.’ In een besluitvormingsproces maar ook in het totale veranderingstraject is deze verbinding randvoorwaarde voor het slagen ervan. De betrokkenheid van iedere stakeholder neemt toe met de reflecterende verdieping in de situatie. Wanneer we geen ruimte scheppen voor reflectie en we de stakeholders niet de gelegenheid geven om een persoonlijke relatie met het onderwerp te vormen, kunnen in een later stadium van de besluitvorming frustraties boven water komen. Mensen voelen zich misschien niet erkend en kunnen zelfs sabotagegedrag gaan vertonen.

Of door het gebrek aan verbinding en verdieping, zijn mensen nooit aangehaakt bij de veranderopgave. Met het risico dat deze mensen als ongeïnteresseerd, wantrouwend of zelfs als achterblijvers worden bestempeld.

Het vraagt lef om tijd en aandacht te besteden aan reflectie en om open te staan voor onvoorspelbare uitkomsten. Zelfonderzoek levert wel de persoonlijke verbinding met het vraagstuk op. Schep hier ruimte voor in je sessie.

Samenvattend bouw je met reflectie aan vertrouwen en commitment!

edwin_de_graafEdwin is facilitator bij Impact Company en specialist op het gebied van Decisions by Design. Vanuit psychologie en veranderkunde vervult hij de rol van procesbegeleider en coach. Impact Company faciliteert organisaties naar succesvol organiseren, door aan leidinggevenden 4 veranderinstrumenten aan te bieden waarmee zij meer impact, meer menselijke energie en meer duurzaamheid van organisatievernieuwing bereiken.


 

Onze vierde en laatste facilitator van dit jaar die tips met u deelt is Yvonne Lemmens, van Hartelijk Gefaciliteerd. Zij geeft u tips voor een ad hoc overleg: vergaderen met taartpunten.

Heb je een ad hoc overleg, of geen tijd om de agenda voor te bereiden voor je meeting? Doe dat dan samen met je team aan het begin van de vergadering met de agenda taartpunten methode. Vergaderen met agenda taartpunten is een snelle, effectieve en interactieve manier om een agenda op te stellen. De voordelen op een rij:

• De agenda is wendbaar en flexibel; speelt in op wat er op die dag of de komende dagen van belang is.

• Je werkt met een agenda waarvoor de deelnemers zich samen verantwoordelijk voelen.

• Het is een middel waarmee je samen de tijd kunt bewaken.

Deze aanpak is geschikt voor een overleg of vergadering met een kleine groep (maximaal 8).

Aanpak in 5 stappen

1. Teken op een flipover een cirkel (taart). De cirkel vertegenwoordigt de totale hoeveelheid tijd van de vergadering.

2. Inventariseer de punten die de deelnemers zinvol vinden, noteer deze op post-its. Wat nog beter werkt is als je het agendapunt formuleert in de vorm van een vraag.

3. Bedenk samen hoe je de tijd wilt besteden. Vul de cirkel (taart) eerst met de agenda punten (post-its). Plaats deze in de volgorde van bespreking. Bepaal samen hoeveel tijd je er aan wilt gaan besteden. Trek een streep vanaf het middelpunt van de cirkel waarmee je een taartpunt vormt die weergeeft hoeveel tijd je er aan gaat besteden.

4. Start de vergadering met de eerste agenda taartpunt.

5. Houd samen de tijd in de gaten. Als blijkt dat een belangrijk punt meer tijd vraagt dan vooraf ingeschat: bepaal samen wat je gaat doen: parkeren of meer tijd nu inruimen? En als we nu meer tijd inruimen voor dit punt, welk ander punt parkeren we dan of korten we in? Pas de taart met de punten die je getekend heb aan.

Veel succes!

Yvonne Lemmens Dagvoorzitter Facilitator Lemmens FaciliteertYvonne Lemmens is facilitator, trainer, meetingsoftware specialist en partner bij Hartelijk Gefaciliteerd. Hartelijk Gefaciliteerd ontwerpt en begeleidt interactieve bijeenkomsten en verzorgt trainingen in hoe je interactie en gedeeld eigenaarschap krijgt in jouw groep of team.

