Vier tips voor een mooie dag in september

De zomer is voorbij en het sessieseizoen is weer begonnen. Ik merkte het bij het reserveren van ruimte voor een strategische bijeenkomst met een 10-koppig managementteam. De aangenaamste locaties met lichte zaaltjes, hoge plafonds, goede catering en klantgericht personeel zijn al bezet. Bovendien wil ik snel internet en voldoende stopcontacten. Ik wil de buitenwereld multimediaal binnen kunnen halen en voor het deel waar de externe experts aansluiten wil ik GDS gebruiken.

Tip 1: kies zeer bewust je locatie.

Het najaar is nog steeds het seizoen van de strategische en operationele plannen. Er is echter ook wat veranderd de laatste jaren: er is minder tijd, meer operationele afleiding en van de leider/ster wordt niet zelden directe besluitvorming verwacht. Als facilitator van strategische bijeenkomsten moet ik daar op anticiperen. Ik moet frequenter van tempo wisselen en in de aanloop hebben de deelnemers meer comfort nodig aangaande mijn rol, mijn integriteit en ook mijn inhoudelijke kennis. De bijeenkomsten zijn -terecht- nog wel ‘elders’, maar er worden aanzienlijk minder meters op de hei gewandeld.

Tip 2: leef je in en plan interactie en interventies nauwkeurig.

een-paarse-heide

In het geval van het 10-koppig managementteam is het niet anders. Ik ben daarom in co-creatie met de nieuwe directeur uitgekomen op een programma van 1,5 dag. Die 1,5 dag is het maximum wat de managers en de buitenlandse verkoopdirecteur gelijktijdig vrij kunnen/willen maken. We zullen regelmatig moeten versnellen en vertragen om binnen de tijd zowel concreet te worden als ruimte te maken voor dialoog en reflectie. Om het comfort aan de deelnemers te bieden en om van mijn kant gevoel te krijgen wat onder het oppervlak leeft, heb ik elk van de deelnemers al kort gesproken. Daarnaast krijgen de deelnemers een briefing document, zodat ze allemaal op één lijn zitten qua informatie en alvast gericht wat hebben nagedacht over de belangrijkste issues.

Tip 3: beschouw de sessie als onderdeel van een proces dat ruim voor de sessie begint en ruim na de sessie eindigt.

In de sessie zelf praten de heren en dames niet alleen met elkaar, maar komen in dagdeel 2 ook vijf experts die hun opinie geven over de externe haalbaarheid van verschillende strategische opties. Omdat we daar snel willen schakelen, parallel willen werken en opinies gedetailleerd willen vasthouden en vergelijken zetten we dan een group decision support systeem in. Ik vermoed dat het team vervolgens in het laatste dagdeel ook met het systeem zal willen werken, maar dat is iets wat ik uit ervaring weet en zij nog niet. Als het loopt zoals ik denk ontstaat een mooie mix van diepe interactie en een met feiten onderbouwde uitdagende en haalbare strategie waar ieder MT lid zijn handtekening onder zet.

Tip 4: gebruik ondersteunende systemen vooral als de groep groter dan 8 is en behoefte is aan versnelling, inhoudelijke verdieping en verbreding.

Ik denk dat het een mooie dag gaat worden.

Radboud

 

 

 

 

 

Radboud de Groot, partner bij FacilitationProfs

Related Blogs

Posted by admin | 27/03/2019
Van idee naar impact – succesvol brainstormen met 500+ deelnemers
Van idee naar impact – succesvol brainstormen met 500+ deelnemers Gebaseerd op onze ervaringen met brainstormsessies met een groot aantal deelnemers hebben we enkele belangrijke stappen vastgesteld. Want gezamenlijk met...
Posted by admin | 27/03/2019
Spilter 5 – meer waarde voor ieder gebruik
Spilter 5 is een logisch vervolg op Spilter 4. De belangrijkste vernieuwing binnen Spilter 5 is het Dashboard waarbij u data uit sessies kunt vergelijken en visualiseren met widgets. Hierdoor...
Posted by admin | 27/03/2019
Risicoanalyse: brede of smalle inventarisatie
Risicoanalyse: brede of smalle inventarisatie Ik ben Lex van der Loo en heb tot eind 2018 gewerkt bij I-Interim Rijk (IIR). De IIR is een pool van programma- en interimmanagers...