Ben je moe van het gedoe in vergaderingen, zoek je manieren om je vergadering anders aan te pakken? Volg dan de training Interactief Vergaderen zonder Gedoe. Voor een gestructureerde aanpak voor interactieve bijeenkomsten download je onze checklist via www.hartelijkgefaciliteerd.nl


 

Onze derde professionele facilitator die tips met u deelt is Judith de Jong, van Creativity meets Results. Zij richt zich binnen deze tips op de Project Start Up (PSU).

“Arjen komt de vergaderruimte binnen. Een bekertje met een restje koude koffie van de dag ervoor staat op tafel. Op de flip-over staan wat slordige schema’s en aantekeningen van een vorige vergadering. Dit is de eerste dag dat zijn projectteam bij elkaar komt. Arjen is de projectleider. Een aantal collega’s zijn er al. Terwijl hij de beamer opstart komt iemand bellend binnen, anderen hebben hun laptop open geklapt om nog even wat mailtjes te beantwoorden. Dan neemt Arjen het woord en presenteert een zijn slides over het project. Er zijn veel vragen en de ene discussie buitelt over de andere. Wat jammer dat de opdrachtgever er vandaag niet bij is, bedenkt Arjen zich. Het lukt maar niet om met het team duidelijke afspraken te maken en om een punt écht af te ronden. Vijf minuten na de afgesproken eindtijd verontschuldigt iemand zich dat hij nu toch echt weg moet en zo druppelt de vergaderzaal langzaam weer leeg. Daar staat hij dan, in een verlaten ruimte, tussen lege koffiebekertjes en volgeschreven flip-over-vellen. Hij rolt het papier op en neemt het mee. Na een week bekijkt hij ze weer, hier kan hij geen wijs meer uit worden. Een gevoel van chaos overspoelt hem. Moet hij nu hieruit de acties en een planning destilleren? Geschrokken wordt hij wakker, 6:58 op zijn wekker”.

Dit is een situatie die vaker voorkomt dan menigeen lief is. En dat bij de Project Start-up! Het project van Arjen lijkt na een week al wankel.

Steeds meer projectmanagers, en zeker de meer ervaren projectmanager, maakt de keuze de taken tijdens de PSU-bijeenkomst te splitsen door een facilitator bij de PSU te betrekken. De facilitator heeft de taak om toe te zien op het proces tijdens de PSU. Hij/zij kan ervoor zorgen dat de meningsvorming en de discussies gestructureerd verlopen, dat elk punt wordt afgerond met conclusies en vervolgafspraken en dat de tijd goed bewaakt wordt. Hierdoor hoeft onze Arjen zich vandaag daar even niet om te bekommeren en kan hij zich volledig focussen op de inhoud van het komende project.

Als facilitator heb ik na het verzorgen van diverse PSU bijeenkomsten een vijftal tips & tricks hoe het betrekken van een facilitator bij de PSU het eerste Project Succes maakt. Ik wil ze graag met je delen.

  1. Plan de discussies, voer ze nog niet. Richt je bij een PSU op het plannen van de discussies die moeten gaan plaatsvinden. Stap niet in de valkuil om al tijdens de PSU alles op te willen lossen.
  2. Een PSU is vooral een opstap naar een effectieve samenwerking en gaat daarom niet alleen over de deliverables, scope en planning, maar juist ook over de samenwerking. Wellicht ken je de fases van Tuckman: team forming, storming, norming, performing, adjourning. Een PSU is vroeg in het proces. Denk niet dat je na de PSU meteen aan ‘performing’ toe bent. Er zullen nog wel wat hordes genomen moeten worden voordat mensen lekker samenwerken. ‘Iedereen in zijn kracht zetten’ wordt zo gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dat nou echt? Wat kan helpen is om het tijdens de PSU ook te hebben over de manier waarop mensen graag samenwerken. Kijk eens terug naar eerdere projecten en wat daarin succes- en faalfactoren waren. Gebruik die inzichten in het huidige project.
  3. Zodra je de ruimte binnenkomt weet je al ‘Dit wordt niet zomaar een vergadering, maar hier wordt iets van mij verwacht’. Muren met flip-overs, stiften, stoelen in een andere opstelling, zelf aan de slag. Alles, inclusief de ruimte en het programma, helpt om de teamleden in de mindset te krijgen dat het gaat om hun input. De projectleider is niet alwetend, hij heeft juist het team nodig om tot goede ideeën, oplossingen en realistische planningen te komen. Gebruik die kennis van het team. Het is de kunst om iedereen in de positie te brengen waarop ze zich uitgenodigd voelen om hun expertise in te zetten.
  4. Fail faster, succeed sooner’, kom er zo vroeg mogelijk in het project achter als je andere verwachtingen hebt van het project. Tijdens de PSU kunnen je de verwachtingen afstemmen, zodat je allemaal hetzelfde doel en dezelfde scope voor ogen hebt.
  5. Zorg ervoor dat de volgende stap helder Aan het eind van de PSU ga je naar huis met een overzicht: wie doet wat wanneer. Plan, zodra je de PSU plant ook alvast een tweede meeting, binnen max 2 weken na de PSU, om de onderwerpen te bespreken die niet bij de eerste PSU opgelost kunnen worden. Op die manier voorkom je dat de tweede meeting lang op zich laat wachten door al volgelopen agenda’s.

Door Judith de Jong

Creativity meets Results

Judith de JongJudith de Jong is in 2011 begonnen met faciliteren van bijeenkomsten en heeft inmiddels zo'n 250 sessies ontworpen en gefaciliteerd. Sinds 2013 ben is zij gecertificeerd bij de International Association of Facilitators (IAF-world), dat maakt haar één van de ongeveer 50 gecertificeerde facilitators in Nederland. Zij is door het Centrum voor Ontwikkeling van Creatief Denken (COCD) opgeleid in het gebruik van Creative Problem Solving en heeft daarmee ruime kennis om creativiteit toe te passen in sessies en ook de deelnemers aan te zetten om hun eigen creativiteit te ontdekken en te gebruiken.


 

Onze tweede professionele facilitator die enkele belangrijke tips met u deelt is Nel Mostert, van Mostert Consultancy voor Creativiteit en Innovatie Management.

Een goede voorbereiding bespaart tijd

Als je een groep mensen uitnodigt, dan verwacht men dat de vergadering goed is voorbereid. Dat wil zeggen dat er een agenda is, dat de stukken voorhanden zijn en dat er een taakverdeling is, b.v. voorzitter/notulist/facilitator, en dat iedereen weet wat in de vergadering van hem/haar verwacht wordt. Dit klinkt logisch. En dan is het ook logisch dat tijd geïnvesteerd wordt om de voorbereidingen te doen. Iemand moet daarvoor de verantwoordelijkheid nemen. Een OR besloot het roer om te gooien omdat de vergaderingen maar duurden en duurden. Ze besloten om de Commissies te vragen hun onderwerpen voorafgaand aan de vergadering te bespreken en, samen met andere OR leden die er een belang of interesse in hadden, een besluit voor te bereiden. Dit gaf A) betere discussies in kleiner comité en B) kortere OR vergaderingen omdat de besluiten al op een goede manier ‘voorgekookt’ waren.

Van frictie naar flow

In ruzie hebben we allemaal helemaal geen zin. Toch kan een flinke woordenwisseling goed zijn. Mits het over de inhoud gaat, en mits allen in essentie op zoek zijn naar een positief resultaat. Het feit is dat als er spanning is dan is er energie. Het is de kunst om die energie om te draaien naar iets positiefs. In die spanning zit een reden. Die reden kan belangrijk zijn in het nemen van de volgende stap in het proces. Als die reden niet naar boven komt, kan het proces stokken. Ik heb teams gezien die lange tijd ‘de roze olifant in de kamer’ niet wilden zien. Spanning/onenigheid kan heel goed leiden tot een positieve flow. Misschien mag je er zelfs blij van worden als iets van ‘frictie’ in de discussie ontstaat, want dan weet je dat er iets gaat gebeuren. Is het team in staat om de frictie vast te pakken en er iets mee te doen, dan komt de weg naar flow vrij te liggen. Een professionele facilitator kan daarbij helpen.

Beweeg!

Stilzitten is dodelijk. Richt uw vergadering/bijeenkomst zo in, dat de deelnemers regelmatig moeten bewegen. Kies een ruimte die groot genoeg is om even ergens anders te gaan zitten, te gaan staan, te bewegen. Elk agendapunt zou eigenlijk moeten leiden tot beweging; vraag deelnemers na elk agendapunt 1 stoel op te schuiven. Laat deelnemers eerst samen staand discussiëren voordat men plenair gaat. Hang flipovers op de muur om meningen of ideeën op te laten schrijven. Het bloed moet stromen! Elke beweging helpt daarbij. Voor meer tips zie: 8 tips to get people move in meetings.

Taakverdeling

Deze tip is zo oud als de weg naar Rome, maar ik daag u uit het werkelijk toe te gaan passen. Kies een Voorzitter, een Time-keeper en een Notulist. De taak van een Voorzitter is de discussie begeleiden en toewerken naar een conclusie. De taak van een Time-keeper is ervoor te zorgen dat de tijd per agendapunt niet overschreden wordt. De Notulist maakt aantekeningen en/of een actielijst. Als iedereen er aan meewerkt om het deze 3 mensen zo gemakkelijk mogelijk te maken, dan is elke vergadering een genot.

Mostert Consultancy voor Creativiteit en Innovatie Management

nelmostertMet MCCIM faciliteert Nel Mostert organisatie in creatieve processen en het uitvoeren van innovaties. Ze reikt handvatten en methoden aan, die leiden tot een effectief en constructief proces waarmee uw team tot een gedragen resultaat van uw workshop kan komen. Door het faciliteren van bijeenkomsten zoals: brainstormsessies, project kick-off workshops en/of teambuilding sessies, helpt Nel het team om hun doel van die bijeenkomst op de meest effectieve en efficiënte manier te bereiken.


 

Facilitator Henri Haarmans, van Facilitation Academy, bijt het spits af.

Zorg dat alle deelnemers aan het begin van bijeenkomst zich even laten horen.

Dat kan centraal, maar mag ook in kleinere groepjes gebeuren. Wanneer iemand iets gezegd heeft, letterlijk van zich heeft laten horen, is het makkelijker om later in de bijeenkomst weer iets te zeggen. Ruim daarom aan het begin van de bijeenkomst wat tijd in om even met elkaar in gesprek te gaan, bijvoorbeeld in de vorm van een korte kennismaking. Er zijn op internet veel kennismakings-werkvormen te vinden. Door de werkvorm speels te laten aansluiten bij het thema van de bijeenkomst treedt een versterkend effect op.

Ook voor groepen waar de deelnemers elkaar al kennen is het belangrijk dat iedereen zich even heeft laten horen. Juist in dit soort groepen ontstaat vaak een ‘natuurlijke’ traditie van zij die praten en zij die luisteren. Kennismaken in bestaande groepen kan door het beantwoorden van vragen op verrassende thema’s als hobby’s, favoriete muziek of inspirerende reizen.

De inrichting en sfeer van de workshop-ruimte zijn bepalend voor de vorm van de interactie tijdens een bijeenkomst.

Een zaal met stoelen in theateropstelling nodigt de deelnemers uit tot luisteren en achteroverleunen. De interactie bestaat meestal uit het beantwoorden van vragen en korte één op één gesprekken. Ook nodigt deze opstelling uit tot onderonsjes die verstorend kunnen zijn voor spreker en het overige publiek.

Een grote vaste tafel in het midden zet deelnemers letterlijk vast in de vergaderstand. Een zaal waar de tafels in cabaret-opstelling zijn neergezet of de stoelen in een cirkel staan nodigt over het algemeen tot een meer vrije interactie tussen de deelnemers en werkt over het algemeen creativiteit bevorderend. Ook belichting en verdere inrichting kunnen je helpen om de interactie zo te beïnvloeden dat je bijeenkomst makkelijker haar doel bereikt. Door de juiste inrichting van de ruimte te kiezen, werkt deze mee aan het behalen van het resultaat van je bijeenkomst.

Heb je op wat voor manier belang bij de uitkomst van de bijeenkomst, begeleid deze dan liever niet zelf.

De kans is groot dat je je gedurende de bijeenkomst in een spagaat terecht komt wat betreft je eigen standpunt verdedigen en tegelijkertijd het proces bewaken. Teams zijn hier gevoelig voor en zullen het ervaren als partijdig voorzitten. Vraag in zo’n geval één van de deelnemers die niet inhoudelijk betrokken is, om de bijeenkomst of een deel ervan te faciliteren. Spreek de bijeenkomst met deze ‘stand-in’ facilitator door en geef duidelijk aan wat je van deze facilitator verwacht. Heeft de hele groep belang bij de uitkomst van de bijeenkomst, vraag dan een (externe) onafhankelijke externe facilitator de bijeenkomst te begeleiden. Er zijn acht factoren die bepalen welke van deze drie opties (faciliteren zelf doen, een deelnemer vragen óf een externe facilitator inzetten) op jouw bijeenkomst van toepassing is. Door het beantwoorden van deze online vragenlijst krijg je in een handomdraai inzicht in de complexiteit van je bijeenkomst en hoe je haar het best kunt (laten) begeleiden.

Facilitation Academy

Henri Haarmans (3)De Facilitation Academy leidt mensen op om groepen te begeleiden tijdens brainstorms, workshops, vergaderingen, conferenties etc. Hierdoor worden deze bijeenkomsten interactiever, resultaatgerichter, inspirerender en ontstaat er een meer gedragen resultaat. Degene die verantwoordelijk is voor het proces noemen we de facilitator. De facilitator ontwerpt de bijeenkomst en begeleidt de groep tijdens de bijeenkomst zelf. Hoewel een facilitator de groep actief helpt bij het behalen van een resultaat, heeft hij of zij een neutrale houding ten aanzien van de inhoud en de uitkomst van de bijeenkomst. Rechts: Henri Haarmans.

Stage: Commercieel medewerker / Junior Accountmanager

Ben jij de meedenkende stagiair(e) met een creatieve geest en goede ideeën? Dan hebben wij voor jou een stageplek!

Zin om stage te lopen bij een bedrijf waar je bij kunt dragen aan groei? Kun jij niet wachten om in samenwerking met de professionals van Spilter fantastische commerciële acties op te zetten? Lees dan snel verder!

Aangenaam kennis te maken, wij zijn Spilter. Spilter werkt vanuit Almere samen met diverse opdrachtgevers bij het ondersteunen en begeleiden van (online) sessies en bijeenkomsten.

Wij doen dit met ons zelf ontwikkelde software en onze eigen professionele en ervaren consultants.

Als meewerk stagiair werk je voornamelijk samen met de Marketing medewerker en de Managing Partner, tevens Accountmanager, van Spilter om mooie resultaten te behalen. Daarnaast is het van belang dat je open staat om alle klussen aan te pakken die op ons af komen.

Waar zijn we precies naar op zoek? Een zelfstandige en commercieel denkende stagiair.

Wat ga je doen?

Je krijgt bij ons de unieke mogelijkheid om de gehele sales funnel mee te maken. Van het onderzoeken van de potentiële doelgroep tot mee gaan op de afspraken en van offerte tot uiteindelijke verkoop. Verder ondersteun je ons bij marketingacties en onderhoud van de website. Ook staan we zeer open voor nieuwe ideeën en inzichten, die je met ons deelt en verder uitwerkt. Daarnaast pak je flexibel bijkomende opdrachten op, waar je collega's heel blij van worden als die door jou worden uitgevoerd.

Waar voldoe jij aan?

  • Je volgt momenteel een passende opleiding voor deze stage
  • Affiniteit met software, je leert een nieuw programma snel aan en vindt dat ook leuk
  • Ervaring met verkoop of op andere manier met commercie
  • Initiatief nemen vind jij vanzelfsprekend
  • Flexibiliteit en een gezond werkmoraal vinden wij niet meer dan normaal!
  • In het bezit van rijbewijs B is een pré

Wat krijg je daar voor terug?

  • Een leerzame en verantwoordelijke stage
  • Begeleiding van ervaren commerciële professionals
  • Je wordt onderdeel van een groeiend bedrijf met een klein, enthousiast en informeel team
  • Passende stagevergoeding
  • Gevulde snoeppot op kantoor

Nieuwsgierig? Neem contact op met Allard Dericks op +31 36 750 82 75 of a.dericks@spilter.nl

Solliciteren? Stuur je sollicitatie op een, bij de functie, passende wijze naar a.dericks@spilter.nl

Op de hoogte blijven? 
Meld u aan en ontvang ieder kwartaal onze nieuwsbrief met o.a. tips voor faciliteren, software-ontwikkeling en inspirerende cases.


Invalid email
Dit veld is verplicht
Gelukt! U bent aangemeld voor de nieuwsbrief.